Es ist nicht immer einfach die Übersicht über Ihre Arbeitsstunden und Ihr verbrauchtes Material zu behalten, besonders dann nicht, wenn Sie viel unterwegs arbeiten. Oft kommt es dann vor, dass Wichtiges vergessen wird oder dass die geleisteten Stunden lediglich geschätzt werden. Es wird Zeit für einen Arbeitsauftrag: Dies ist ein Dokument, in dem alles feinsäuberlich festgehalten wird. Jedoch ist Papier nicht immer beständig und kann leicht verloren gehen. Die Lösung? Ein digitaler Arbeitsauftrag. Die perfekte Lösung? Ein digitaler Arbeitsauftrag verbunden mit Teamleader.


Digitales Arbeiten bietet den Vorteil, dass keine Unterlagen mehr verloren gehen können und außerdem werden alle Informationen zentralisiert: alles, was Sie eingeben, wird automatisch, wenn Sie mit dem Internet verbunden sind, an Teamleader geschickt.


Arbeitsaufträge erstellen

Einen Arbeitsauftrag mit Teamleader erstellen ist kinderleicht. Mit unserer App durchlaufen Sie die nötigen Schritte und Sie können Ihren Kunden am Ende den Arbeitsauftrag auch unterzeichnen lassen.


Schritt 1: Kunden auswählen

Dank dem Link zwischen der App und der Datenbank von Teamleader können Sie ganz einfach Kunden auswählen und deren Daten für Ihren Arbeitsautrag verwenden. Die Adresse wird automatisch eingefüllt oder Sie können, falls Sie das wünschen, eine Adresse der Baustelle beispielsweise eintragen. Nun fehlt noch Ihr Kilometerstand und es kann losgehen.



Schritt 2: Geleistete Arbeitsstunden eintragen

Sie starten einen neuen Auftrag? Geben Sie ein, wann Sie begonnen haben und wann Sie fertig waren. Mittagspause? Kein Problem, fügen Sie einfach ein paar Stunden hinzu, nachdem Sie Ihre Arbeit wieder aufgenommen haben. Haben Sie zusätzliche Information, die Sie gerne an diese Arbeitsstunden anfügen möchten? Fügen Sie einfach eine Beschreibung hinzu.


Alleine zu arbeiten kann ermüdend sein. Daher können Sie auch Kollegen an den selben Arbeitsauftrag hinzufügen. Alle geleisteten Arbeitsstunden werden an den gesamten Rechnungsbetrag addiert.




Schritt 3: Verbrauchte Produkte speichern

Sie können neben Kollegen auch bereits in Datenbank von Teamleader bestehende Produkte an Ihren Arbeitsauftrag hinzufügen. Fügen Sie so viele Produkte, wie Sie möchten zusammen mit der verbrauchten Menge hinzu.


Schritt 4: Kommentare hinzufügen

Haben Sie all Ihre Produkte eingetragen? Fügen Sie Kommentare und Fotos hinzu, um Ihren Arbeitsauftrag abzurunden. So wissen Sie und Ihre Kollegen über Besonderheiten Bescheid und so kann sicher nichts vergessen werden.



Schritt 5: Erstellen Sie ein PDF-Dokument

Sie haben alles eingetragen? Fügen Sie all Ihre Informationen in ein PDF-Dokument zusammen und lassen Sie Ihren Kunden dies an Ort und Stelle unterschreiben. Spreichern Sie den Arbeitsauftrag und schicken Sie Ihn direkt ins Büro.




Einen Arbeitsauftrag in eine Rechnung umwandeln

Nachdem Sie Ihren Arbeitsauftrag gespeichert haben, können Sie diesen in der Webversion von Teamleader bei dem entsprechenden Kunden wieder finden. Das PDF-Dokument finden Sie unter “Dokumente” und die geleisteten Arbeitstunden unter “Unfakturierte verwendete Zeit”. Unter “Aktionen” haben Sie verschiedene Optionen:


Rechnung erstellen
Nicht fakturieren
Bearbeiten
In Excel exportieren



Wenn Sie sich dafür entscheiden, eine Rechnung zu erstellen, dann erscheint die Rechnung in einem neuen Fenster. Sie können diese Rechnung dann bearbeiten, wenn Sie möchten und dann die Rechnung speichern. Und schon haben Sie einen Arbeitsauftrag in eine Rechnung umgewandelt.


Einen Arbeitsauftrag vorbereiten

Eine Sache sollten Sie noch wissen: Sie können einen Arbeitsauftrag nicht in der Webversion von Teamleader erstellen. Dies ist lediglich in der App möglich. Jedoch können Sie den Arbeitsauftrag für später vorbereiten.


Häufig geschieht dies in Firmen, wo manche Mitarbeiter im Büro arbeiten und andere im Außendienst. Beispielsweise können dann Mitarbeiten im Büro eine Besprechung für einen Techniker vor Ort planen.


Als Mitarbeiter im Büro können Sie dann eine Besprechung in Teamleader erstellen, sodass der Techniker weiss, wo er hin muss. Sie können sogar mit einem Klick auf das Tablet icon verschiedene Dinge vorbereiten. Dabei haben Sie zwei Optionen: Entweder füllen Sie den Arbeitsauftrag basierend auf einem bereits bestehenden Angebot aus oder Sie können manuell einige Daten hinzufügen, wie beispielsweise eine Beschreibung der Aufgaben oder des benötigten Materials. So weiss der Techniker genau, was er oder sie zu erwarten hat.



Möchten Sie es selbst ausprobieren? Laden Sie die App unter Apple App Store oder Google Play Store herunter und probieren Sie Teamleader aus unter: www.teamleader.de

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