Unsere Verknüpfung mit Google Apps setzt sich aus verschiedenen Teilen zusammen, die auch unabhängig voneinander genutzt werden können:



  • Gmail (PlugIn)
  • Google Kalender
  • Google Kontakte
  • Google Drive

Gmail (PlugIn)

Die Verbindung mit Ihrem Gmail Konto ermöglicht es Ihnen, eingehende und ausgehende Emails direkt in Teamleader beim entsprechenden Kontakt oder der entsprechenden Firma zu speichern. Dazu müssen Sie lediglich ein kostenfreies PlugIn installieren, die Sie unter Marketplace > Google Apps finden können.


Wenn Sie die Verbindung zum ersten Mal legen, dann werden Sie nach den LogIn Daten Ihres Gmail Kontos gefragt, anschließend fragt Gmail, ob Sie Teamleader die nötigen Rechten geben möchten. Wenn Sie die Verbindung herstellen möchten, dann müssen Sie dem zustimmen.


Im folgenden Schritt kommen Sie zurück zur Teamleader-Website, wo Sie auch die Möglichkeit haben Ihren Google Kalender und/oder Ihre Google Kontakte zu synchronisieren. Um diese Teilbereiche zu verbinden, lesen Sie am Besten die folgenden Punkte im unteren Teil des Artikels.


Nun aber weiter im Text rund um die Verbindung mit Ihrem Gmail Account. Auf der rechten Seite sehen Sie den Satz: "Tipp: Installieren Sie Teamleader Integrations plugin". Dieser Link bringt Sie direkt zum Google Chrome Store, wo Sie ein PlugIn herunterladen können, das Ihnen das Speichern von Emails in Teamleader ermöglicht. Nachdem Sie das PlugIn installiert haben, erscheint unter jeder eingehenden Email ein Teamleader-Feld mit verschiedenen Optionen, wie "Aufgabe erstellen" oder "Email in Teamleader nachverfolgen". Falls der Kontakt noch nicht in Teamleader bekannt ist, haben Sie die Option, diesen Kontakt an Ihr CRM hinzuzufügen.


Neben den eingehenden Emails, können Sie auch ausgehende Emails direkt von Gmail in Teamleader speichern. Bei jeder ausgehenden Email haben Sie die Möglichkeit ein Häckchen bei "Send & Track" zu setzen, wodurch die Email in Teamleader gespeichert wird.


Hinweis: Dieses PlugIn funktioniert nur in Google Chrome.


Google Kalender


Diese Synchronisation läuft in zwei Richtungen: Wenn Sie die Verbindung mit dem Google Kalender legen, dann können SIe auswählen, von welchem Kalender Sie die Einträge zu Teamleader synchronisieren möchten und auch zu welchem Google Kalender Sie die Einträge von Teamleader pushen möchten. Einträge aus Ihrem Google Kalender erscheinen, um Ihre Privatssphäre zu schützen, automatisch als grauer Block. Sie können diese jedoch in eine Besprechung oder eine Aufgabe umwandeln.




Google Kontakte


Die Synchronisation der Google Kontakte ist beschränkt auf eine Richtung: von Teamleader zu Google. Wenn Sie unter Integrationen > Google Apps den Slider bei Google Kontakte auf "Ja" setzen, dann wird eine neue Gruppe "Teamleader" in Google erstellt und alle Ihre Kontakte (nicht Firmen) werden von Teamleader hin zu Google Kontakte exportiert. Sie haben auch die Möglichkeit nur bestimmte Segment mit Google zu synchronisieren. Dieses Segment wählen Sie bei Integrationen > Google Apps > Google Kontakte aus. Informationen wie beispielsweise die verbundene Firma erscheinen ebenfalls in Google, jedoch werden Änderungen an den Kontakten in Google nicht zu Teamleader synchronisiert. Daher sollten Sie Ihre Kontakte am Besten in Teamleader verwalten, die Synchronisierung zu den Kontakten in Google läuft dann stündlich, kann aber nicht manuell gestartet werden.




Um diese Verbindung nutzen zu können, muss für Ihren persönlichen Account unter Einstellungen > HR > Excel Export auf "Ja" stehen.


Google Drive


Eine Verbindung zwischen Teamleader und Google Drive ist für die Module Kontakte, Firmen, Projekte, Besprechungen sowie Produkte möglich. Jene funktioniert für alle Module auf dieselbe Art und Weise, wir werden sie hier am Beispiel der Firmen demonstrieren.


Sobald Sie die Verbindung mit Google Drive unter Integrationen > Google Apps aktiviert haben, wird ein Ordner namens "Teamleader" in Ihrem Google Drive erstellt, der den Link mit Teamleader darstellt. Alle anderen Ordner bleiben von der Verlinkung unberührt.


In unserem Beispiel wird nun für jede gesyncte Firma ein Unterordner erstellt. Wir raten meist an, Google Drive auf Nutzerebene zu verbinden. Wenn Ihre Kollegen auch Google Drive nutzen wollen, dann sollten sie Ihr eigenes Google Apps Konto synchronisieren.


Hinweis: Spezielle Dateiformat, wie etwa Google Docs oder Google Spreadsheets werden nicht automatisch zu Teamleader synchronisiert, da diese keine echten Dateien sind. Um diese dennoch in Teamleader zu speichern, können Sie sie beispielsweise in ein pdf. Format exportieren.


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Teamleader zu Google Drive

Wenn Sie in unserem Beispiel auf eine Firma klicken, dann sehen Sie an der unteren rechten Ecke einen Reiter namens "Dokumente". Dort wird jedes diese Firma betreffendes Dokument gespeichert. Es ist hier auch möglich, verschiedene Unterordner zu erstellen, um eine Übersicht zu bewahren.


Wenn Sie dann mit Google Drive synchronisieren, dann werden alle diese Dokumente zu Ihrem Google Drive Ordner hinzugefügt unter Teamleader > Firmen > Firmenname. Wenn Sie zu einem späteren Zeitpunkt weitere Dokumente an jene Firma hinzufügen, dann werden diese automatisch zum entsprechenden Ordner in Google Drive synchronisiert.


Wenn Sie eine Firma mit Drive linken, ohne dass bereits Dokumente in Teamleader gespeichert sind, dann wird ein leerer Ordner in Ihrem Drive unter dem Firmennamen erstellt.


Google Drive zu Teamleader

Die Verbindung mit Google Drive funktioniert auch in die andere Richtung. Wenn diese gelegt ist, dann können Sie Dokumente via Google Drive zu Teamleader hochladen. Alle 30 Minuten werden diese dann mit Teamleader synchronisiert. Dasselbe gilt auch für Unterordner: Wenn Sie einen Unterordner in Google Drive erstellen, dann erscheint dieser auch automatisch in Teamleader.

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