Laattijdig betaalde facturen wensen we niemand toe. Maar het komt (soms al te vaak) voor dat je verzonden factuur maar niet geïnd geraakt. Zelfs na één of twee herinneringen blijft de betaling uit. In dat geval kun je stappen ondernemen en een laattijdigheidsintrest of rappelkosten aanrekenen.

Intrest- en rappelkosten instellen

Je kunt een standaard percentage instellen voor intrest- en rappelkosten, net als een minimumrappelkost. Om dit te doen navigeer je naar Instellingen en kies je voor ‘Bedrijfsinfo’. Klik op het potloodje om je gewenste departement te bewerken. In de volgende pop-up kies je de eerste optie ‘Vul de gegevens van uw bedrijf aan’.


Onderaan de bedrijfsinformatie (waarvan we graag aanraden dat je ze zo volledig mogelijk aanvult), kun je bij ‘Bankinformatie’ klikken op ‘Geavanceerde opties’. Je krijgt drie extra velden voor je intrest, rappelkost en minimumrappelkost in te stellen.


Op basis van deze waarden zullen later de kosten verrekend worden. Hoe je dit doet, lees je in de volgende stap.

Intrest- en rappelkosten aanrekenen

Om deze kosten aan te rekenen, dien je te vertrekken van een factuur die te laat betaald werd. Dit hangt uiteraard af van de betalingstermijn die je zelf instelde bij het opmaken van de factuur.

In ons voorbeeld is dit zeker het geval: factuur 2015/32 is ondertussen al 243 dagen te laat. Ondanks drie herinneringen blijft het verschuldigde bedrag onvoldaan. Het wordt tijd om over te gaan naar intrest- en rappelkosten.



Daarvoor klik je op de knop ‘Incasso’, die overigens pas aanklikbaar wordt als de betaaltermijn van de factuur overschreden is. We krijgen een pop-up waarin we de nalatigheidsintresten kunnen verrekenen op de factuur.

Onze rappelkosten zijn ondertussen al ingevuld. Als de procentuele berekening hiervoor lager is dan de minimumkost die je hebt ingesteld, zal het minimumbedrag standaard worden aangerekend. Overtreft de rappelkost de minimale kost, dan wordt dit berekend aan het percentage dat je in de vorige stap hebt ingesteld. Je kunt dit uiteraard nog handmatig aanpassen.


Kiezen we om ook nalatigheidsintresten te verrekenen, dan wordt er nog een extra bedrag berekend op het percentage dat je ook eerder instelde. Het percentage wordt berekend op jaarbasis: hoe langer je factuur onbetaald blijft, hoe hoger de kost.

Klik je op ‘Opslaan’, dan zul je zien dat de intrest- en rappelkosten toegevoegd worden aan de factuur. Stuur je nu opnieuw een herinnering, dan krijgt de klant deze kosten aangerekend.

Automatische herinneringen

Als je gebruik maakt van automatische herinneringen bij het versturen van facturen, dan kun je ook automatisch de intrest- en rappelkosten toevoegen aan de factuur. Daarvoor ga je naar Instellingen > tabblad Facturen en kies je voor ‘Automatische herinneringen’.

Bij het bewerken van een bestaande of aanmaken van een nieuwe herinnering zie je dan ook de optie staan om deze kosten aan te rekenen. Kies nog na hoeveel dagen na verloop van de betalingstermijn deze herinnering uitgestuurd moet worden, plus een vooraf gemaakte template, en je hoeft je verder geen zorgen meer te maken.


Intrest- en rappelkosten verwijderen

Wil je achteraf toch nog deze kosten verwijderen van de factuur, dan kun je dit eenvoudig doen. Klik op de detailpagina van de factuur opnieuw op ‘Incasso’ en schakel de nalatigheidsintresten weer uit. Verwijder eventueel de rappelkosten ook en klik op ‘Opslaan’. Je ziet dat de twee kosten nu verdwijnen van de factuur.

Invloed op boekhouding

Als we realistisch zijn, worden intrest- en rappelkosten in werkelijkheid weinig ook effectief betaald. Ze dienen vaak meer als een extra overtuiging om de originele waarde van de factuur toch geïnd te krijgen. Daarom worden deze kosten vanuit Teamleader niet mee geëxporteerd naar de boekhouding. Anders bestaat de mogelijkheid dat er een groter bedrag in de boekhouding komt te staan dan je werkelijk hebt ontvangen. Indien je klant ze toch betaalt, dien je de kosten manueel toe te voegen in je boekhouding.

Dit artikel is nuttig voor 5 personen. Is dit artikel nuttig voor u?