Sie sind häufig am Telefon, sind es aber müde, immer das Telefon in die Hand nehmen zu müssen und Nummern einzutippen? Haben Sie keine Lust mehr mit der einen Hand mitzuschreiben während Sie gleichzeitig Ihren Bildschirm im Auge behalten müssen? Sie telefonieren häufig für teuer Geld ins Ausland? Dann haben wir sehr gute Neuigkeiten für Sie!


Twilio, unser Voice over IP Service ermöglicht es Ihnen, Ihre Kontakte via click-to-dial anzurufen und Ihre eingehenden Anrufe direkt in Teamleader zu empfangen. Zudem können Sie ganz einfach eine ausländische Telefonnummer kaufen, um Ihre Kosten übersichtlich zu halten. Aber es geht noch mehr: Sie können auch ganz einfach mit Ihren Kollegen kommunizieren.


Konfiguration von Twilio über Voice over IP


Wie die meisten andere Integrationen, können Sie Twilio via Marketplace im Menü in der rechten oberen Ecke aktivieren. Gehen Sie zu Telephonie un Sie sehen im folgenden Schirm sogleich eine Liste mit Preisen und Sie haben die Möglichkeit eine Nummer anzukaufen. In diesem Fenster können Sie nach einer bestimmten Nummer suchen und das für die verschiedensten Ländervorwahlen.




Der Preis , um eine Nummer anzukaufen beträgt 25€, ist aber lediglich mithilfe einer Kreditkarte möglich. Als Bonus gibt es die erste Nummer den ersten Monat sogar gratis.


Empfänger der Anrufe


Für jede erworbene Telefonnummer können Sie bestimmte Empfänger einstellen. In einer sogenannten "Ring group" können Sie festsetzen ob lediglich eine Person oder ein ganzes Team für die eingehenden Anrufe auf einer bestimmten Nummer zuständig sind. Wenn ein ganzes Team verantwortlich ist und es geht ein Anruf ein, dann klingelt es bei allenTeammitgliedern. Dazu aber später mehr.


Voicemail


Wenn niemand den Anruf entgegennehmen kann, dann wird der Anrufer an eine Voicemail weitergeleitet. Mithilfe von text-to-speech können Sie eine Nachricht eingeben, die von einer wundervollen Stimme vorgetragen wird, Sie haben natürlich die Möglichkeit zwischen verschiedenen Sprachen zu wählen.


Festlegen Ihrer Geschäftszeiten


Sobald die Voicemail eingestellt ist, können Sie Ihre Geschäftszeiten einstellen, sodass Sie lediglich in diesen Zeiten Anrufe erhalten und die Anrufe außerhalb jener direkt an die Voicemail weitergeleitet werden. Sie sind damit fertig? Dann nur noch auf "Speichern" klicken und es kann los gehen.


Verfügbarkeit einstellen


Von nun an erscheint ein kleiner Kreis bei Ihrem Bild in der rechten oberen Ecke, der Aufschluss über Ihre Verfügbarkeit und die Ihrer Kollegen gibt.


Dies sind die folgenden drei Optionen:


1. Verfügbar: Sie können Anrufe empfangen entgegennehmen.

2. Beschäftigt: Sie haben zwar den Status beschäftigt, können aber dennoch Anrufe empfangen. Es ist Ihre Entscheidung, ob Sie diese dann auch annehmen. Wenn eine Besprechung in Ihrer Planung steht, dann wird Ihr Status automatischt auf "Beschäftigt" gesetzt.

3. Offline: Sie sind nicht verfügbar und können auch keine Anrufe empfangen. Wenn Sie nicht eingeloggt sind in Teamleader, dann ist Ihr Status automatisch "Offline".




Ausgehende Anrufe


Da Sie mit Twilio keine wirkliches Telefon verwenden, gibt es Wähltasten, in welches Sie ganz einfach Nummern eintippen möchten. Dazu klicken Sie auf Ihren Namen/Ihr Foto in der rechten oberen Ecke und entscheiden sich für "Wähltasten öffnen". Anschließend können SIe alle in- und ausländischen Nummern eintippen. Wenn Sie mehrere Nummern erworben haben, dann können Sie die Nummer wählen, von welcher Sie gerne aus telefonieren möchten.




Das ist aber natürlich noch nicht alles: Sie haben auch die "Click-to-Dial" Funktion in Teamleader. Das bedeutet, dass Sie einfach auf die Telefonnummer eines Kontaktes oder einer Firma klicken müssen, um diesen Kontakt oder diese Firma anzurufen.


Sie können dann auch während des Anrufs etwas notieren und alles was Sie im Notizfeld notieren, erscheint dann später in der Zeiterfassung. Rückruf gefällig? Kein Problem. Mit einem Klick können Sie für sich selbst oder für einen Kollegen einen Rückruf einplanen.


Eingehende Anrufe


Sie erhalten einen Anruf? In der unteren rechten Ecke erscheint ein Pop-Up mit der nötigen Information über den Anruf. Wenn Teamleader die Nummer erkennt, dann erscheint der Name des Anrufers. Unbekannter Anrufer? Nehmen Sie den Anruf and und füllen Sie die Informationen anschließend aus.




Abhängig von der eingestellten Gruppe der Empfänger erhalten ein oder mehrere Kollegen diesen Anruf. Anschließend ist das Prinzip in etwa wie "Wer zuerst kommt, malt zuerst." Die Person, die den Anruf annimmt bekommt diesen und auch die Zeiterfassung zugewiesen und das Pop-Up verschwindet vom Bildschirm der anderen Kollegen in der Empfängergruppe.


Auch bei eingehenden Anrufen können natürlich Notizen hinzugefügt werden. Wenn Sie einen Anruf zurückweisen, also auf das Kreuz in der rechten oberen Ecke klicken, dann haben Ihre Kollegen natürlich noch immer die Möglichkeit diesen Anruf entgegen zu nehmen.


Wenn Sie aber auf den roten Auflegeknopf drücken, dann wird der Anruf allgemein beendet und der Anrufer wird an die Voicemail weitergeleitet.


Anrufe weiterleiten


Der Anrufer würde gerne mit einem bestimmten Kollegen sprechen? Dann leiten Sie ihn oder sie direkt an die richtige Person weiter. Mit einem Klick auf den Pfeil neben der Auflegetaste öffnet sich eine Liste Ihrer Kollegen und deren Verfügbarkeitsstatus. Sie wählen den richtigen aus und der Anrufer kommt in die Wartschleife und hört "Fantasy Impromptu" von Chopin. Sie können den Anrufe auch direkt in die Wartschleife setzen, da Sie eventuell zunächst nachschauen müssen, ob der Kollege am Platz ist, etc. Mit einem Klicke auf die das Zeichen mit den zwei Strichen ganz rechts ist das kein Problem.


Anrufe aufnehmen


In den Einstellungen können Sie auch festlegen, dass eingehende und ausgehende Anrufe aufgenommen werden sollen. Das kann hilfreich sein, falls Sie ein Gespräch mit einem (potentiellen° Kunden noch einmal anhören möchten. Wichtig hierbei ist, dass nur die Person selbst oder deren Teamleiter die Anrufe bis zu zwei Wochen später anhören kann.


Interne Anrufe


Mit Twilio können Sie auch interne Anrufe tätigen wenn Sie beispielsweise jemanden von einer anderen Abteilung erreichen möchten. Sie klicken auf den Button mit den Personen neben dem Pluszeichen im schwarzen oberen Balken und rufen die bestimmte Person an. Er oder sie sieht dann den eingehenden Anruf und kann diesen entweder annehmen oder abweisen.




Preise


Natürlich ist der Preise nicht unwichtig. Ein wichtiger Hinweis hierbei ist, dass Sie Twilio nur mithilfe einer Kreditkarte nutzen können. Der Ankauf einer Nummer kostet Sie 25€ pro Monat, unabhängig davon ob diese Nummer national oder international ist. Die Anrufkosten variieren von Anruf zu Anruf und von der Nummer, die Sie anrufen (national/international/mobil).


Die Kosten der Anrufe werden von Ihrem Teamleader Geldbeutel abgezogen. Um sicher zu gehen, dass Ihnen das Guthaben nicht ausgeht, müssen Sie sich bei Ihrem persönlichen Menü unter "Teamleader Abonnement" für die Option "Guthaben automatisch aufladen" entscheiden. Dadurch wird das Guthaben automatisch durch Ihre Kreditkarte aufgeladen und Sie können jederzeit telefonieren.



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