Waarom templates gebruiken?

Standaard-e-mails zijn vooraf gedefinieerde berichten die je in enkele muisklikken kan verzenden. Zo spaar je enorm veel tijd uit als je vaak hetzelfde soort bericht moet sturen. Je kunt ze maken voor uitnodigingen voor meetings, bij het verzenden van offertes en facturen en voor automatische herinneringen. Teamleader heeft al een aantal standaardberichten, maar je kunt deze steeds aanpassen om nog persoonlijkere communicatie te voorzien.

E-mailvariabelen

In elke e-mailtemplate binnen Teamleader zijn er enkele variabelen die je helpen om standaarberichten toch persoonlijk te maken. Zo kun je bijvoorbeeld de variabele #FORENAME gebruiken om telkens automatisch de voornaam van je contactpersoon op te halen uit Teamleader, op voorwaarde dat deze informatie beschikbaar is in Teamleader.



Deze variabelen verschillen, afhankelijk van het type bericht dat je maakt. Je vindt ze steeds terug onderaan het scherm waarin je je boodschap opstelt. Controleer zeker of je de juiste variabele gebruikt!

Hier geven we je een overzicht van de verschillende types e-mailtemplates binnen Teamleader.

Een standaardbericht voor meetings

Een standaarbericht voor meetings kan je instellen via ‘Instellingen’ onder het tabblad ‘Planning’. Daar vind je het kader ‘Uitnodigingen voor afspraken’. Om zelf een standaarbericht toe te voegen, klik je op het ‘+’-symbool.



Als je na het aanmaken van zo’n bericht dit ook wilt versturen naar je contacten, maak dan eerst een meeting aan. Wanneer je het contact toevoegt aan deze meeting, zal je de optie krijgen om hem of haar een uitnodiging te sturen. Hier kan je je vooraf gemaakte template selecteren.

Begeleidende tekst voor offertes

Verstuur je vaak offertes naar je klanten, dan kan het handig zijn om enkele standaardberichten klaar te hebben om aan je offerte toe te voegen. Om deze te creëren, navigeer je naar ‘Instellingen’, gevolgd door het tabblad ‘Deals’. Daar aangekomen vind je het kader ‘Templates voor begeleidende tekst Om er zelf één te creëren, klik op het ‘+’-symbool. In het scherm dat volgt, kun je je bericht definiëren.

Ook hier kun je verschillende variabelen toepassen om een persoonlijke toets aan je bericht toe te voegen. Door bijvoorbeeld gebruik te maken van de #NAME variabele laat je de begeleidende tekst van je offerte steeds starten met de naam van je klant, ongeacht naar welke klant je uiteindelijk de offerte stuurt. Stel verschillende berichten op naargelang de aard van je offerte. Je zal ze kunnen selecteren in het scherm nadat je de artikelen in je offerte hebt toegevoegd.

Deze templates worden uiteindelijk gebruikt op de eerste pagina van de PDF van je offerte, tenzij je dit anders hebt aangegeven in de lay-outinstellingen.

E-mailtemplates voor offertes

Naast de begeleidende tekst kun je ook templates maken voor de e-mail die je stuurt bij het verzenden van je offerte naar de klant.

Belangrijk hierbij is de variabele #LINK. Als je deze toevoegt aan je e-mailtemplate, dan krijgt je klant in zijn e-mail een link naar Cloudsign te zien. Hiermee kan hij zijn offerte online bekijken en eventueel goedkeuren. De #LINK variable wordt automatisch omgezet naar de zin ‘Offerte online raadplegen’ en wordt automatisch vertaald naar de taal die ingesteld staat op klantniveau.



Als je klant de offerte goedkeurt via Cloudsign krijg je een melding in Teamleader. De fase van je deal verandert ook automatisch naar ‘Aanvaard’.

Een standaardbericht bij facturen

Deze templates kan je aanpassen via ‘Instellingen’ onder ‘Facturen’. Klik bij ‘Templates voor verzendingen’ op het ‘+’-symbool om een nieuwe template te maken. Ook hier gebruik je nuttige variabelen om je bericht aan te vullen met praktische informatie voor je klant.

Je kunt deze templates gebruiken bij de eerste verzending van je factuur, maar ook als herinnering wanneer een factuur onbetaald blijft.

Automatische factuurherinneringen

Indien je wenst, kan je deze vooraf gedefinieerde berichten instellen als automatische herinneringen wanneer een factuur niet tijdig betaald wordt. Dit doe je in het kader ‘Automatische herinneringen’. Hier kies je één van je vooraf gemaakte berichten uit en definieer je de parameters op welke basis je de herinnering wilt sturen. Je kunt dit meerdere keren doen, met verschillende berichten.



Algemene e-mailtemplates

Tot slot zijn er nog de algemene e-mailtemplates. Elk e-mailadres bij een contact of bedrijf in Teamleader is steeds aanklikbaar. Dit opent een venster waarin je rechtstreeks een mail kan opstellen naar je contact, maar hier kun je ook gebruik maken van vooraf ingestelde templates. Voor een salesorganisatie is dit bijvoorbeeld zeer handig om dezelfde mails te sturen naar leads, met toch een persoonlijke toets.

Om deze e-mails aan te maken, navigeer naar ‘Instellingen’ en kies ‘E-mail layout’. Klik op het ‘+’-symbool naast ‘Templates voor algemene mails’. Hier kun je zelf een standaarbericht instellen. Met de beschikbare variabelen kun je steeds personaliseren zonder telkens de informatie zelf in te geven. Teamleader vervangt de variabele automatisch met informatie uit de CRM, indien beschikbaar.

Om te versturen, klik op een e-mailadres in de CRM en je kunt de templates selecteren.

Dit artikel is nuttig voor 18 personen. Is dit artikel nuttig voor u?