Iedereen heeft wel eens nood aan een dagje of weekje weg. Weg van alle stress die werken soms met zich mee kan brengen, om daarna weer met een goed humeur en een volle batterij te kunnen starten! Droom je ook al van godverlaten stranden of toeristische trekpleisters?

Dan is het misschien tijd om eens wat vakantie aan te vragen via je Teamleader account. Maar hoe doe je dat nu weer? We zetten even de tips & tricks van vakantieplanning voor je op een rij. We leren je onder andere:

  1. Types vakantie definiëren
  2. Vakantie aanvragen
  3. Vakantie goedkeuren
  4. Algemene sluitingsdagen instellen
  5. Een HR-rapport trekken

1. Types vakantie definiëren

Algemeen

Vakantie kan meer omvatten dan enkel vakantie. Zo kan je ook onverwacht ziek vallen, of moet je naar een begrafenis van een familielid (al hopen we van niet!). Zoiets definiëren we dan als ‘klein verlet’. Je doet er dus goed aan om op voorhand je verschillende types vakantie duidelijk in te geven in Teamleader.

Als administrator heb je in Teamleader de rechten om vakantietypes aan te maken. Dit kan je doen door te navigeren naar ‘Instellingen’, waar je kiest voor ‘Medewerkers’.




Vervolgens zie je het onderdeel 'Verloftypes'. Klik op het plusteken ernaast om nieuwe types toe te voegen of te bewerken. In de volgende pop-up kun je dan alle parameters van het vakantietype definiëren. Geef het type zo een naam, eventueel een makkelijk herkenbare kleur en stel de limieten in.



Ben je klaar? Klik dan op 'Opslaan' en herhaal deze stap voor alle types vakantie die je wilt toevoegen. Dit zijn dan de standaardinstellingen voor al je vakantiedagen. Nu kun je deze ook verder gaan bepalen op gebruikersniveau.

Op gebruikersniveau

Nu je elk type vakantie dat je bedrijf aanbiedt, hebt aangemaakt, kun je ook op gebruikersniveau instellen op welke types vakantie iemand recht heeft. Niet iedereen heeft immers recht op ouderschapsvakantie, bijvoorbeeld.

Daarom kun je ook op gebruikersniveau aanpassingen maken. Klik op de naam van de medewerker die je wilt bewerken en je krijgt hetzelfde onderdeel 'Vakantietypes' te zien. Hier kun je de standaardinstellingen van een vakantietype 'overschrijven', enkel en alleen voor die specifieke gebruiker.



Onthoud wel: vanaf je de algemene vakantietypes opnieuw aanpast, krijg je de vraag of je deze aanpassing voor alle gebruikers wilt doorvoeren, inclusief die met gepersonaliseerde vakanties.


Voorbereiden voor een nieuw jaar


Als je aan het voorbereiden bent voor een nieuw jaar, dan wil je waarschijnlijk je medewerkers gelukkig maken met hun nieuwe vakantieregeling. Geen enkel probleem, maar zorg gewoon dat je niets aanpast in het vorige jaar, want anders zal alles van het afgelopen jaar verdwijnen.


2. Vakantie aanvragen

Als je HR-manager de vakantietypes heeft ingesteld, kan je als medewerker vakantie beginnen aanvragen. Dit kan je steeds doen via je persoonlijk menu: rechtsboven via je naam kies je voor ‘Mijn profiel’. Hier krijg je onderaan een jaarkalender te zien waar eventuele sluitingsdagen (zie puntje 4) al zichtbaar zijn.

Hoe vraag je nu juist je vakantie aan? Eenvoudig: klik op een dag of klik en sleep meerdere dagen waarop je vakantie wenst te nemen.

Aan de rechterkant krijg je dan een menu te zien waarbij je de details van je vakantie kan bepalen en het type vakantie kan selecteren. Als je 'Hele dag' uitschakelt, kun je ook bepaalde uren selecteren. Zo kun je bijvoorbeeld ook een halve dag vakantie aanvragen.



Klik op ‘Toevoegen’ en je aanvraag wordt verstuurd naar je teamleider voor goedkeuring. Je zal zien dat de gekozen dagen in een lichte kleur afhankelijk van het type op je kalender verschijnen. Van zodra je aanvraag is goedgekeurd, wordt dit kleur donker.

3. Vakantie goedkeuren

Zijn er medewerkers die vakantie hebben aangevraagd, dan zijn er twee mogelijke personen die dit kunnen goedkeuren. Administrators hebben altijd de mogelijkheid om vakantie toe te kennen. Daarnaast kan er binnen het bedrijf ook één verantwoordelijke worden aangesteld, maar enkel als dit is aangegeven bij de instellingen van het team.

Daarvoor ga je naar Instellingen > Medewerkers. Onder ‘Teams’ kan je bij ‘Acties’ de teams bewerken. Hier heb je een optie om één persoon binnen het bedrijf toegang te verlenen om vakantiedagen te beheren. Dit kan bijvoorbeeld een HR-officer of een administratief medewerker zijn, zoals je zelf kiest.




Heeft een werknemer effectief vakantie aangevraagd, dan krijg je als administrator of vakantieverantwoordelijke een melding en een e-mail waarbij je de aanvraag kan evalueren. Je krijgt in een nieuw venster de aangevraagde vakantiedagen te zien met het type en de duur. Hier kan je de aanvraag aanvaarden of eventueel weigeren.




Klik je op ‘Opslaan’, dan krijgt je medewerker onmiddellijk een e-mail dat zijn of haar vakantie al dan niet is goedgekeurd.


Let op: een administrator binnen Teamleader heeft geen goedkeuring voor vakantie nodig, ook al zit hij of zij in een team met een andere teamleider.

4. Algemene sluitingsdagen

Zoals eerder aangehaald in punt 2 kan je als bedrijf ook algemene sluitingsdagen instellen waarop het hele bedrijf vakantie heeft. Dit kan bijvoorbeeld voor een collectieve vakantie. Stel dit in via ‘Instellingen’ onder ‘Medewerkers’. Hier krijg je onderaan opnieuw de jaarkalender te zien. Klik je hier op een bepaalde dag, dan stel je deze dag in als algemene sluitingsdag voor het hele bedrijf. Deze dagen zullen ook in de persoonlijke kalender van je medewerkers als vrijaf worden weergegeven.

5. Een HR-rapport trekken

Voor bedrijfsleiders of human resource managers kan het wel eens handig zijn om een volledig overzicht te krijgen van al hun medewerkers en hun vakantiedagen. Dit kan je eenvoudig genereren door via Instellingen > Medewerkers onderaan naar je sluitingsdagen te gaan. Onder het pijltje kan je een Excel export uitvoeren waarbij je nog kan kiezen voor welke maand je de vakantiedagenvan alle medewerkers kan exporteren.



Dit artikel is nuttig voor 40 personen. Is dit artikel nuttig voor u?