Onze diepgaande koppeling met boekhoudpakket Octopus verloopt in twee richtingen: informatie van in Teamleader wordt opgehaald naar Octopus, net als betalingsgegevens vanuit Octopus worden overgebracht naar Teamleader. Dit zorgt ervoor dat je direct op de hoogte bent van de nieuwste financiële activiteiten. Hier leggen we uit hoe je jouw Octopus-account kan koppelen en hoe de koppeling in z'n werk gaat.

De koppeling met Octopus exporteert facturen en creditnota's vanuit Teamleader naar Octopus, zodat daar de boekhouding gedaan kan worden. Met dat doel worden ook eerst de klanten aan wie facturen gekoppeld zijn, naar Octopus geëxporteerd. Indien een factuur afgepunt wordt in Octopus, wordt deze op betaald gezet in Teamleader. Grootboekrekeningen beheer je in Octopus, en worden voor elke synchronisatie daaruit opgehaald.

Heb je nog geen account bij Octopus? Dan kan je er één aankopen via http://www.octopus.be.

Afhankelijk van jouw situatie moet je een van volgende 3 stappen volgen:

A. Mijn Octopus-account is leeg (en mijn Teamleader-account is al dan niet leeg)

Indien jouw Octopus-account nog geen gegevens bevat, moeten we er eerst enkele zaken instellen:

  • Boekjaar aanmaken
  • Dagboeken aanmaken
  • Grootboekrekeningen nakijken

Eerst maak je een boekjaar aan, dit doe je door naar Beheer -> Boekjaren te navigeren:

s1


Je maakt een nieuw boekjaar aan door op het omcirkelde icoontje te klikken. Op de onderstaande afbeelding zie je ook een voorbeeld voor boekjaar 2015. Merk op dat je de begindatum niet kan wijzigen. De boekjaren moeten steeds op elkaar volgen, zonder tussenperiodes. Mogelijks moet je extra boekjaren aanmaken vooraleer je het boekjaar kan aanmaken dat je wil.

s2


Eens je het boekjaar hebt aangemaakt kan je de dagboeken aanmaken. Daarvoor moet je eerst nagaan of het juiste boekjaar openstaat (in de menubalk: Boekjaar - Openen boekjaar), zodat je de dagboeken niet op het verkeerde boekjaar aanmaakt.

Je hebt twee dagboeken nodig: één voor factuur en één voor creditnota’s. Het eenvoudigste is om het dagboek voor facturen “V1” te noemen en “V2” voor creditnota’s. Als "Invoer Type" kies je steeds "Verkoop Boekingen". Enkel dagboeken van dit type zullen zichtbaar zijn in Teamleader.

s3


Hierna kijk je de grootboekrekeningen na, deze vind je onder Beheer -> Rekeningen. De rekeningen die met 70 beginnen halen we op uit Octopus, en in Teamleader kun je voor elke regel van je facturen aangeven op welke rekening die moet geboekt worden. Eventuele aanpassingen van de rekeningen doe je best in overleg met je boekhouder.

s4


B. Mijn Teamleader-account is leeg en mijn Octopus-account bevat mijn klantenbestand

Je kan tijdens het leggen van de verbinding je klantenbestand zeer snel in Teamleader importeren door de slider "Bedrijven importeren uit Octopus" aan te vinken, zeer eenvoudig!


C. Zowel mijn Teamleader-account als mijn Octopus-account bevatten mijn klantenbestand

Indien je zowel in Octopus als in Teamleader al een klantenbestand hebt, is de import iets complexer. Om te voorkomen dat bedrijven dubbel aangemaakt worden in Octopus moeten alle bedrijven eerst geïmporteerd worden in Teamleader. Dit doe je door bij de koppeling de import uit te voeren via de slider "Bedrijven importeren uit Octopus".

Na het uitvoeren van de import zitten er wellicht een heleboel klanten dubbel in Teamleader. Je zet best de kolom “Klantennummer boekhoudpakket” aan in je Teamleader-account, op die manier kan je zien voor welke klanten de Octopus-ID gekend is en voor welke niet. Ook bij de facturen is deze kolom beschikbaar.

Je kan de dubbels nu manueel of automatisch samenvoegen in Teamleader:

Manueel: je typt de naam van een bedrijf in en als er 2 resultaten zijn, kan je kiezen voor Acties -> Samenvoegen. Je kan ook via de detailpagina van een bedrijf kiezen voor samenvoegen (onder het kleine pijltje bovenaan). Teamleader zal automatisch alle velden samenvoegen, waaronder dus ook het klantennummer. Zijn er conflicten, dan krijg je de optie 1 van de 2 waarden te kiezen.

Indien er meer dan 50 dubbels zijn, is het vaak de moeite waard om op volgende (complexere) manier automatische samenvoegingen te doen:

Je kan gebruik maken van het samenvoegmechanisme ingebouwd in onze CSV-import om de bedrijven automatisch samen te voegen, de resterende bedrijven voeg je dan manueel samen (waarvan de naam bijvoorbeeld licht verschilt). Dit doe je door de volgende stappen te volgen:

  1. Maak een segment dat alle bedrijven bevat die je net hebt geïmporteerd. Alle bedrijven die geïmporteerd zijn, hebben automatisch een Tag “Octopus Import” gekregen. Je maakt dus best een segment met als regel “Tags bevat Octopus Import”.
  2. Je exporteert dit segment naar Excel.
  3. Je voert in Teamleader de bulkactie "Verwijderen" uit op dit segment: alle bedrijven worden dus opnieuw verwijderd.
  4. Je verwijdert de onnodige kolommen uit het bestand, dit om te vermijden dat eventuele oudere data uit Octopus nieuwere data uit Teamleader zou overschrijven. De nodige kolommen zijn naam en klantennummer boekhoudpakket, we raden ook sterk aan om het BTW-nummer mee te importeren.
  5. Je slaat het Excel-bestand op als CSV en importeert dit via onze CSV-importtool. Enkel de velden Naam, Klantennummer boekhoudpakket en BTW-nummer zijn dus nodig.
  6. Als Teamleader een criterium vraagt voor het samenvoegen kun je dit doen op basis van naam (indien de naam maar zelden verschilt), of op basis van BTW-nummer (indien de meeste BTW-nummers ingevuld zijn). Je kan verschillende criteria proberen, via de preview functionaliteit zie je hoeveel nieuwe bedrijven er toegevoegd zouden worden. Dit aantal willen we zo laag mogelijk hebben.
  7. Je voert de import uit.
  8. Alle aangepaste bedrijven zijn bedrijven die nu het juiste klantennummer gekregen hebben.
  9. Alle toegevoegde bedrijven zijn bedrijven die niet gematcht konden worden. Deze zul je manueel moeten overlopen en samenvoegen, zoals eerder beschreven.

Indien alles goed verlopen is, zal je zien dat bij je facturen overal de kolom “klantennummer boekhoudpakket” is ingevuld. Is dit niet overal het geval, dan vergelijk je die klant met het Excel-bestand dat je hebt geëxporteerd. Is die klant daar niet in aanwezig, zal deze gewoon aangemaakt worden in Octopus bij de volgende synchronisatie.


De eigenlijke koppeling met Teamleader

In Teamleader klik je rechtsboven op jouw naam, kies je voor Integraties/Marketplace, Boekhouding en dan Octopus. Na het ingeven van je gebruikersnaam en wachtwoord koppel je de aangemaakte dagboeken aan facturen en creditnota’s. Je geeft de startdatum van de synchronisatie in, geeft eventueel aan dat je de bedrijven uit Octopus wil importeren en klikt op opslaan.



Als alles goed verlopen is, zijn de BTW-percentages van Teamleader en Octopus correct gekoppeld. Eventueel kan je nog instellen dat automatisch bepaalde rekeningen geselecteerd worden bij het gebruik van bepaalde BTW-tarieven. We adviseren om de automatische synchronisatie pas in te stellen als de koppeling helemaal goed gelukt is.

Om de synchronisatie uit te voeren klik je eerst op Facturen in de navigatie. Je zal zien dat er rechtsboven een synchronisatiesymbool is verschenen. Als je daarop klikt, wordt de synchronisatie met Octopus uitgevoerd. Na een tijdje zul je een melding krijgen met het resultaat van de synchronisatie. Indien je een probleem ondervindt, kijk je best eerst deze meldingen na. De synchronisatie omvat zowel het synchroniseren van klanten die facturen of creditnota’s hebben, de (ingebrachte) facturen en creditnota’s zelf en het ophalen van informatie over betaling (afpunting) uit Octopus.

Nadat je de synchronisatie hebt laten lopen, kan je in Octopus de ingeboekte facturen bekijken door te kiezen voor Boekhouding -> Verkoopdagboek. Merk op dat het verkoopdagboek niet mag open staan als u de synchronisatie aan het uitvoeren bent, anders zullen de gegevens niet worden overgebracht.

Je kan eveneens CODA-bestanden van je bank importeren via Boekhouding -> Importeren -> CODA Bestanden, en die betalingen vervolgens matchen met de facturen via Boekhouding -> Afpunten -> Klanten afpunten. Facturen die afgepunt zijn in Octopus zullen ook automatisch op betaald worden gezet in Teamleader.


Opgelet: wanneer een factuur de status 'Betaald' krijgt in Teamleader, dan zal die status ook worden overgenomen in Octopus. Maar indien u de betaalstatus aanpast in Octopus, zal de status in Teamleader toch op 'Betaald' blijven staan, tenzij u dit ook in Teamleader manueel aanpast.

Dit artikel is nuttig voor 9 personen. Is dit artikel nuttig voor u?