De koppeling met boekhoudpakket Twinfield is een diepgaande integratie. Net als bij Exact online en Octopus worden zowel betalingsgegevens als facturen in beide richtingen gesynchroniseerd.

De koppeling met Twinfield exporteert facturen en creditnota's vanuit Teamleader naar Twinfield, zodat daar de boekhouding gedaan kan worden. Met dat doel worden ook eerst de klanten aan wie facturen gekoppeld zijn, naar Twinfield geëxporteerd. Indien een factuur afgepunt wordt in Twinfield, wordt deze op betaald gezet in Teamleader. Grootboekrekeningen beheer je in Twinfield, en worden voor elke synchronisatie daaruit opgehaald.

De Twinfield-koppeling activeren

Om de koppeling te gebruiken is minstens een zogenaamd "Extra boekhouden" abonnement nodig (level 4). Indien je twijfelt of je dit hebt, neem je best eens contact op met je boekhouder of Twinfield zelf. We raden sterk af om een admin account (level 1) account te koppelen aan Teamleader.

De koppeling wordt geactiveerd via ‘Integraties/Marketplace’. Daar kies je voor ‘Boekhouding’. Hier kan je verder kiezen tussen enerzijds Exact of Octopus en anderzijds Twinfield. Kies je voor de eerste maal voor Twinfield, dan zal je zien dat je administratie uiteraard nog niet gekoppeld is. Om dit te doen, dien je een aantal gegevens in te vullen:



• Begindatum: selecteer vanaf welke datum de synchronisatie van facturen vanuit Teamleader moet gebeuren. Normaal gezien zal dit samenvallen met het begin van je boekjaar.
• Gebruikersnaam: je Twinfield gebruikersnaam
• Wachtwoord: je Twinfield wachtwoord
• Organisation: dit is een extra loginveld dat Twinfield gebruikt om je te identificeren. Dit krijg je mee bij het aanmaken van je Twinfield account.

Als je alles juist hebt ingevuld, kan je klikken op ‘Adminstratie verbinden’. Teamleader zal nu de link leggen met Twinfield en je vertellen of alles goed gelukt is. Let op, je kan slechts één Twinfield administratie verbinden met Teamleader!

Als alles goed is verlopen, krijg je de keuze welke administratie uit Twinfield je wilt koppelen aan Teamleader.

Als je wilt, kan je ook nog de bedrijven die al in je Twinfield-account zitten, importeren naar Teamleader. Dit is aangeraden: zo voorkom je dat bedrijven dubbel aangemaakt worden in Twinfield bij het exporteren van facturen.

Klik je op ‘Opslaan’, dan wordt de koppeling gemaakt en worden eventuele bedrijven geïmporteerd in Teamleader.

Nu kan je nog drie zaken instellen:



• Je btw-codes linken aan Twinfield: zorg ervoor dat je btw-codes in Twinfield en Teamleader overeenkomen, zodat je makkelijk kan exporteren.
• Standaardinstelling voor rekeningnummers: hier kan je alle rekeningen in Teamleader gelijkstellen met die in Twinfield. Zijn er facturen waarbij nog geen rekening is gedefinieerd, dan kan je dit automatisch laten aanvullen door de slider onderaan aan te zetten.
• Automatische synchronisatie: zet je dit aan, dan hoef je de synchronisatie tussen Twinfield en Teamleader niet handmatig te starten. Deze synchronisatie loopt elke nacht en je kan ervoor kiezen om op de hoogte gehouden te worden van nieuwe betalingen.

Facturen exporteren

Nadat je alles goed hebt ingesteld, kan je facturen gaan exporteren naar Twinfield. Navigeer je naar ‘Facturen’, dan zal je zien dat er bovenaan een synchronisatiesymbool komt te staan. Als je hier op klikt, dan kan je de synchronisatie met Twinfield starten. De facturen worden op de achtergrond naar Twinfield getrokken en je krijgt een melding als de volledige synchronisatie voltooid is. In de melding zie je hoeveel facturen er geëxporteerd werden en hoeveel klanten werden aangemaakt in Twinfield (dit gebeurt enkel als een klant niet werd teruggevonden in Twinfield zelf).

Als er iets misgelopen is met het synchroniseren van bepaalde facturen, dan zal je hier een melding van krijgen. Zo kan het bijvoorbeeld zijn dat Teamleader enkele facturen of creditnota's bevat met ongedefinieerde rekeningen. In dat geval krijg je te zien in welke gevallen dit voorkomt en kan je ze direct bewerken.




Opmerking: een groot verschil tussen Teamleader en Twinfield is het gebruik van dagboeken. Twinfield gebruikt standaard maar één dagboek om facturen en creditnota’s in op te slaan, terwijl Teamleader standaard facturen en creditnota’s apart nummert. Dit heeft als resultaat dat de factuurnummering in Twinfield niet meer overeenkomt vanaf de eerste creditnota in Teamleader.

Facturen in Twinfield

Is je export gelukt, dan kan je de geëxporteerde facturen steeds terugvinden in Twinfield als conceptboekingen. Je kan ze dus terugvinden en beheren in Twinfield via Boekhouding > conceptboekingen.



Alle facturen worden als conceptboeking opgeslagen omdat je in Twinfield een definitieve boeking niet meer kan aanpassen. Wil je de conceptboeking omzetten naar een definitieve, dan kan je deze actie uitvoeren links onder het groene vlagje (zie screenshot).

Facturen afletteren

Als je in Twinfield facturen aflettert (m.a.w. op betaald zet), dan krijgt Teamleader ook deze informatie binnen en worden facturen ook op betaald geplaatst. Afletteren in Twinfield doe je via Boekhouding > Afletteren. Hier kan je je debiteuren (verkoopfacturen) definitief op betaald zetten. Hiervoor moet je wel eerst je conceptboekingen definitief inboeken.


Opgelet: wanneer een factuur de status 'Betaald' krijgt in Teamleader, dan zal die status ook worden overgenomen in Twinfield. Maar indien je de betaalstatus aanpast in Twinfield, zal de status in Teamleader toch op 'Betaald' blijven staan, tenzij je dit ook in Teamleader manueel aanpast.

Dit artikel is nuttig voor 6 personen. Is dit artikel nuttig voor u?