„Wie erstelle ich Standardnachrichten und Vorlagen für wiederkehrende E-Mails, Einladungen, Angebote oder Rechnungen?“ – Hier finden Sie die Antwort.


Warum sind Standardnachrichten hilfreich?

Mit wenigen Klicks formulieren Sie regelmäßig genutzte Nachrichten vor. Somit sparen Sie nicht nur Zeit, sondern sichern zudem eine schnelle und qualitativ hochwertige Kommunikation mit Ihren Kunden. Sie können Voreinstellungen für Einladungen zu Besprechungen und Terminen, Angeboten, Rechnungen und generelle E-Mails vornehmen. Natürlich bietet Ihnen Teamleader bereits eine Vorlagenauswahl an. Im folgenden erfahren Sie, wie Sie diese personalisieren oder zusätzliche E-Mail-Vorlagen ergänzen.


Variablen

Durch Variablen können Sie die voreingestellten Nachrichtenverläufe persönlicher gestalten. Eine Liste der möglichen Variablen ist immer am Ende des Pop-Ups für Vorlageneinstellungen zu finden.


Einen Auszug der Liste sehen Sie hier:


Beispiel:

Die Variable #CLIENT_NAME, also „Kundenname“, wird später durch den Namen des Kunden automatisch aus Ihrem CRM ersetzt (sofern dieser dort abgespeichert ist).


Einladungen zu Besprechungen

Navigieren Sie zu:

Einstellungen > Planung > Meeting-Vorlagen > + > Alle relevanten Informationen und Variablen ausfüllen > Speichern


Wenn Sie diese oder eine andere Vorlage nutzen möchten navigieren Sie zu:


Planung > Besprechungen > + > Besprechungsdaten wie gewohnt ausfüllen und einplanen > Speichern > Anwesende Kontakte: + > Kontakt ausfüllen (Autovervollständigung durch das CRM) > E-Mail senden: Vorlage auswählen > Ein letzter Kontrollblick ob alle Variablen richtig ersetzt wurden > Speichern


Layout für Angebote

PDF

Diese Vorlage wird auf der ersten Seite Ihres Angebots in PDF-Format genutzt.


Navigieren Sie zu:

Einstellungen > Deals > Vorlagen für Layout eines Angebots: + > Alle relevanten Informationen und Variablen ausfüllen > Speichern


Wenn Sie diese oder eine andere Vorlage nutzen möchten navigieren Sie zu:

Deals > Entsprechenden Deal auswählen > Angebot erstellen > Pop-Up: Wie gewohnt ausfüllen > Speichern > Vorlage auswählen > Ein letzter Kontrollblick ob alle Variablen richtig ersetzt wurden > Speichern


E-Mail / Link zu Cloudsign

Natürlich können Sie Ihre Angebote via E-Mail versenden.


Wichtig hier:

Nutzen Sie die Variable #LINK, diese wird mit einem direkten Link zu unserer Cloudsign-Plattform ersetzt. Somit kann Ihr Kunde online alle Angebote direkt ansehen, annehmen und virtuell unterschreiben.


Navigieren Sie zu:

Einstellungen > Deals > E-Mail-Vorlagen für Preis-Angebote: + > Alle relevanten Informationen und Variablen ausfüllen (#LINK nicht vergessen) > Speichern


Wenn Sie diese oder eine andere Vorlage nutzen möchten navigieren Sie zu:

Deals > Entsprechenden Deal auswählen > Angebot erstellen > Pop-Up: Wie gewohnt ausfüllen > Speichern > Aktionen > Vorlage auswählen > Angebot senden Ein letzter Kontrollblick ob alle Variablen richtig ersetzt wurden > Senden


Vorlagen für Rechnungen

Einstellungen > Rechnungen > Vorlagen für Rechnungen: + > Alle relevanten Informationen und Variablen ausfüllen > Speichern


Wenn Sie diese oder eine andere Vorlage nutzen möchten navigieren Sie zu:

Rechnungen > Entsprechende Rechnung auswählen > Senden > E-Mail senden: Vorlage auswählen > Ein letzter Kontrollblick ob alle Variablen richtig ersetzt wurden > Speichern


Zudem können Sie automatische Benachrichtigungen bei überfälligen Rechnungen versenden. Dazu gehen Sie zu Einstellungen > Rechnungen > Automatischer Erinnerungen für Rechnungen hinzufügen.


Allgemeine E-Mail-Vorlagen

E-Mails können ebenfalls direkt via Teamleader versendet werden. Diese Nachrichten können Sie wie gewohnt mit frisch eingetippten Worten oder einer Vorlage verschicken.


Navigieren Sie zu:

Einstellungen > Email-Layout > Vorlagen für allgemeine E-Mails: + > Alle relevanten Informationen und Variablen ausfüllen > Speichern


Wenn Sie diese oder eine andere Vorlage nutzen möchten navigieren Sie zu:

CRM > Entsprechenden Kontakt auswählen > Direkt auf E-Mail-Adresse klicken > Vorlage wählen oder Text eintippen > Senden

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