Indien je een online boekhoudpakket gebruikt waarmee Teamleader kan koppelen (Octopus, Exact Online, Yuki of Twinfield), is dit artikel niet van toepassing.

Voor andere (offline) boekhoudpakketten is de synchronisatie one-way, wat wil zeggen dat Teamleader geen informatie krijgt van jouw boekhoudpakket. Teamleader genereert een aantal bestanden die je downloadt naar je computer en vervolgens vanop je computer in je boekhoudprogramma inlaadt. De manier van inladen verschilt van boekhoudpakket tot boekhoudpakket.

Voorwaarden om export te kunnen doen

Het is verplicht al je facturatielijnen te koppelen aan een boekhoudrekening in Teamleader. Hiervoor moet je eerst je boekhoudrekeningen ingeven in Teamleader. Dit doe je via Instellingen > Facturen > Grootboekrekeningen. Indien je gebruik maakt van commerciële kortingen moet je daar ook een rekening aanduiden voor kortingen.

Na het aanmaken van je rekeningen kun je kiezen voor "Rekeningen voorstellen bij gebruik van btw-tarieven". Hier kun je instellen dat bij het kiezen voor een btw-tarief je facturatielijn automatisch een bepaalde rekening wordt geselecteerd. Hier kun je ook snel voor al je bestaande facturen in Teamleader de rekeningen instellen op basis van de btw-tarieven, zodat je deze niet manueel moet overlopen.

Parameters voor de export

Je begint met het maken van een export door op deze knop te klikken in Teamleader:


Eerst wordt er gevraagd wat het doel is van de export. In ons geval kiezen we voor 'Exporteren naar boekhoudprogramma'.

Het volgende scherm laat je toe om een specifieke periode voor de export van je facturen te selecteren. Je kiest er ook naar welk boekhoudpakket je wilt exporteren. Wil je weten of we jouw boekhoudpakket ondersteunen, raadpleeg dan eerst deze lijst.

Vooraleer je verdergaat, kun je nog kiezen om eerst je klantennummers te beheren. Meer info hierover lees je verder in dit artikel.

Daarna wordt de kostberekening gedaan. Omdat dit boekhoudpakketten zonder een tweerichtingssynchronisatie betreft, rekenen wij € 0.10 aan per factuur. Dit bedrag wordt via je Teamleader portefeuille geïnd. Er kan nooit meer dan 1 keer betaald worden voor eenzelfde factuur, dus als er iets misloopt bij de export zal je de volgende keer dezelfde facturen gratis kunnen exporteren.

Als je verder gaat met de import kom je terecht op een scherm waar er nog een aantal parameters moeten ingegeven worden. Veel van deze parameters verschillen van pakket tot pakket, maar volgende zijn (bijna) altijd aanwezig:

  • VAT: On total/ On lines. Teamleader berekent de btw per lijn, dus hier kies je steeds voor "On Lines"
  • Customers: Export customers too aanvinken, hierdoor worden de klanten mee geëxporteerd
  • Invoice journal: dit is de code van het dagboek waarin je facturen worden ingeboekt
  • Credit note journal: het dagboek waar creditnota's in worden geboekt. Kan hetzelfde zijn als het dagboek van de facturen

Andere parameters hangen af van het boekhoudpakket. Als er parameters zijn die je niet begrijpt kun je contact opnemen met onze support.

Eens je de juiste parameters hebt ingegeven kom je op een scherm waar je je klanten en facturen ziet. Als er geen fouten (errors) zijn, kun je terug op "Next" klikken en wordt het bestand gedownload. Dit bestand kun je doorsturen naar je boekhouder om te importeren.

Beheer van klantennummers

Vanaf wanneer je met Teamleader van start gaat is het de bedoeling dat je klanten vanuit Teamleader worden beheerd en naar je boekhoudpakket worden doorgestuurd. Er moeten dus geen nieuwe klanten meer aangemaakt worden in je boekhoudpakket. Teamleader krijgt geen informatie van je boekhoudpakket, en weet dus niet of er al klanten in zitten. Hierdoor is het mogelijk dat Teamleader een klant aanmaakt die al in uw boekhoudpakket aanwezig is, en die klant er dus dubbel in komt te zitten.

Sommige boekhouders vinden dit niet erg, bijvoorbeeld omdat bijna geen enkele klant meerdere facturen heeft, en er dus amper dubbels worden aangemaakt. Meestal is het echter aangeraden om je klantenbestand te exporteren uit je boekhoudprogramma en te importeren in Teamleader. Als je in het export-scherm klikt op "klantennummers beheren" kun je aanduiden dat je zelf de klantennummers wilt kunnen aanpassen.

Heb je nog geen klanten in je boekhoudpakket, dan kies je voor de optie "Automatisch genereren"

Heb je slechts een klein aantal klanten( < 30) in uw boekhoudpakket die in Teamleader moeten komen, dan kun je gewoon de betreffende klanten overlopen en bewerken, en het veld "Klantennummer Boekhoudpakket" invullen.

Heb je een groter aantal klanten, dan werk je best via onze CSV-import: de meeste boekhoudpakketten voorzien een CSV of Excel-export van de klanten die gemakkelijk ingeladen kan worden in Teamleader. het klantennummer importeer je als het veld "Klantennummer Boekhoudpakket".

Wellicht had je al uw bedrijven geïmporteerd en zitten er nu dubbels in je database (omdat de bedrijfsnamen niet helemaal dezelfde zijn). Je kunt de dubbels er terug uithalen door de CSV-import ongedaan te maken (enkel de nieuwe bedrijven worden verwijderd, de bedrijven waarbij het klantennummer is ingegeven blijven dit behouden). Daarna kun je manueel de overige bedrijven overlopen en het klantennummer invullen.

Je kunt bij facturen dan de kolom "Klantennummer boekhoudpakket" aanzetten zodat je snel kunt zien welke klanten al een klantennummer hebben. Als dit bedrijven/contacten zijn die al aanwezig zijn in het boekhoudpakket moet je manueel het klantennummer ingeven per klant door het klantennummer op te zoeken in het bestand van je boekhouder.

Eens alle klantennummers uit je boekhoudpakket geïmporteerd zijn, geef je aan bij de export dat de nieuwe klantennummers automatisch gegenereerd mogen worden. Vanaf nu zal Teamleader de klantennummers oplopend aanmaken, beginnend van een startwaarde die je meegeeft. Standaard is deze waarde 100000 om veiligheidsredenen. Overleg eerst met je boekhouder voor je deze waarde verlaagt, anders loop je het risico dat bestaande klanten uit je boekhoudpakket overschreven zullen worden! De boekhoudkundige klantnummers voor nieuwe klanten worden pas toegewezen wanneer je een export start, niet op het moment dat een factuur gemaakt wordt.

Dit artikel is nuttig voor 17 personen. Is dit artikel nuttig voor u?