Dienstverlenende bedrijven verkopen hun diensten en worden daarvoor betaald. Onvermijdelijk kom je dan in aanraking met uurregistratie en de daaruitvolgende facturatie. In een eenvoudig verhaal stel je een uurtarief in per medewerker en factureer je de gepresteerde uren. In werkelijkheid zijn er echter verschillende interpretaties van deze flow. Ook in Teamleader is dit het geval. We leggen even uit op welke manieren je uurtarieven kan gebruiken.

Stap 1: keuze van het uurtarief

Allereerst moet je vaststellen op welke manier een uurtarief bepaald moet worden, daarbij zijn er drie keuzes:

A. Prijs per medewerker

Je kan voor elke medewerker in de organisatie een prijs bepalen. Dit wordt vaak gebruikt om bijvoorbeeld een onderscheid te maken tussen een junior en senior profiel.

Een voorbeeld:

Jan werkt aan 80 EUR per uur, terwijl Maarten aan 100 EUR per uur werkt.

Beiden zijn designers die elk vijf uur gepresteerd hebben. Je wilt de gepresteerde tijd uiteraard doorfactureren aan de klant. Op de factuur zullen er dan twee factuurlijnen voorzien worden:

Beschrijving Prijs excl. btw Aantal Subtotaal
Design 80 5 400
Design 100 5 500

In Teamleader kan je de prijs per medewerker instellen via de medewerkersmodule onder ‘Instellingen’. Bij het bewerken van een medewerker krijg je de mogelijkheid om een vast tarief in te stellen.


B. Prijs per taaktype

Je kan er ook voor kiezen om niet te rekenen per medewerker maar per taaktype. Zo kan je er voor kiezen om development duurder te factureren dan analyse.

Nog een voorbeeld:

In de onderneming reken je 65 EUR per uur voor analyse, terwijl er een uurtarief van 85 EUR per uur voor development geldt.

Stel dat er tien uur werd gepresteerd op analyse en vijf uur op development. Op de factuur zullen dan volgende twee factuurlijnen voorzien worden:


Beschrijving Prijs excl. btw Aantal Subtotaal
Analyse 65 10 650
Development 85 5 425


Het uurtarief per taaktype kan je in Teamleader bepalen via Instellingen, via het tabblad ‘Planning’. Bij het toevoegen of bewerken van soorten taken kan je dan een uurprijs definiëren.

C. Vaste prijs

Tot slot kan het ook zijn dat in de organisatie er één tarief geldig is ongeacht het taaktype of de medewerker.

In de onderneming geldt een tarief van 90 EUR per uur. Stel dat er dan 10 uren werden gepresteerd op analyse en 5 uur op development. Op de factuur zullen er twee factuurlijnen voorzien worden:

Beschrijving Prijs excl. btw Aantal Subtotaal
Analyse 90 10 900
Development 90 5 450

Een vaste prijs kan steeds ingesteld worden op klant- of projectniveau, bij de facturatievoorkeuren.

Stap 2: verschillende uurtarieven per klant of project

Eerst en vooral: je kunt een standaard uurtarief voor je organisatie instellen als je gaat naar Instellingen < Facturen < Stel een standaard uurprijs in.

Het kan dan echter nog voorvallen dat de organisatie er voor kiest om voor een bepaalde klant of project af te wijken van de standaard. Daarom kunnen er uitzonderingen zijn.

A. Op klantniveau

Op klantniveau kan je steeds instellen of een klant aangerekend wordt volgens de drie hierboven besproken principes: prijs per medewerker, prijs per taaktype of vaste prijs. Ga je bij een contact of bedrijf bovenaan naar ‘facturatievoorwaarden’, dan krijg je volgende opties te zien:


Op klantniveau zijn er dus drie opties:

  1. Prijs per medewerker: de vooraf ingestelde prijs per medewerker wordt gebruikt bij het factureren.
  2. Prijs per taaktype: de vooraf ingestelde prijs per taaktype zal gebruikt worden bij het opmaken van de factuur.

Dit zijn standaardwaarden die altijd gelden. Hier kan niet van afgeweken worden.

  1. Vaste prijs: dit is in te stellen per klant. Als je het uurtarief wijzigt, zal het systeem altijd vragen of ongefactureerde tijd ook aangepast moet worden. Je kan ook kiezen of timetracking pas vanaf een bepaalde datum van toepassing is. Dit kan handig zijn bij bijvoorbeeld een indexaanpassing bij het begin van het nieuwe jaar.


B. Op projectniveau

Ook op projectniveau kan je instellen of het project aangerekend wordt volgens de principes prijs per medewerker, prijs per taaktype of vaste prijs.

Hier kunnen echter nog extra uitzonderingen voorzien worden.

1. Je kiest voor een uurtarief per medewerker maar het uurtarief wijkt af voor dit specifieke project.

Jan werkt normaal gezien altijd aan 80 EUR per uur, maar voor dit project spreek je af dat zijn tarief 85 EUR per uur zal zijn. Dit pas je aan in het project zelf, in het kader medewerkers. Klik je op het potloodje, dan kan je nog een aangepaste uurprijs ingeven.

2. Het uurtarief per medewerker wijzigt in de loop van het project

Jan werkt aan 85 EUR per uur in project A. Maar vanaf 1 januari wordt dat tarief 90 EUR per uur door bijvoorbeeld een indexatie.

Vanaf nu zullen alle prestaties van Jan in project A aan 90 EUR gerekend worden. Vooraleer je de wijziging kan doorvoeren, zal er ook gevraagd worden wat er moet gebeuren met de nog niet gefactureerde prestaties. Met andere woorden, mogen de prestaties uit het verleden ook aangepast worden of enkel deze in de toekomst?



3. Je kiest voor een vast tarief en dit wijzigt in de loop van het project.

Normaal reken je alle prestaties in project B af aan 100 EUR per uur. Maar door de complexiteit van het project spreek je af met de klant om alle niet gefactureerde prestaties te factureren aan 110 EUR.

Dan kan je het nieuwe tarief instellen en aangeven dat alle prestaties uit het verleden die nog niet werden gefactureerd, aangepast mogen worden. Dit doe je ook via de facturatievoorkeuren bovenaan in het project.

C. Veranderen van soort uurtarief

Stel je voor dat je het soort uurtarief wijzigt voor een klant of project. Bijvoorbeeld van prijs per medewerker naar vaste prijs. Ook dan zal het systeem vragen of de ongefactuurde tijd uit het verleden aangepast dient te worden, direct alles ofwel pas vanaf een bepaalde datum.

Dit artikel is nuttig voor 17 personen. Is dit artikel nuttig voor u?