Vaak met telefonie bezig maar geen zin om steeds weer een toestel op te pikken en nummers in te tikken? Ben je het beu om met één hand telkens weer én notities te maken én je scherm in de gaten te houden? Wil je naar het buitenland bellen maar zijn de kosten je te duur? Wel, dan hebben wij een oplossing voor je, want onze nieuwste koppeling is er ééntje om over naar huis te schrijven, of liever: te bellen.

Twilio stelt je in staat om – zonder externe partij - te bellen via click-to-dial en rechtstreeks oproepen te ontvangen in Teamleader. Je koopt eenvoudig buitenlandse nummers aan om zo je servicekosten betaalbaar te houden. Daarbovenop communiceer je nog eens intern met je collega's.

De setup van Twilio

Zoals de meeste van onze koppelingen kan je Twilio activeren via ‘Marketplace’ in het menu rechtsboven, net onder je naam. Klik op VoiP telefonie, en kies voor Twilio. In het nieuwe scherm krijg je direct een prijsoverzicht te zien. Klik op ‘Nummer aankopen’ en je kan zelf zoeken of een bepaald nummer nog beschikbaar is, voor alle landcodes ter wereld. Om een nummer aan te kopen dien je wel eerst je credit card te koppelen aan Teamleader.




Je eerste nummer aankopen kost € 25. Een nummer aankopen en bellen via Twilio kan enkel in combinatie met een creditcard. Elk extra nummer kost je slechts € 1/maand.

Nummerinstellingen

Er zijn enkele instellingen die je per nummer moet bepalen. Deze zijn onderverdeeld in drie categorieën:
1. Algemeen
2. Business hours
3. Voicemail, Queue & Forward

1. Algemeen

De eerste instellingen die je moet configureren, hebben hoofdzakelijk te maken met de personen binnen je bedrijf. Zo kan je kiezen of een inkomende oproep terecht komt bij één persoon of bij een heel team. Als een heel team verantwoordelijk is, dan zal bij een inkomende oproep iedereen tegelijk de oproep zien binnenkomen. Hierover vertellen we verder in deze blog meer.

Ook als je een oproep niet hebt kunnen beantwoorden, kan een persoon binnen Teamleader hier een melding van krijgen. De persoon die hiervoor ingesteld staat, is ook de beheerder van dit telefoonnummer. Dit wil zeggen dat hij of zij ook enkele instellingen kan beheren die enkel van toepassing zijn op dit specifiek nummer. Nummers aankopen is enkel toegelaten door administrators.

Voor kwaliteitsonderzoeken kan het handig zijn om gevoerde gesprekken ook op te nemen. Als je dit doet, raadpleeg je best wel eens de wettelijkheid hiervan. Dit verschilt namelijk per land.

Tot slot kan je nog een welkomstboodschap opnemen die afgespeeld wordt vanaf iemand naar dit nummer telefoneert. Zo weten je bellers direct dat ze juist terecht zijn gekomen.

2. Business hours


Bij de business hours kan je je kantooruren definiëren, zodat je enkel tussen deze uren inkomende oproepen ontvangt. Als er niemand meer beschikbaar is, belanden alle oproepen die voor of na de opgegeven uren binnenkomen direct op de voicemail.

Als je liever ook geen oproepen ontvangt tijdens de middagpauze, dan kan je dit hier ook aangeven. Stel je moment van lunchpauze in en alle oproepen die op dat moment binnenkomen, worden ook direct naar de voicemail geleid.

3. Voicemail, Queue & Forward

Deze voicemailboodschappen moeten natuurlijk ook nog ingesteld worden. Ook hier heb je verschillende opties. Zo bepaal je eerst wat er moet gebeuren tijdens de kantooruren als er niemand beschikbaar is: plaats je ze in wacht, leid je ze naar de voicemail, of schakel je door naar een ander (gsm-)nummer? Hetzelfde principe geldt voor oproepen die buiten je kantooruren vallen.

Je kan twee types voicemail instellen: text-to-speech of zelf inspreken. Via text-to-speech kan je een bericht typen dat wordt voorgelezen door een bevallige stem. Je kan kiezen tussen verschillende talen.

Spreek je liever zelf een boodschap in, klik dan op het microfoontje en begin te spreken. Je kan herbeluisteren of opnieuw een voicemailbericht inspreken.

Klik je op ‘Opslaan’, dan is je Twilio nummer geconfigureerd en kan je beginnen bellen!


Beschikbaarheid instellen

Je krijgt nu een nieuw icoontje in de werkbalk bovenaan. Deze statusknop toont jouw beschikbaarheid, en die van je collega’s. Er zijn drie opties:

  1. Beschikbaar: je kan oproepen ontvangen en beantwoorden
  2. Bezet: je status is bezet voor je collega’s, maar je ontvangt wel nog oproepen. Aan jou de keuze of je ze beantwoordt. Als er een meeting op je Teamleader-agenda staat wordt je status automatisch aangepast naar bezet.
  3. Offline: je bent niet beschikbaar en ontvangt geen oproepen. Als je niet bent ingelogd in Teamleader, is je status standaard offline.

Uitgaande oproepen

Omdat er geen fysiek toestel bij komt kijken, hebben we een toetsenblok voorzien waar je simpelweg nummers kan intikken. Hiervoor klik je op het statussymbool bovenaan. Nu kan je gelijk welk nummer bellen, binnen- of buitenland. Heb je meerdere nummers aangekocht, dan kan je nog kiezen vanuit welk nummer je belt. Nadat je de oproep hebt geactiveerd, kan je hem gewoon beëindigen of doorsturen naar een collega.



Dat is natuurlijk niet alles. Net zoals bij onze andere koppelingen met IP Nexia en VoipCenter behouden we bij Twilio ook de ‘click-to-dial’-functie. Deze functie houdt in dat je bij een contact of bedrijf maar op een telefoonnummer hoeft te klikken om dat nummer te bellen.

Notities maken blijft ook steeds mogelijk. Alles wat je hier noteert, komt achteraf in de tracking te staan. Nood aan een callback? Met één klik plan je er één in voor jezelf of voor een collega.

Inkomende oproepen

Krijg je een oproep binnen? Dan verschijnt er op je scherm rechts onderaan een pop-up met alle beschikbare informatie. Als Teamleader het nummer al kent, krijg je direct de juiste naam te zien. Onbekende beller? Neem op en vul onmiddellijk de gegevens aan.


Afhankelijk van de ringgroep die je ingesteld hebt, zullen één of meerdere personen de oproep ontvangen. Het principe is een beetje als ‘first come, first served’: wie de oproep aanvaardt, zal de call en de timetracking toegewezen krijgen. Bij de andere leden van de ringgroep verdwijnt dan de pop-up. Net als bij uitgaande calls voeg je ook onmiddellijk notities toe. Weiger je een inkomende oproep, dan krijgt de rest van de ringgroepleden de oproep alsnog binnen. Is er niemand beschikbaar, dan wordt de beller automatisch doorverwezen naar de wachtrij.


Gespreken opnemen

In de instellingen van Twilio kun je ook de optie inschakelen om gesprekken op te nemen. Dit kan handig zijn als je een gesprek met een lead of klant opnieuw wilt beluisteren. Enkel jijzelf of een admin kan gesprekken herbeluisteren. Deze opnames blijven gedurende twee weken beschikbaar.


De wachtrij

Krijg je een inkomende oproep maar is er niemand beschikbaar om deze aan te nemen? Dan zal de beller automatisch in wachtrij komen te staan. Je ziet bovenaan in de werkbalk een icoontje verschijnen dat aangeeft dat er één of meerdere bellers in wacht staan. Klik je er op, dan kan je de beller uit wacht halen om de oproep te beantwoorden.

Bellers doorverbinden

Is een beller op zoek naar een specifiek persoon? Stuur hem of haar door naar de juiste collega: via de knop ‘doorsturen’ zet je de beller even in wacht. Jij krijgt ondertussen een lijst van alle collega’s en hun status te zien. Kies een collega en vertel hem of haar waarover het gaat. Je collega kan het gesprek aanvaarden of weigeren. Bij weigering keert de beller naar jou terug.

Intern bellen

Met Twilio kan je ook intern communiceren: als je graag iemand van een andere dienst wil bereiken, kan je op de statusknop klikken en intern iemand opbellen. Hij of zij krijgt dan direct de oproep binnen en kan nog kiezen om te aanvaarden of te weigeren.




De prijs

Niet onbelangrijk natuurlijk, de prijs. Een nummer aankopen kan je doen voor € 25 per maand, ongeacht of het een lokaal of internationaal nummer is. Je kunt dit enkel aankopen via een creditcard. Elk extra nummer kost je € 1/maand. De prijzen verschillen per oproep en hangen af van welk nummer je belt (lokaal/internationaal/mobiel).


Gesprekskosten die je maakt via Twilio worden afgetrokken van je Teamleader portefeuille. Om ervoor te zorgen dat je niet plots zonder credits komt te zitten, moet je de optie 'Portefeuille automatisch aanvullen' activeren. Dit doe je onder 'Teamleader licentie' in je persoonlijk menu. Hiermee zal Teamleader automatisch geld van je credit card op je portefeuille zetten, zodat je ongestoord kunt verder bellen.


Dit artikel is nuttig voor 17 personen. Is dit artikel nuttig voor u?