Hinweis: Im Moment werden noch keine einseitigen Buchhaltungsprogramme für Deutschland angeboten. Hier finden Sie eine Übersicht aller mit Teamleader kompatiblen Buchhaltungsprogramme.


Dieser Artikel ist nicht interessant für Nutzer von Exact Online oder Twinfield, da diese Synchronisierungen beidseitig sind.


Für andere offline Buchhaltungsprogramme ist die Synchronisierung einseitig, was bedeutet, dass Teamleader keine Informationen von Ihrem Buchhaltungsprogramm erhält, sondern Dateien generiert, die Sie auf Ihren Computer herunterladen und dann in Ihr Buchhaltungsprogramm einlesen können.


Notwendige Voreinstellungen für den Export

Sie müssen zunächst jede einzelne Position auf Ihren Rechnungen in Teamleader einem Konto zuweisen. Dafür müssen Sie erst Ihre Sachkonten in Teamleader unter Einstellungen > Rechnungen > Hauptkonten anlegen. Wenn Sie mit kommerziellen Rabatten arbeiten, dann müssen Sie auch dafür ein Konto anlegen.


Nachdem Sie diese Konten angelegt haben, besteht die Option, dass Ihnen Konten bei bestimmten MwSt-Tarifen automatisch vorgeschlagen werden: “Auto-Suggest-Konten zu bestimmten MwSt Tarifen”. Wie Sie im Folgenden sehen, können Sie hierbei auch die Konten auf Basis der MwSt-Tarife Ihrer bereits in Teamleader erstellten Rechnungen festlegen sodass Sie nicht jede Rechnung einzeln anpassen müssen.



Export

Dazu navigieren Sie zum Modul “Rechnungen” und klicken auf den Knopf “Export”.



Im folgenden Fenster bieten sich Ihnen verschiedene Möglichkeiten. In diesem Fall entscheiden Sie sich am Besten für “Ins Buchhaltungsprogramm exportieren”.

Anschließend können Sie spezifizieren von welchem Zeitraum Sie Ihre Rechnungen exportieren möchten. Sie können außerdem Ihr eigenes Buchhaltungsprogramm auswählen. Ob Ihr Buchhaltungsprogramm von Teamleader unterstützt wird, können Sie hier herausfinden.


Bevor Sie fortfahren können Sie die IDs Ihrer Kunden verwalten. Weiter unten im Artikel finden Sie weitere Informationen darüber.


Im nächsten Schritt werden die Kosten kalkuliert. Da dies Buchhaltungsprogramme ohne beidseitige Integration sind, berechnen wir 0,10 € pro Rechnung. Dieser Betrag wird mit Ihrem Teamleaderkredit verrechnet. Dieser Betrag wird pro Rechnung nur einmal berechnet, was bedeutet, dass Sie, falls etwas mit dem Export schief läuft, für den folgenden Export dieser Rechnung nichts bezahlen müssen.


Wenn Sie dann mit dem Import fortfahren, dann gelangen Sie zu einem Fenster, wo Sie noch weitere Parameter ausfüllen müssen. Diese variieren von Programm zu Programm, die folgenden sind jedoch fast immer auszufüllen:


  • MwSt: auf Gesamtpreis/auf Positionen: Teamleader berechnet die MwSt auf Positionenebene, daher sollten Sie sich hier für die MwSt auf Positionen entscheiden.
  • Kunden: Geben Sie an, dass die Kunden auch exportiert werden sollen.
  • Rechnungsjournal: Dies ist die Nummer des Journals, in welches die Rechnungen hochgeladen werden.
  • Gutschriftenjournal: Dies ist die Nummer des Journals, in welches die Gutschriften hochgeladen werden. Dies kann in manchen Fällen mit dem Rechnungsjournal übereinstimmen.

Die anderen Parameter hängen von dem von Ihnen genutzten Buchhaltungsprogramm ab. Falls Sie nicht wissen, was Sie in bestimmte Felder eintragen müssen, dann kontaktieren Sie unseren Support unter support@teamleader.de.


Wenn Sie dann die richtigen Parameter ausgefüllt haben, sehen Sie ein Fenster mit Ihren Kunden und Rechnungen. Keine Fehler gefunden? Dann klicken Sie auf “Weiter” und die Datei wird heruntergeladen, die Sie dann an Ihren Buchhalter zum Importieren schicken können.


Verwalten von Kunden IDs

Vom Moment an, wann Sie beginnen mit Teamleader zu Arbeiten ist die Idee, dass Sie Ihre Kunden von nun an in unserem Programm verwalten und diese dann an Ihr Buchhaltungsprogramm weiterleiten. Da Teamleader keine Informationen von Ihrem Buchhaltungsprogramm erhält, sollten Sie dort keine neuen Kunden anlegen. Teamleader weiss nicht, welche Kunden dort bereits angelegt sind und es kann daher vorkommen, dass Duplikate entstehen, wenn Teamleader einen Kunden importiert, der bereits bekannt ist. Viele Buchhalter stört dies nicht, wenn beispielsweise wenige Kunden mehr als eine Rechnungen erhalten. Wir empfehlen Ihnen jedoch, dass Sie Ihre Kundendaten von Ihrem Buchhaltungsprogramm exportieren und in Teamleader importieren.


Wenn Sie “Kunden IDs bearbeiten” im Exportfenster anklicken, dann geben Sie an, dass Sie die Kundennummen selbst anpassen möchten.


Wenn Sie noch keine Kunden in Ihrem Buchhaltungsprogramm angelegt haben, dann entscheiden Sie sich am Besten dafür die Nummern automatisch generieren zu lassen.

Wenn die Zahl der Kunden, die in Ihrem Buchhaltungsprogramm stehen und in Teamleader eingegeben werden müssen, relativ klein ist (< 30), dann können Sie diese einfach durchgehen und die ID des Buchhaltungsprogramms eintragen.


Wenn die Zahl aber größer ist, dann arbeiten Sie am Besten mit einem CSV Import. Die meisten Buchhaltungsprogramme bieten die Möglichkeit eines Exports im CSV oder Excel Format an, welches leicht in Teamleader zu importieren ist. Die Kundennummer Ihres Buchhaltungsprogramms kann in das Feld als “ID Buchhaltungsprogramm” importiert werden. Es kann natürlich sein, dass Sie diese Firmen bereits importiert haben und sich nun Duplikate in Ihrem CRM befinden, da beispielsweise die Firmennamen nicht exakt übereinstimmen. Wenn Sie diesen CSV Import ungeschehen machen, dann werden diese Duplikate gelöscht (nur die neuen Firmen werden gelöscht; die Firmen, für die durch den Import eine Buchhaltungsprogramm ID eingetragen wurde, werden nicht gelöscht). Anschließend können Sie die restlichen Kunden manuell kontrollieren und die Kunden ID eintragen.


Um zu sehen bei welchen Kunden diese Nummer bereits eingetragen ist, klicken Sie am Besten auf den Schraubenschlüssen bei der Übersicht von Firmen oder Kontakten und wählen die Buchhaltungsprogramm ID als Kolonne in Ihrer Ansicht aus oder Sie erstellen ein Segment mit der Regel “Buchhaltungsprogramm ID” ist nicht ausgefüllt. Dann müssen Sie nur noch kontrollieren, ob diese Kunden bereits in Ihrem Buchhaltungsprogramm angelegt sind und dann gegebenenfalls die ID einpflegen.

Sobald dann alle Kunden IDs in Teamleader eingetragen sind können Sie angeben, dass die IDs von neuen Kunden automatisch beim Export angelegt werden. Von diesem Zeitpunkt an erstellt Teamleader die Nummern in automatischer Nummerierung beginnend von einem von Ihnen festgelegten Wert. Dieser ist aus Sicherheitsgründen standardmäßig auf 100 000 gesetzt, wir raten Ihnen daher an sich erst mit Ihrem Buchhalter zu besprechen bevor Sie diesen Wert ändern, damit auch sicher keine bereits bestehenden Kunden in Ihrem Buchhaltungsprogramm überschrieben werden.

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