Rapporten zijn een handige manier om een gedetailleerd overzicht te krijgen van waar jij of je collega’s mee bezig zijn geweest in een bepaalde periode. Binnen Teamleader kun je op verschillende niveaus rapporten exporteren:

  • Timetracking
  • HR
  • Verlof
  • Planning
  • Facturen
  • Projecten
  • Contacten & Bedrijven

Timetrackingrapport

Een timetrackingrapport geeft je een overzicht van gewerkte uren binnen een bepaalde tijd. In Teamleader genereer je zo’n rapport via het onderdeel ‘Timesheets’ in de navigatie, of via je persoonlijk menu rechtsboven.

Daar zie je altijd een overzicht van je huidige week en de uren die je al hebt gespendeerd. Om hiervan een rapport te maken, klik je rechtsboven op ‘Export’. Hier kies je nog of je het rapport in PDF of Excel wilt ontvangen.

Als volgende stap kan je de periode van je rapport definiëren. Duid aan welke maand, week, dag of jaar je wilt zien, of geef een aangepaste periode in. Klik op ‘Bekijken’ en je krijgt je rapport te zien.

Inhoud

In het prestatierapport vind je onder meer volgende zaken terug:

  • Doelstellingen: is het vooropgestelde aantal factureerbare uren gehaald?
  • Werkverdeling: een overzicht van het aantal uur besteed aan een bepaald taaktype
  • Prestaties gerelateerd aan projecten
  • Een overzicht van elke gemaakte timetracking
  • De verbruikte artikelen in de aangeduide periode

Naast je eigen rapport kun je ook steeds het rapport van je teamgenoten gaan raadplegen. Om dit te doen, kies je bij de timesheets de gewenste persoon en klik je opnieuw op ‘Export’.

HR-rapport

Als teamleider of als administrator heb je de optie om een dagelijks HR-rapport te ontvangen. Hierin staan, afhankelijk van je rol, de dagelijkse bezigheden van je teamgenoten of van alle gebruikers in je Teamleader-account.

Om dagelijks een HR-rapport te ontvangen, ga je naar Instellingen en kies je voor ‘Timetracking’. Daar vink je de optie ‘Zend mij dagelijks een HR-rapport’ aan.


Je kunt er nog een tijdstip aanduiden waarop je het rapport wilt ontvangen. Kies je een tijdstip voor 12.00u ‘s middags, dan handelt het rapport over alles van de vorige dag. Duid je een tijdstip na 12.00u aan, dan ontvang je op dat uur een rapport van de prestaties tot op dat moment. Voor een volledig overzicht van de dag kies je dus best een iets later tijdstip.


Globaal HR-rapport

Je kunt ook een globaal rapport creëren dat onmiddellijk alle timetracking van alle gebruikers binnen je Teamleader-account bevat. Dit doe je via Instellingen > Medewerkers.


In de tab 'Gebruikers' klik je op het pijltje om de exportopties te zien. Je kunt kiezen tussen een PDF- of een Excel-bestand. In het laatste geval kun je ook nog definiëren welke kolommen je juist wenst te zien.





Verlof

Via Instellingen > Medewerkers kom je onderaan ook terecht bij de sluitingsdagen van je bedrijf. Hier kan je collectieve vakantiedagen instellen of ook een rapport downloaden van alle verlofdagen van je medewerkers.

Om dit te doen klik je op het pijltje naast ‘Sluitingsdagen’ en kies je voor ‘Excel export’. Kies nog de periode en je krijgt een mooi overzicht van alle verlofdagen per gebruiker binnen Teamleader.

Planning

Ook van je hele Teamleader planning kan je een overzichtsrapport genereren. Als je navigeert naar ‘Planning’ zal je daar ook rechtsboven een ‘Export’-knop zien staan. Klik je hier op, dan krijg je een PDF-document waarin het overzicht staat van alle geplande taken, meetings en calls.

Afhankelijk van de weergave (dag-, week- of maand) krijg je een meer of minder uitgebreid rapport te zien.

Facturen

In de module facturen heb je rechts onderaan nog enkele mini-statistieken. Als je deze opent, kan je via het PDF-symbool een document genereren met verschillende statistieken over je facturen. Zo zie je enkele kerncijfers zoals de omzet, het aantal wel of niet betaalde facturen en het totale bedrag dat je per klant mocht ontvangen.

Projecten

Tijdens of na afloop van een project is het geen slecht idee om het hele verloop ervan na te kijken op aandachtspunten. Een compleet rapport kan je daarbij helpen. In Teamleader maak je van elk project apart een rapport via het pijltje naast de naam van het project.

Je krijgt nog een pop-up waarin je de parameters van je rapport kan definiëren. Zo kan je kiezen of je alle milestones wilt terugzien of slechts één bepaalde milestone, kan je elementen zoals budgettering of externe kosten toevoegen of een begin- of einddatum selecteren dat het rapport moet bevatten.



Bovenstaande parameters komen alleen terug in een PDF-rapport. Kies je voor Excel, dan kan je nog apart beslissen of je alleen de timetracking of alleen de externe kosten wilt downloaden.


Contacten & Bedrijven

Een laatste rapportering is er één op contact- en bedrijfsniveau. Per contact of bedrijf heb je de optie om een rapport te genereren. Om dit te doen, ga je naar een detailpagina van gelijk welk contact of bedrijf. Klik je op het pijltje naast 'Contactinformatie'. De eerste optie is degene die je nodig hebt.



Je kiest zelf welke info je graag in het rapport terug wenst te zien, net als welke periode en welk bestandstype (PDF of Excel). In het laatste geval kun je enkel de timetracking exporteren die op dat contact of bedrijf geregistreerd is.

Dit artikel is nuttig voor 7 personen. Is dit artikel nuttig voor u?