Seguramente ya se te habrá pasado por la cabeza alguna vez querer guardar un email importante junto con su contacto correspondiente en tu CRM. Lo primero que imaginamos que harías para guardarlo, es copiar y pegar el texto de forma manual, sin embargo, ésto quita mucho tiempo y sobretodo se hace imposible de controlar cuando la cadena de emails continúa.


Para ayudarte a agilizar este proceso, Teamleader ha desarrollado dos plugins, es decir, dos aplicaciones adicionales para que puedas vincular y guardar todos los emails enviados y recibidos directamente en la página de tu contacto, empresa o proyecto. De esta forma tú prácticamente no tienes que hacer nada, y todos los emails que quieras, se guardarán de forma automática con cada contacto, empresa o proyecto. Estos dos plugins se han diseñado para ser utilizados con los dos servidores de correo más utilizados: Gmail y Outlook. Puedes descargarlos dirigiéndote a tu nombre, en la parte superior derecha de tu solución Teamleader, después haciendo clic sobre 'Integraciones', y buscando el apartado 'Integración de email'.



Plugin para Gmail

Para instalar el plugin de Gmail, tienes un tutorial en la siguiente entrada de blog. Aquí encontrarás toda la información que necesitas para descargarlo e instalarlo.



Plugin para Outlook

El plugin de Outlook funciona básicamente igual que el de Gmail. Puedes instalarlo a través de este enlace: https://www.teamleader.be/plugins/TeamleaderOutlookPlugin.zip.

Ten en cuenta que este plugin está diseñado para funcionar sólo con Outlook 2013 y 2016, y sólo con el sistema operativo Windows. Los usuarios de Mac pueden utilizar en cualquier caso la versión web de Outlook o guardar sus emails a través del plugin de Google Chrome.


Con esta integración puedes elegir qué emails guardar, tanto los enviados como los recibidos, y vincularlos con el contacto, empresa o proyecto correspondiente en Teamleader. En el caso de que no estuviera aún creado, puedes crearlo directamente a la vez que guardas el email. Las plantillas que hayas creado para cada cliente también las tendrás disponibles.





Con esta integración, cada vez que recibas un email, verás en la parte inferior del mismo un recuadro perteneciente a Teamleader, que te permite guardar el email en la página del contacto o empresa correspondiente, crear una tarea o abrir una incidencia a partir del mismo.



Bandeja de entrada/IMAP

Si no usas Gmail ni Outlook pero aún así quieres guardar los emails en Teamleader, puedes hacerlo a través de una conexión IMAP. Lo que esta conexión hace es 'copiar' tu bandeja de entrada en una bandeja de entrada en Teamleader. Mediante esta conexión podrás ver todos los emails de las últimas dos semanas, en tu bandeja de entrada de Teamleader. De esta forma puedes seleccionar manualmente aquellos emails que quieras vincular con un contacto o empresa, pero no te olvides de ello, ya que esta opción no permite vincularlos de forma automática.


Esta integración la encontrarás en el mismo apartado donde están las dos opciones anteriores, es decir, tienes que dirigirte a tu nombre en la parte superior derecha de la pantalla, hacer clic sobre 'Marketplace' y buscar el apartado 'Integraciones de email'. Tienes que introducir alguna información, como por ejemplo tu servidor IMAP, nombre de usuario y protocolo de seguridad. Si no tienes estos datos, puedes preguntarle a la persona encargada de la informática en tu organización; sin embargo, la mayoría de proveedores de email utilizan una encriptación SSL. Introduce tu contraseña para probar la conexión y si todo sale bien, puedes hacer clic sobre 'guardar', para que se establezca la conexión.






Si ahora buscas un contacto o empresa, al final de su página, en la sección Notas, verás la opción de seguimiento y al lado de la misma, verás el símbolo:



Si haces clic sobre él, serás redireccionado a la bandeja de entrada de Teamleader, que más o menos tiene esta apariencia:






Como te comentábamos, con esta integración también puedes vincular y guardar emails directamente en Teamleader, aunque de forma manual, mediante una copia oculta (cco). A continuación desarrollaremos esta parte, pero primero empecemos por el principio: haz clic en el botón 'IMAP' en la esquina superior derecha. Si todo sale bien, Teamleader empezará, desde ese momento, a guardar emails desde tu bandeja de entrada. Selecciona el email que quieras y haz clic en 'Guardar'. A partir de ahora encontrarás este email en la parte de seguimiento del contacto o empresa donde estabas situado. Esto último es lo más importante ya que cada vez que quieras vincular un email con un contacto o empresa, es necesario que empieces a hacerlo desde la página en la que quieres que se guarde ese email.


Enviar un email con copia oculta (cco)

Como te comentábamos hace unos instantes, hay otra manera de guardar los emails en Teamleader si tu organización no trabaja con Gmail ni Outlook. Cada cuenta de Teamleader tiene una única dirección de reenvío y seguimiento de emails, que tiene esta apariencia: tracking-#####-#####@teamleadertracking.be. Si cada vez que envíes un email introduces esta dirección de email en copia oculta, es decir, en cco, una copia de ese email enviado, será guardado en tu bandeja de entrada de Teamleader. Cada vez que lo hagas así, verás que aparece un número al lado del símbolo del sobre:





Si ahora haces clic sobre éste, verás que el email que has enviado, está también disponible en tu bandeja de entrada de Teamleader. Aún puedes elegir si quieres vincularlo a un contacto o empresa determinados, o eliminarlo de la bandeja de entrada. Hagas lo que hagas, no influirá de ninguna manera en tu bandeja de entrada personal.


Una pequeña ayuda: la mayoría de programas de email permiten la opción de registrar una dirección de email en cco para que siempre que envíes un email, se envíe una copia oculta de forma automática a la bandeja de entrada de Teamleader, y no tengas que escribir esta dirección todas y cada una de las veces. Una vez guardados en la bandeja de entrada, eres libre de decidir si quieres o no guardarlos y vincularlos a un contacto o empresa. Todos estos emails guardados en la bandeja de entrada de Teamleader están disponibles durante dos semanas.


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