De koppeling met boekhoudpakket Exact online is een diepgaande integratie. Facturen en creditnota's worden geëxporteerd vanuit Teamleader naar Exact Online, zodat daar de boekhouding gedaan kan worden. Met dat doel worden ook eerst de klanten aan wie facturen gekoppeld zijn, naar Exact geëxporteerd. Indien een factuur afgepunt wordt in Exact Online, wordt deze op betaald gezet in Teamleader. Grootboekrekeningen beheer je in Exact Online, en worden voor elke synchronisatie daaruit opgehaald.

Afhankelijk van uw situatie moet u een van volgende 3 stappen volgen:

A. Mijn Exact account is leeg (en mijn Teamleader account is al dan niet leeg)

Indien uw Exact account nog geen gegevens bevat moeten we eerst enkele zaken instellen:

  • boekjaren aanmaken (Periode-datumtabel)
  • een dagboek voor facturen aanmaken
  • een dagboek voor creditnota’s aanmaken (verschillend van het factuurdagboek)
  • grootboekrekeningen definiëren.

Al deze zaken vindt u terug door rechtsboven op uw bedrijfsnaam te klikken en erna te kiezen voor "Stamgegevens". U vindt de instellingen onder de sectie "Financieel". We gaan hieronder even verder in op het aanmaken van een dagboek.


De dagboeken moeten van het type “Verkoop” zijn, Teamleader kan enkel naar dit type dagboeken documenten wegschrijven. Bij het aanmaken van een dagboek moet u verplicht een grootboekrekening meegeven. Link hier een opbrengstrekening aan.

Alle opbrengstrekeningen worden bij elke synchronisatie uit Exact ingeladen in Teamleader. Teamleader herkent opbrengstrekeningen omdat deze met het getal 70 beginnen in geval van een Belgische set-up of met een 8 in geval van een Nederlandse set-up. U beheert dus uw rekeningen steeds vanuit Exact. Indien u geen gebruik maakt van de rekeningen kunt u gewoon een standaard rekening maken en deze rekening voor alle factuurlijnen gebruiken.

B. Mijn Teamleader account is leeg en mijn Exact account bevat mijn klantenbestand

U kunt tijdens het leggen van de verbinding uw klantenbestand zeer snel in Teamleader importeren door de slider "Bedrijven importeren uit Exact Online" aan te vinken, zeer eenvoudig!

C. Zowel mijn Teamleader account als mijn Exact account bevatten mijn klantenbestand

Indien u zowel in Exact als in Teamleader al een klantenbestand heeft is de import iets complexer. Om te voorkomen dat bedrijven dubbel aangemaakt worden in Exact moeten alle bedrijven eerst geïmporteerd worden in Teamleader. Dit doet u door bij de koppeling de import uit te voeren via de slider "Bedrijven importeren uit Exact Online".

Na het uitvoeren van de import zitten er wellicht een heleboel klanten dubbel in Teamleader. U zet best de kolom “Klantennummer boekhoudpakket” aan in uw Teamleader account, op die manier kunt u zien voor welke klanten de Exact-ID gekend is en voor welke niet. Ook bij de facturen is deze kolom beschikbaar.

U kunt de dubbels nu manueel of automatisch samenvoegen in Teamleader:

Manueel: u typt de naam van een bedrijf in en als er 2 resultaten zijn kunt u kiezen voor Acties -> Samenvoegen. U kunt ook via de detailpagina van een bedrijf kiezen voor samenvoegen (onder het kleine pijltje bovenaan). Teamleader zal automatisch alle velden samenvoegen, waaronder dus ook het klantennummer. Zijn er conflicten, dan krijgt u de optie 1 van de 2 waarden te kiezen.

Indien er meer dan ongeveer 50 dubbels zijn is het vaak de moeite waard om op volgende (complexere) manier automatische samenvoegingen te doen:

U kunt gebruik maken van het samenvoegmechanisme ingebouwd in onze CSV-import om de bedrijven automatisch samen te voegen, de resterende bedrijven voegt u dan manueel samen (waarvan de naam bijvoorbeeld licht verschilt). Dit doet u door volgende stappen te volgen:

  1. Maak een segment dat alle bedrijven bevat die u net heeft geïmporteerd. Alle bedrijven die geïmporteerd zijn hebben automatisch een Tag “Exact Online Import” gekregen, u maakt dus best een segment met als regel “Tags bevat Exact Online Import”.
  2. U exporteert dit segment naar Excel.
  3. U voert in Teamleader de bulkactie "Verwijderen" uit op dit segment: alle bedrijven worden dus opnieuw verwijderd.
  4. U verwijdert de onnodige kolommen uit het bestand, dit om te vermijden dat eventuele oudere data uit Exact nieuwere data uit Teamleader zou overschrijven. De nodige kolommen zijn naam en klantennummer boekhoudpakket, we raden ook sterk aan om het BTW-nummer mee te importeren.
  5. U slaat het Excel-bestand op als CSV en importeert dit via onze CSV-importtool. Enkel de velden Naam, Klantennummer boekhoudpakket en BTW-nummer zijn dus nodig.
  6. Als Teamleader een criterium vraagt voor het samenvoegen kunt u dit doen op basis van naam (indien de naam maar zelden verschilt), of op basis van BTW-nummer (indien de meeste BTW-nummers ingevuld zijn). U kunt verschillende criteria proberen, via de preview functionaliteit ziet u hoeveel nieuwe bedrijven er toegevoegd zouden worden. Dit aantal willen we zo laag mogelijk hebben.
  7. U voert de import uit.
  8. Alle aangepaste bedrijven zijn bedrijven die nu het juiste klantennummer gekregen hebben.
  9. Alle toegevoegde bedrijven zijn bedrijven die niet gematcht konden worden. Deze zult u manueel moeten overlopen en samenvoegen, zoals eerder beschreven.

Indien alles goed verlopen is zal u zien dat bij uw facturen overal de kolom “klantennummer boekhoudpakket” is ingevuld. Is dit niet overal het geval, dan vergelijkt u die klant met het Excel-bestand dat u heeft geëxporteerd. Is die klant daar niet in aanwezig, zal deze gewoon aangemaakt worden in Exact bij de volgende synchronisatie.

De eigenlijke koppeling met Teamleader

Om voor het eerst de koppeling met Exact te maken, klikt u rechtsboven op uw naam, kiest voor Integraties/Marketplace -> Boekhouding -> Exact Online. U koppelt uw account, en daarna kiest u welk departement u wilt koppelen. U logt in en koppelt de 2 dagboeken aan facturen en creditnota’s. Hier kunt u er ook voor kiezen om alle bedrijven en contacten te importeren uit Exact. U geeft de startdatum van de synchronisatie in en klikt op Opslaan.



Hierna moet u nog een paar zaken tussen Teamleader en Exact linken. Het belangrijkste hierbij is het linken van de btw-tarieven. De btw-tarieven die u selecteert uit Exact moeten steeds van het type "Exclusief" zijn, aangezien Teamleader steeds de bedragen exclusief btw doorstuurt.

Daarnaast kan je nog een rekening instellen om de (commerciële) kortingen op te boeken en eventueel ook instellen dat automatisch bepaalde rekeningen worden voorgesteld bij het gebruik van bepaalde btw-tarieven (dit laatste is optioneel). We adviseren om de automatische synchronisatie pas in te stellen als de koppeling helemaal goed gelukt is.

Om de synchronisatie uit te voeren klikt u eerst op in de navigatie op "Facturen". U zult zien dat er rechtsboven een synchronisatiesymbool is verschenen. Als u daarop klikt, wordt de synchronisatie met Exact Online uitgevoerd. Na een tijdje zult u een melding krijgen met het resultaat van de synchronisatie. Indien u een probleem ondervindt, kijkt u best eerst deze meldingen na. De synchronisatie omvat zowel het synchroniseren van klanten die facturen of creditnota’s hebben, de (ingebrachte) facturen en creditnota’s zelf.



Wanneer boekingen in Exact afgepunt worden zullen de overeenkomstige facturen in Teamleader op betaald gezet worden.

Eens alles goed ingesteld is kunt u instellen dat de synchronisatie van klanten en facturen automatisch loopt. De synchronisatie van betalingen van facturen loopt sowieso automatisch in de achtergrond. U kunt kunt ook instellen dat u een melding krijgt wanneer een factuur op die manier op betaald werd gezet.


Opgelet: wanneer een factuur de status 'Betaald' krijgt in Teamleader, dan zal die status ook worden overgenomen in Exact Online. Maar indien u de betaalstatus aanpast in Exact, zal de status in Teamleader toch op 'Betaald' blijven staan, tenzij u dit ook in Teamleader manueel aanpast.


Automatische domiciliëring

De koppeling tussen Teamleader en Exact Online laat ook toe om betalingen via domiciliëring te realiseren voor abonnementen binnen Teamleader. Als je een nieuw abonnement aanmaakt, kun je de optie 'domiciliëring' aanvinken onder 'geavanceerde instellingen'. Op de factuur die hieruit gegenereerd wordt, komt dan een melding te staan dat de factuur via domiciliëring kan betaald worden.

Om de effectieve domiciliëring op te stellen, dien je in Exact nog enkele instellingen te configureren. Hoe je dat doet, kan je vinden via dit stappenplan.

Dit artikel is nuttig voor 28 personen. Is dit artikel nuttig voor u?