Die Verknüpfung mit dem Buchführungspaket Exact online ist eine Integration, bei der sowohl Zahlungsdaten als auch Kontakte zwischen Teamleader und Exact synchronisiert werden.


Durch die Verknüpfung mit Exact Online werden Rechnungen und Gutschriften von Teamleader nach Exact Online exportiert, wo dann die weiteren buchhalterischen Schritte erfolgen. Dazu werden auch zuierst die Kunden, mit denen Rechnungen verknüpft sind, nach Exact exportiert. Wenn eine Rechnung in Exact Online als bezahlt angegeben wird, dann erhält diese Rechnung in Teamleader ebenfalls automatisch den Status "bezahlt". Sie verwalten Ihre Sachkonten in Exact Online und diese Informationen werden bei jeder Synchronisation an Teamleader übermittelt.


Bei der Verknüpfung von Teamleader mit Exact Online können drei verschiedene Szenarien auftreten. Abhängig von Ihrer Situation folgen Sie einer der drei folgenden Erklärungen:


A. Mein Exact-Account ist leer (und mein Teamleader-Account ist leer oder nicht leer)

Wenn Ihr Exact-Account noch keine Daten enthält, müssen Sie zunächst einige Details einstellen:

  • Geschäftsjahre einrichten (Zeitraum-Datumtabelle);
  • ein Journal für Rechnungen einrichten;
  • ein Journal für Gutschriften einrichten (vom Rechnungsjournal getrennt);
  • Hauptbuchkonten definieren.

Alle diese Einzelheiten finden Sie, indem Sie rechts oben auf Ihren Firmennamen klicken und danach „Stammdaten“ wählen. Sie finden die Einstellungen unter der Sektion „Finanziell“. Wir gehen unten etwas näher auf die Erstellung eines Journals ein.



Die Journale müssen vom Typ „Verkauf“ sein, Teamleader kann nur in diesen Typ von Journalen Daten speichern. Bei der Erstellung eines Journals ist ein vierstelliges Hauptbuchkonto notwendig. Verknüpfen Sie damit ein Ertragskonto.


Alle Ertragskonten werden bei jeder Synchronisierung aus Exact an Teamleader übertragen. Teamleader erkennt Ertragskonten, weil diese im Fall eines deutschen Kontenplans mit 5 beginnen. Sie verwalten also Ihre Konten immer aus Exact heraus. Wenn Sie die Konten nicht verwenden, können Sie einfach ein Standardkonto einrichten und dieses Konto für alle Rechnungspositionen verwenden.


B. Mein Teamleader-Account ist leer und mein Exact-Account enthält meine Kundendatei

Sie können, während Sie die Verbindung herstellen, Ihre Kundendatei ganz einfach in Teamleader importieren, indem Sie den Slider „Unternehmen aus Exact Online importieren“ auf Ja setzen.


C. Sowohl mein Teamleader-Account als auch mein Exact-Account enthalten meine Kundendatei

Wenn Sie sowohl in Exact als auch in Teamleader schon eine Kundendatei haben, ist der Import etwas komplexer. Um zu verhindern, dass Unternehmen in Exact doppelt erzeugt werden, müssen alle Unternehmen zuerst in Teamleader importiert werden. Dazu führen Sie bei der Verknüpfung den Import mit dem Slider „Unternehmen importieren aus Exact Online“ aus.


Nach der Ausführung des Imports sind möglicherweise eine ganze Menge Kunden doppelt in Teamleader. Am besten aktivieren Sie die Kolonne „Kundennummer Buchführungspaket“ in Ihrem Teamleader-Account. Auf diese Weise können Sie sehen, für welche Kunden die Exact-ID bekannt ist und für welche nicht. Diese Option steht auch für Rechnungen zur Verfügung.


Sie können die doppelten Daten jetzt manuell oder automatisch in Teamleader zusammenfügen:


Manuell: Sie geben den Namen eines Unternehmens ein und wenn es zwei Ergebnisse gibt, können Sie Aktionen > Firmen zusammenfügen wählen. Sie können zwei Firmen auch über die Detailseite eines Unternehmens mit einem Klick auf den Pfeil oben zusammenfügen. Teamleader fügt automatisch alle Felder zusammen, darunter auch die Kundennummer. Gibt es Konflikte, erhalten Sie die Gelegenheit, einen der beiden Werte zu wählen.


Wenn es mehr als 50 Duplikate gibt, ist es oft die Mühe wert, auf die folgende (komplexere) Weise Firmen automatisch zusammen zu fügen:

In unserem CSV-Import besteht die Möglichkeit, Unternehmen automatisch zusammen zu fügen. Die restlichen Unternehmen, deren Namen beispielsweise leicht abweicht, können Sie dann anschließend manuell zusammenfügen. Dazu folgen Sie dieser Anleitung:


  1. Erstellen Sie ein Segment, das alle Unternehmen enthält, die Sie soeben importiert haben. Alle Unternehmen, die Sie importiert haben, sind automatisch mit dem Tag „Exact Online Import“ versehen. Sie erstellen also am besten ein Segment mit der Regel „Tags enthält Exact Online Import”.
  2. Sie exportieren dieses Segment nach Excel.
  3. Diese Segment löschen Sie in Teamleader mit einem Klick auf Aktionen > Löschen: alle Firmen werden also wieder entfernt.
  4. Sie löschen die unnötigen Spalten aus der Datei, um zu vermeiden, dass eventuelle ältere Daten aus Exact neuere Daten aus Teamleader überschreiben. Die notwendigen Spalten sind Name und Kundennummer des Buchführungspakets, wir empfehlen außerdem, die Umsatzidentifikationsnummer zu importieren.
  5. Sie speichern die Excel-Datei als CSV und importieren diese mit unserem CSV-Importtool. Nur die Felder Name, Kundennummer des Buchführungspakets und Umsatzidentifikationsnummer sind also notwendig.
  6. Wenn Teamleader ein Kriterium für das Zusammenfügen verlangt, bietet sich der Name (wenn der Name nur selten abweicht) oder die Umsatzidentifikationsnummer (wenn die meisten Umsatzidentifikationsnummern ausgefüllt sind) an. Sie können verschiedene Kriterien ausprobieren. Mit der Vorschaufunktion sehen Sie, wie viele neue Unternehmen hinzugefügt worden sind. Deren Anzahl sollten Sie so niedrig wie möglich halten.
  7. Sie führen den Import aus.
  8. Alle angepassten Unternehmen sind Firmen, die jetzt die korrekte Kundennummer erhalten haben.
  9. Alle hinzugefügten Unternehmen sind Firmen, die nicht zugeordnet werden konnten. Diese werden Sie wie oben beschrieben manuell durchgehen und zusammenfügen müssen.

Wenn alles reibungslos abgelaufen ist, werden Sie sehen, dass bei Ihren Rechnungen überall die Spalte „Kundennummer Buchführungspaket“ ausgefüllt ist. Ist das nicht überall der Fall, dann vergleichen Sie diesen Kunden mit der Excel-Datei, die Sie exportiert haben. Ist dieser Kunde darin nicht vorhanden, wird dieser bei der folgenden Synchronisierung in Exact generiert.


Die eigentliche Verknüpfung mit Teamleader

Zur ersten Verknüpfung mit Exact klicken Sie rechts oben auf Ihren Namen und wählen Marketplace > Buchhaltung und Finanzwesen > Exact Online. Sie verknüpfen Ihren Account und wählen danach aus, welche Abteilung Sie verknüpfen wollen. Sie loggen sich ein und verknüpfen die beiden Journale mit den Rechnungen und Gutschriften. Hier können Sie auch entscheiden, alle Unternehmen und Kontakte aus Exact importieren. Sie geben das Anfangsdatum der Synchronisierung ein und drücken auf Speichern.


Als nächstes müssen einige Kernangaben zwischen Teamleader und Exact verlinkt werden. Am Wichtigsten ist die Angabe des Mehrwertsteuersatzes. Ihre Angaben in Exact müssen immer mit “exklusiv” definiert sein, da Teamleader den Gesamtbetrag immer ohne Mehrwertsteuer synchronisiert.


Darüber hinaus können Sie einen Account für handelsrelevante Preisnachlässe oder verschiedene automatische Accounts, welche bei einem bestimmten Mehrwertsteuersatz vorgeschlagen werden, einrichten (letzteres ist optional). Aktivieren Sie die automatische Synchronisierung erst, nachdem eine erfolgreiche Verbindung besteht.


Um die Synchronisierung durchzuführen, klicken Sie zuerst in der Navigation auf „Rechnungen“. Sie werden sehen, dass rechts oben ein Synchronisationssymbol erschienen ist. Wenn Sie darauf klicken, wird die Synchronisierung mit Exact Online durchgeführt. Nach einer Weile werden Sie eine Mitteilung mit dem Ergebnis der Synchronisierung erhalten. Wenn ein Problem eintritt, sehen Sie am besten zuerst bei diesen Mitteilungen nach. Die Synchronisierung umfasst sowohl die Synchronisierung von Kunden, die verknüpfte Rechnungen oder Gutschriften haben, also auch die eingebuchten Rechnungen und Gutschriften selbst.



Wenn die Verbindung erfolgreich gelegt wurde, dann können Sie einstellen, dass die Synchronisierung von Kunden und Rechnungen automatisch läuft. Die Synchronisierung der Zahlungen von Rechnungen läuft automatisch im Hintergrund. Sie können auch einstellen, dass Sie eine Notifikation erhalten, wenn eine Rechnung aufgrund der Synchronisation auf bezahlt gesetzt wurde.


Automatische Lastschriften

Die Verknüpfung zwischen Teamleader und Exact Online erlaubt für Abonnements in Teamleader auch Zahlungen per Lastschrift. Wenn Sie ein neues Abonnement einrichten, können Sie die Option 'Lastschrift' unter 'erweiterte Einstellungen' aktivieren. Auf der Rechnung, die daraufhin erstellt wird, erscheint dann eine Mitteilung, dass die Rechnung per Lastschrift beglichen werden kann.

Um die effektive Lastschrift einzurichten, sind in Exact noch ein paar Einstellungen zu konfigurieren. Wie Sie das einstellen, erfahren Sie in diesem Stufenplan.


Hinweis: Wenn eine Rechnung in Teamleader den Status "Bezahlt" erhalten hat, dann erhält sie diesen auch in Exact. Wenn Sie den Status aber nun in Exact abändern, dann bleibt dieser in Teamleader dennoch "Bezahlt". Möchten Sie den Status auch in Teamleader abändern, dann muss dies manuell geschehen.

Dieser Artikel war hilfreich für 23 Personen. Ist dieser Artikel hilfreich?