Elke standaard Teamleader account bevat toegang voor twee medewerkers en kan steeds uitgebreid worden naar meer. Zo kan je met je hele team samenwerken in één omgeving, op die manier blijft iedereen steeds op de hoogte van alle wijzigingen. Maar hoe voeg je nu zo’n medewerker toe?


Opgelet: dit artikel legt uit hoe je een nieuwe gebruiker kunt toevoegen. Indien je eerst extra gebruikers dient aan te kopen, lees je best eerst dit artikel. Om te weten te komen hoeveel gebruikerslicenties je nog hebt, kun je deze pagina in je Teamleader-account raadplegen.


Een medewerker aanmaken

Een eerste belangrijk punt: enkel administrators kunnen medewerkers creëren binnen Teamleader. Heb je dus bijvoorbeeld een HR-manager die je medewerkers beheert, dan zorg je best dat hij of zij ook administratorrechten krijgt. Hiervoor kan je steeds contact opnemen met onze support (support@teamleader.be/support@teamleader.nl).

Om een medewerker aan te maken in Teamleader, navigeer je naar Instellingen. In het submenu dat eronder verschijnt, kies je voor ‘medewerkers’. Klik je op het plussymbool, dan krijg je een nieuw venster te zien waar je alle gegevens van je nieuwe collega kan instellen. Dat scherm ziet er zo uit:



We overlopen even alle benodigde gegevens.

• Gebruikersnaam: de naam waarmee je medewerker zal inloggen. Zorg ervoor dat deze uniek is. Een combinatie van voornaam + familienaam zou zeker moeten volstaan.
• Echte naam: de volledige naam van je medewerker, voor- en familienaam, zodat je hem of haar kan terugvinden in de planning of om taken of calls toe te wijzen.
• E-mail: het e-mailadres waarop de medewerker zijn logingegevens en andere belangrijke e-mails zal ontvangen.

Onderaan de kolom vind je ook nog de optie om een wachtwoord in te stellen voor je nieuwe collega. Dit kan de persoon zelf uiteraard nog wijzigen van zodra hij de eerste keer is ingelogd in Teamleader.

Dit zijn de enige verplichte velden die nodig zijn om een account te creëren. Daarnaast kan je de gegevens nog verder aanvullen met een gsm-nummer, functie, taal en dergelijke. Wat misschien belangrijker is, zijn de modules waartoe je medewerker toegang krijgt. Deze kan je hier ook zelf instellen door de sliders aan te klikken. Er zijn drie specifieke opties die we graag even voor je belichten.

1. Beperkte CRM-toegang

Deze optie zorgt ervoor dat je nieuwe medewerker enkel toegang krijgt tot contactgegevens van bedrijven waarvan hij zelf accountmanager is en enkel contacten ziet die hij zelf heeft aangemaakt. Let er dus op dat je bij het aanmaken van een bedrijf de juiste accountmanager kiest. Je medewerker ziet dus geen losse contacten die hij niet zelf heeft aangemaakt, tenzij ze gelinkt zijn aan een bedrijf waarvoor hij verantwoordelijk is.

2. Beperkte toegang tot Deals

Gelijkaardig aan de beperkte CRM-toegang laat deze optie je medewerker enkel toe om deals te zien waarvoor hij zelf verantwoordelijk is. Andere deals zullen dus niet in zijn of haar overzicht terechtkomen. Deze optie kan niet ingeschakeld worden in combinatie met de beperkte CRM-toegang, omwille van de reden dat beperkte CRM-toegang sowieso beperkte dealtoegang impliceert: ziet je medewerker geen contact of bedrijf, dan ziet hij uiteraard ook geen gerelateerde deal.

3. Agendatoegang

Je kan ook de agendatoegang van je nieuwe medewerker gaan beheren. Zo kan je bepalen of hij enkel zijn eigen planning kan zien, enkel die van alle leden van het team waartoe hij behoort, of direct alle agenda’s van alle Teamleader gebruikers.

Ben je klaar met aanvullen van de gegevens en bepalen van de rechten van je nieuwe medewerker, klik dan op ‘Opslaan’ en je nieuwe collega is toegevoegd! Stelde je in dat je het wachtwoord verzendt via e-mail, dan ontvangt hij of zij onmiddellijk de logingegevens voor de account.

Teams maken

Als je onderneming groeit, is het logisch dat er ook nieuwe mensen zullen toegevoegd worden aan het bedrijf. Iedere persoon heeft vaak zijn eigen specialiteit binnen een organisatie, vandaar dat het handig kan zijn om teams aan te maken binnen Teamleader. Het helpt je om het overzicht te bewaren binnen de applicatie én je medewerkers kunnen efficiënter gaan samenwerken.

Een team aanmaken doe je ook via Instellingen onder ‘Medewerkers’. Via het kader ‘Teams’ maak je eenvoudig nieuwe teams aan. Dit kan bijvoorbeeld gaan om een team development, een salesteam of een team rond management. Elk team heeft ook een ‘leider’. Dit is de persoon die meldingen ontvangt en eventueel verlofdagen beheert.



Je hebt nog enkele instellingen, waaronder dus het beheer van verlofdagen. Voor een uitgebreide uitleg hieromtrent verwijzen we je graag door naar een andere blog. Ook de meldingen voor de leider van het team kan je hier in- of uitschakelen.

Had je nog geen teams aangemaakt vooraleer je een medewerker toevoegde, dan kan je nu bij het aanpassen van een medewerker een team gaan specifiëren. Klik op het potloodje naast de naam van de medewerker die je aan een team wilt toewijzen en kies bij ‘teams’ voor de gewenste keuze. Goed om weten: een medewerker kan slechts tot één team behoren.


Medewerkers deactiveren

Als je bedrijf groeit, is het ook onvermijdelijk dat er na een bepaalde periode een vorm van verloop is. We juichen het niet toe, maar het kan dus gebeuren dat een medewerker beslist om nieuwe horizonten te verkennen, of dat jij het besluit neemt om de samenwerking te eindigen.

Dan heb je natuurlijk liefst niet dat hij of zij toegang behoudt tot alle gegevens binnen Teamleader. Vandaar kan je eenvoudig een medewerker deactiveren binnen je Teamleader account. Via het Medewerkersmenu onder Instellingen zie je de lijst van al je collega’s staan. Helemaal rechts van elke medewerker zie je een symbool van een vuilnisemmer staan. Klik je hier op, dan zal je een pop-upscherm krijgen. Hier vraagt Teamleader je nog wat je met alle openstaande taken, deals, calls etc. van deze medewerker wil doen:

• Je kan ervoor kiezen om dit per onderdeel door te geven aan één van je huidige medewerkers. Zij krijgen dan bijvoorbeeld alle openstaande taken of calls toegewezen.

• Kies je om niets te doen, dan blijven alle openstaande items gewoon bewaard onder de naam van de medewerker die je wenst te deactiveren, tot je beslist om er later iets mee te doen.



Klik je op ‘Deactiveren’, dan wordt de account van deze medewerker stopgezet. Hij kan nu niet meer inloggen en hij zal ook niet meer te zien zijn in alle keuzemenu’s binnen Teamleader. De account van de gedeactiveerde persoon blijft wel nog steeds zichtbaar onder ‘inactieve gebruikers’, mocht je deze later toch nog terug willen activeren.


Nog één opmerking: uit veiligheidsoverwegingen kunnen administratoraccounts pas verwijderd worden nadat hun adminrechten afgenomen worden. Als je dit wilt doen, dien je ons een schriftelijke bevestiging te bezorgen viasupport@teamleader.be. Nadat deze rechten zijn uitgeschakeld, kan je de account op de normale manier verwijderen.

Dit artikel is nuttig voor 44 personen. Is dit artikel nuttig voor u?