Veel bedrijven voegen aan hun facturen of offertes graag hun algemene voorwaarden toe. In Teamleader kan je dit automatiseren zodat je dit niet steeds handmatig hoeft te doen. Dit kan trouwens op twee manieren:

1. Standaard algemene voorwaarden toevoegen
2. Verschillende voorwaarden toevoegen

1. Standaard algemene voorwaarden toevoegen

Heb je voor elk van je facturen of offertes steeds dezelfde algemene voorwaarden? Dan is je taak eenvoudig. Teamleader kan namelijk automatisch je voorwaarden aan je factuur toevoegen zonder je hier een extra stap voor dient te ondernemen. Het enige wat je moet doen, is je voorwaarden uploaden, en dit doe je zo:

Navigeer naar Instellingen en kies bovenaan voor het tabblad ‘Algemeen’. Je ziet er het kader ‘Bedrijfsinformatie’ staan, waar je een departement kan toevoegen of bewerken. Bewerk je een departement, dan krijg je een kleine ‘wizard’ om je te helpen je gegevens aan te vullen. Hierbij krijg je ook de optie om je algemene voorwaarden te uploaden.


Als dit nog niet gebeurde, zie je zoals hierboven dat er een waarschuwingsdriehoekje naast de optie staat. Zo weet je hoe ver je staat in het proces van je bedrijfsgegevens.

Klik op ‘aanpassen’ en je krijgt een nieuw scherm te zien waar je een bestand kan uploaden. Klik je op de upload-knop, dan verschijnen er nog enkele opties. Zo kan je kiezen welk type conditie je toevoegt. Dit zijn bijvoorbeeld je standaard algemene voorwaarden, of een attest voor 6% btw (zie verder).



Selecteer zeker ook de juiste taal van je voorwaarden: als je een factuur opmaakt voor een anderstalige klant, zullen de voorwaarden direct in de overeenkomstige taal worden meegestuurd (indien beschikbaar).

Klik op ‘Browse’ om het bestand op je computer te selecteren en klik daarna op ‘Opslaan’. Et voila, je voorwaarden zitten in Teamleader! Vanaf nu worden ze automatisch toegevoegd aan elke factuur die je stuurt.

Opmerking: wil je dit ook toevoegen aan je offertes? Kies dan bij Instellingen bovenaan voor ‘Deals’ en selecteer de optie ‘Standaard verkoopsvoorwaarden weergeven bij offertes’.

2. Verschillende voorwaarden toevoegen

Heb je echter verschillende voorwaarden voor meerdere diensten in je bedrijf, dan voeg je deze best op een andere manier toe dan de algemene voorwaarden. Hiervoor creëer je best meerdere lay-outvarianten van je huisstijl en voeg je de voorwaarden per lay-out toe aan je word-document. Dit laadt je dan terug op naar Teamleader. Zo kan je bij het maken van je factuur kiezen welke lay-out en bijgevolg welke voorwaarden je wenst te gebruiken.

Je huisstijl instellen doe je, zoals waarschijnlijk al geraden, ook via de Instellingen, bij het tabblad ‘Algemeen’. In het kader ‘Bedrijfsinformatie’ vind je dan de knop ‘Huisstijl instellen’. Onder de knop ‘Acties’ rechts bovenaan kan je dan desgewenst één of meerdere lay-outvarianten maken, naargelang het aantal verschillende voorwaarden je hebt.

Attest 6% btw

Veel bedrijven, voornamelijk in de bouwsector, maken gebruik van het btw-tarief van 6%, bijvoorbeeld voor het renoveren of verbouwen van woningen ouder dan 10 jaar. In dit geval kan je met je factuur een specifiek attest van 6% btw meesturen met je factuur.

Dit kan je ook uploaden bij je algemene voorwaarden. Je geeft dan enkel mee dat het om dit attest draait. Maak je dan een factuur op waarbij je één of meerdere artikelen aan 6% btw factureert, dan zal dit attest er automatisch aan toegevoegd worden.

Dit artikel is nuttig voor 9 personen. Is dit artikel nuttig voor u?