Heel wat bedrijven factureren graag een voorschot voor uit te voeren werken aan hun klanten. Noem het een ‘fail safe’, je weet immers nooit met welke onvoorziene omstandigheden je achteraf te maken krijgt.


Teamleader maakt het je graag gemakkelijk. Op deze drie manieren maak je snel en slim voorschotfacturen:


Case: een klant koopt een product/dienst ter waarde van 10.000 EUR excl. btw en er wordt overeengekomen om 50% te factureren bij ondertekening van de offerte.


Mogelijkheid 1 - manueel

We maken manueel een voorschotfactuur van 5.000 EUR exclusief btw en sturen die alvast naar onze klant.

Voor de slotfactuur zijn er dan twee keuzes:


1. We maken een factuur van € 5.000 exclusief btw zonder vermelding van de voorschotfactuur in de details. Je bent niet verplicht om de voornoemde factuur van € 5.000 te vermelden op de slotfactuur.


Download hier het voorbeeld


2. We factureren het totale bedrag van de werken en voegen een negatieve lijn toe met vermelding van de voorschotfactuur in de details. Als bedrag op de negatieve lijn voeren we dan - € 5.000 toe. Teamleader trekt dit bedrag automatisch af van het eindtotaal exclusief btw.


Download hier het voorbeeld


In totaal hebben we dus 10.000 EUR exclusief btw gefactureerd aan onze klant.


Mogelijkheid 2 - via Deals

Bij deze mogelijkheid vertrekken we vanuit de offerte: nadat een offerte werd goedgekeurd kiezen we bij acties voor "Factureren"


voorschot1


In het volgende scherm krijgen we de keuze om de deal volledig willen factureren of een voorschotfactuur willen maken. Bij keuze van het laatste kunnen we nog kiezen of we het voorschot op basis van een vast bedrag of percentage maken. We kiezen nu voor een vast bedrag van € 5.000. Klikken we op 'Opslaan', dan krijgen we de factuur en kunnen we ze onmiddellijk verzenden naar onze klant.



Na afloop van de werken keren we terug naar onze offerte en kiezen we bij acties opnieuw voor "Factureren". Teamleader laadt automatisch alle voorgaande items uit de offerte in én brengt automatisch de voorschotfactuur in rekening.


voorschot2


In totaal hebben we dus 10.000 EUR excl. btw gefactureerd aan de klant.


Mogelijkheid 3 - via de Projectmodule

Bij deze mogelijkheid vertrekken we vanuit een project: nadat een een project werd aangemaakt kiezen we voor "factureren". Bij het type kiezen we voor “zelf opstellen”.


voorschot3


In het scherm waar je de factuur kan opstellen, geef je vervolgens net als bij de andere opties een bedrag van € 5.000 in met de vermelding ‘Voorschot’.


Zo kan je verschillende tussentijdse facturen opstellen gedurende het hele project. Factureer je uiteindelijk het slotbedrag op basis van je milestones, dan kan je de facturen die je eerder maakte ook in rekening brengen.


Dit artikel is nuttig voor 21 personen. Is dit artikel nuttig voor u?