De koppeling met Google Apps bestaat uit verschillende aparte onderdelen die onafhankelijk van elkaar gebruikt kunnen worden:

google apps

  • Koppeling met Gmail (plugin)
  • Koppeling met Google Agenda
  • Koppeling met Google Contacts
  • Koppeling met Google Drive (Nieuw!)

Koppeling met Gmail (plugin)

De koppeling met uw Gmail-account zorgt ervoor dat uw inkomende en uitgaande e-mail rechtstreeks naar Teamleader kan getracked worden, automatisch bij de juiste contactpersoon. Teamleader maakt hiervoor gebruik van twee gratis plugins die terug te vinden zijn via de Marketplace onder Google Apps.

Koppelt u voor het eerst uw Gmail-account aan Teamleader, dan zal Teamleader u vragen om in te loggen met uw Gmail-gegevens. Nadat u succesvol bent ingelogd in uw Gmail-account, zal Gmail vragen om enkele toestemmingen te verlenen aan Teamleader. Dit dient u te accepteren als u wenst verder te gaan met het koppelen van uw account.

Nadat u dit heeft geaccepteerd, wordt u terug doorverwezen naar Teamleader. Hier kunt u onder andere kiezen om ook uw Google Agenda en/of Google Contacts te synchroniseren. Hieronder vindt u hier meer informatie over.

Rechts ziet u ook het zinnetje 'Tip: installeer de Teamleader integrations plugin' staan. Hiermee kunt u een gratis plugin downloaden waarmee u rechtstreeks vanuit uw mailbox e-mail kunt tracken naar Teamleader. Onderaan elke e-mail zal dan een balk verschijnen waarbij u de e-mail kan tracken of de e-mail omzetten naar een taak. Is de contactpersoon nog niet bekend in de CRM-database, dan kunt u de persoon eenvoudigweg toevoegen.


Naast inkomende e-mail kan u met deze plugin ook uw uitgaande e-mail rechtstreeks tracken vanuit uw Gmail-account. Stelt u een e-mail op, dan zal onderaan de optie staan om het bericht ook te tracken naar Teamleader, direct bij de desgewenste persoon, tenminste, als het e-mailadres bekend is. Is dit niet het geval, dan kunt u weer eenvoudigweg een contact toevoegen aan de CRM-database.

Koppeling met Google Agenda

De koppeling werkt in beide richtingen: wanneer u deze optie aanvinkt kunt u selecteren van welke agenda's u de items wilt binnenhalen, en naar welke agenda u de afspraken uit Teamleader wilt synchroniseren. De items die binnen gehaald worden uit uw Google Agenda verschijnen als grijze blokken in uw agenda. U kunt deze omzetten naar afspraken binnen Teamleader.

De synchronisatie werkt in beide richtingen: als u aanpassingen doet in Teamleader of in uw Google Agenda zullen deze aanpassingen gesynchroniseerd worden. De synchronisatie loopt elk half uur in de achtergrond, en u kunt deze manueel activeren door op de knop met de 2 pijtjes te klikken in uw planning.

Koppeling met Google Contacts

De koppeling met Google Contacts werkt slechts in 1 richting: vanuit Teamleader naar Google Contacts. Er wordt een nieuwe groep "Teamleader" aangemaakt in uw Google Contacts, en de contacten (niet de bedrijven) worden daarnaartoe geëxporteerd. Bij de contacten wordt wel zoveel mogelijk informatie meegegeven zoals bij welk bedrijf ze werken. Aanpassingen die u in uw Google Contacts maakt aan die contacten worden genegeerd. Het is dus de bedoeling uw contactpersonen volledig vanuit Teamleader te beheren. Deze synchronisatie loopt elk uur in de achtergrond en kan voorlopig niet manueel geactiveerd worden.

Koppeling met Google Drive (Nieuw!)

drive

De Teamleader-koppeling met Google Drive kan gebruikt worden voor de modules Contacten, Bedrijven, Projecten, Afspraken en Artikelen. De koppeling werkt voor elk van deze modules op dezelfde manier. Bij wijze van voorbeeld zullen we het hier enkel over bedrijven hebben.

Zodra u de koppeling met Google Drive geactiveerd heeft, zal er automatisch in uw Google Drive folder ‘Teamleader’ verschijnen. Dit is de map die gelinkt is met uw Teamleader account. De synchronisatie heeft geen invloed op andere mappen in uw Google Drive folder. Alle bedrijven die u synchroniseert met Google Drive zullen hierin onder een aparte folder verschijnen.

De Google Drive koppeling wordt best individueel gebruikt: als uw collega’s ook gebruik willen maken van de koppeling, doen ze dit door hun eigen Google Apps account te linken met Teamleader. Merk op dat de speciale bestanden van Google zoals Google Docs en Google spreadsheets niet gesynchroniseerd worden naar Teamleader, omdat deze bestanden eigenlijk geen "echte" bestanden zijn. Om deze toch in Teamleader beschikbaar te krijgen kunt u deze bijvoorbeeld exporteren als PDF.

Teamleader to Google Drive

Kiest u ervoor om te synchroniseren met Google Drive, dan komen de bestanden en submappen terecht in de Google Drive folder ‘Teamleader’ > ‘Companies’ > ‘Bedrijfsnaam’. Als u later nog bestanden uploadt in Teamleader, zullen deze automatisch verschijnen in de betreffende Google Drive folder van het bedrijf.


Zijn er nog geen documenten aan een bedrijf gekoppeld en synchroniseert u toch met Google Drive, dan zal er enkel een lege map worden aangemaakt met de bedrijfsnaam.
Google Drive to Teamleader

De koppeling werkt ook in de omgekeerde richting. Als u een bedrijf heeft gesynchroniseerd met Google Drive, kunt u via Google Drive in de bijhorende map ook bestanden uploaden. Deze documenten worden dan automatisch (elke 30 minuten) gesynchroniseerd naar Teamleader.

U kunt op deze manier ook mappen creëren in Teamleader. Maakt u een nieuwe map aan in een bedrijfsfolder in Google Drive, dan zal deze map ook aangemaakt worden in Teamleader.

Dit artikel is nuttig voor 14 personen. Is dit artikel nuttig voor u?