Onderweg is het niet altijd even eenvoudig om specifiek je werkuren, materialen en dergelijke bij te houden. Vaak worden zaken vergeten of met de natte vinger uren geregistreerd. Enter de werkbon: een documentje waarop je alles makkelijk kan bewaren. Maar papier is vergankelijk en raakt snel verloren. De oplossing? Een digitale werkbon. Een optimale oplossing? Een digitale werkbon gecombineerd met Teamleader.

Digitaal werken heeft het directe voordeel dat er geen papieren kunnen verloren gaan en dat alle informatie gecentraliseerd bewaard wordt: alle informatie wordt direct naar Teamleader verzonden zodra er een internetverbinding beschikbaar is.

Maar voordat je aan de slag kunt met een digitale werkbon moet je eerst een e-mail sturen naar support@teamleader.be om de werkbonnen te activeren. 

Werkbonnen maken

Een werkbon opstellen met de Teamleader app is kinderlijk eenvoudig. De app stelt je alle benodigde stappen voor en vraagt tot slot nog een handtekening van je klant.

Stap 1: definieer een klant

Omdat de mobiele app gelinkt is aan je Teamleader database kan je bestaande klanten gewoon opzoeken en aanvullen in de werkbon. Alle beschikbare adresgegevens worden automatisch ingevuld - of, als je wilt - geef je nog een ander werfadres in. Vul nog je kilometers in aan de hand van je kilometerstand of het effectieve aantal en je bent vertrokken.



Stap 2: Noteer je gewerkte uren

Start je met werken? Geef je begin- en einduur in om aan te geven hoe lang je hebt gewerkt. Neem je een middagpauze? Geen probleem, voeg gewoon enkele uren toe nadat je opnieuw gestart bent. Heb je nog iets te melden omtrent je gewerkte uren, vul dan desgewenst nog een beschrijving toe.

Alleen werken is soms maar saai. Ga je met meerdere collega’s de baan op, kan je hen ook toevoegen aan dezelfde werkbon. Alle uren die je samen hebt gewerkt worden dan automatisch opgeteld voor de uiteindelijke factuur.



Stap 3: verbruikte artikelen bewaren

Net als bij de klant kun je de artikelen die al in de Teamleader database zitten ophalen en noteren op de werkbon, samen met het aantal. Voeg zoveel artikelen toe als je maar wilt!

Stap 4: voeg opmerkingen toe

Klaar met artikelen ingeven? Voeg nog eventuele opmerkingen en foto’s toe om het plaatje te vervolledigen. Zo weten jij en je medewerkers steeds of er iets speciaals gebeurd is dat niet vergeten mag worden.



Stap 5: genereer een PDF

Volledig klaar met werken? Giet de gegevens samen in een PDF-bestand en laat je klant nog ter plaatse ondertekenen. Sla de werkbon op en verzend hem direct naar kantoor!


Een werkbon omzetten in een factuur

Nadat je de werkbon hebt opgeslagen, kan je hem in de webversie van Teamleader terugvinden onder je klant. De PDF kun je vinden onder de ‘Documenten’, je tijdsregistratie wordt aangegeven in Teamleader als “ongefactureerde tijd”.

Daar heb je de keuze om een aantal acties te ondernemen:

  • Factureren
  • Niet factureren
  • Bewerken
  • Exporteren naar Excel


Als je kiest voor “factureren” dan krijg je direct de inhoud van de werkbon te zien op een nog in te boeken factuur. Maak hier desgewenst nog enkele aanpassingen en sla de factuur op. Meer hoef je niet te doen om je werkbon om te zetten naar een volwaardige factuur!

Een werkbon klaarzetten

Eén ding moet je zeker weten: je kan geen werkbon afwerken vanuit de webversie van Teamleader. Een werkbon finaliseren kan enkel via de mobiele app. Wat je wel kan doen, is de werkbon klaarzetten voor gebruik.

Dit gebeurt vaak bij bedrijven die met een binnen- en een buitendienst werken. De binnendienst regelt bijvoorbeeld de afspraken voor de techniekers die ter plaatse moeten komen.

Dan kan je als binnendienst direct een afspraak aanmaken in Teamleader zodat je technieker weet waar hij naartoe moet. Meer zelfs, je kan via het tabletsymbool al enkele gegevens instellen voor je technieker. Je krijgt twee opties: ofwel vul je de werkbon al deels in met gegevens uit een bestaande offerte, ofwel voer je manueel enkele gegevens in. Zo geef je bijvoorbeeld een omschrijving van de uit te voeren taak mee, of de benodigde materialen, zodat je technieker weet wat hij allemaal dient mee te nemen. Een voorbereid man is er twee waard!


Benieuwd om het zelf te proberen? Download nu gratis de app via de Apple App Store of via de Google Play Store en maak een gratis testaccount aan via www.teamleader.be/www.teamleader.nl!

Dit artikel is nuttig voor 19 personen. Is dit artikel nuttig voor u?