Bei wichtigen E-Mails kann es interessant sein, diese in Ihrem CRM-System bei der richtigen Person zu speichern. Aber kopieren ist heute nicht mehr modern, deshalb hat Teamleader zwei Plug-ins entwickelt, mit denen Sie Ihre eingehenden und ausgehenden E-Mails direkt bei Ihrem gewünschten Kontakt, Unternehmen oder Projekt speichern können.


Diese Plug-ins sind für die beiden am häufigsten vorkommenden E-Mail-Programme konzipiert worden: Gmail und Outlook. Sie lassen sich beide unter „Externe Dienste“ unter Ihrem persönlichen Menü (rechts oben unter Ihrem Namen) downloaden.


Gmail Plug-in

Zur Installation des Gmail-Plug-ins verweisen wir Sie auf diesen speziellen Artikel. Dort finden Sie alles, um den Plug-in erfolgreich in Kombination mit Teamleader zu verwenden.


Outlook Plug-in

Der Outlook-Plug-in funktioniert ungefähr auf dieselbe Weise wie derjenige von Gmail. Sie können den Plug-in über diesen Link https://www.teamleader.be/plugins/TeamleaderOutlookPlugin.zip installieren.
Vorsicht, dieser Plug-in funktioniert nur mit Outlook 2013 und 2016, und auf Windows. Benutzer von Mac können allerdings die Webversion von Outlook verwenden. Mit dem Chrome-Plug-In können Sie ebenfalls Ihre E-Mails tracken.


Auch hier können Sie wählen, eingehende und ausgehende E-Mails zur richtigen Person in Teamleader zu ziehen oder eine unbekannte Person direkt Ihrem CRM zuzufügen. Auch Ihre allgemeinen E-Mail-Mustervorlagen stehen zur Verfügung.




Unten auf jeder E-Mail sehen Sie einen Teamleader-Rahmen. Damit können Sie aus der E-Mail eine Aufgabe oder ein Ticket generieren oder die E-Mail zu Ihrem Ansprechpartner ziehen.


IMAP/Teamleader-Inbox

Wer nicht mit Gmail oder Outlook arbeitet, aber trotzdem gerne E-Mails in Teamleader speichern will, kann unsere IMAP-Verknüpfung nutzen. Dabei werden Ihre Emails sozusagen von Ihrem E-Mail Posteingang in die Teamleader-Inbox kopiert. Durch diese Verbindung sehen Sie in Teamleader die E-Mails der vergangenen zwei Wochen aus Ihrer Mailbox. Jedoch werden die Emails nicht automatisch beim entsprechenden Kontakt oder der entsprechenden Firma gespeichert, sondern werden gesammelt abgespeichert und Sie können dann entscheiden, ob Sie diese beim entsprechenden Ansprechpartner oder Unternehmen speichern möchten.


Die Einstellungen für diese Verknüpfung befinden sich auch unter „Marketplace“. Sie brauchen nur einige Angaben auszufüllen, wie Ihren IMAP-Server und -Usernamen sowie das Sicherungsprotokoll. Wenn Sie diese nicht wissen, fragen Sie am besten Ihren IT-Beauftragten, aber die meisten E-Mail-Provider nutzen die normale SSL-Verschlüsselung. Geben Sie Ihr Kennwort ein und prüfen Sie die Verbindung. Wenn alles gelungen ist, können Sie auf „Speichern“ klicken und die Verknüpfung ist gelegt.



Wenn Sie bei einem Ansprechpartner oder einem Unternehmen nachsehen, finden Sie unten auf jeder Seite das Tracking. Neben dem Wort „Tracking“ sehen Sie auch ein -Symbol stehen. Wenn Sie darauf klicken, gelangen Sie in Ihre Teamleader-Inbox, welche folgendermaßen aussieht:



Damit können Sie auch eine E-Mail über Ihre persönliche Tracking-E-Mail-Adresse in bcc direkt an Teamleader weiterleiten. Darüber später mehr. Zuerst klicken wir auf die Schaltfläche „IMAP“ in der rechten oberen Ecke. Wenn alles gut geht, beginnt Teamleader damit, E-Mails aus Ihrer persönlichen Mailbox zu holen. Wählen Sie die betreffende E-Mail und klicken Sie auf „Speichern“. Jetzt finden Sie diese E-Mail im Tracking des Kontakts oder Betriebs, in dem sie sich befanden. Wichtig ist also, dass Sie von dem Kontakt oder der Firma aus beginnen, bei dem/der Sie die E-Mail speichern wollen.


E-Mail weiterleiten in bcc

Wie oben erwähnt gibt es noch eine zusätzliche Möglichkeit, E-Mails in Teamleader zu holen. Jeder Teamleader-User hat eine eindeutige Weiterleitungsadresse, deren Namen als tracking-####-####@teamleadertracking.be gebildet wird. Wenn Sie diese E-Mail-Adresse beim Versand von E-Mails als blind carbon copy (bcc) angeben, wird eine Kopie direkt an diese Teamleader-Inbox gesendet. Neben dem Umschlag erscheint eine Ziffer, wie etwa:



Wenn Sie dann darauf klicken, sehen Sie, dass die E-Mail, die Sie versandt haben, auch in Ihrer Teamleader-Inbox zur Verfügung steht. Sie können noch wählen, diese mit der richtigen Person zu verbinden oder aus Ihrer Teamleader-Inbox zu löschen. Das hat keinen Einfluss auf Ihre persönliche Inbox.


Ein Tipp: die meisten E-Mail-Programme können eine Standard-bcc-Adresse einrichten. Wenn Sie hier Ihre Teamleader-Tracking-E-Mail-Adresse eingeben, gelangen alle Ihre versandten E-Mails automatisch in Ihre Teamleader-Inbox. Sie haben hinterher noch immer die Wahl, welche E-Mails Sie speichern und welche Sie wieder löschen möchten. E-Mails in Ihrer Teamleader-Inbox stehen Ihnen stets zwei Wochen lang zur Verfügung.

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