Voor belangrijke e-mails kan het interessant zijn om ze op te slaan bij de juiste persoon in je CRM-systeem. Maar kopiëren en plakken is niet meer van deze tijd, vandaar dat we met Teamleader 2 plugins ontwikkelden om je inkomende en uitgaande e-mails rechtstreeks bij je gewenste contact, bedrijf of project te bewaren.

Deze plugins zijn gebouwd voor de twee meest voorkomende e-mailprogramma’s: Gmail en Outlook. Ze zijn beiden te downloaden via ‘Integraties’, onder je persoonlijk menu (rechtsboven onder je naam).

Gmail plugin

Om de Gmail plugin te installeren, verwijzen we je graag door naar deze specifieke blog. Hier vind je alles terug om de plugin succesvol te gebruiken in combinatie met Teamleader.

Outlook plugin

De Outlook plugin werkt ongeveer op dezelfde manier als die van Gmail. Je kan de plugin installeren via deze link: https://app.teamleader.eu/plugins/TeamleaderOutlookPlugin.zip
Opgelet, deze plugin werkt enkel met Outlook 2013 en 2016, en enkel op Windows. Gebruikers van mac kunnen wel de webversie van Outlook gebruiken. Via de Chrome plugin kan je zo ook e-mails gaan tracken.

Ook hier kan je kiezen om inkomende en uitgaande e-mails te tracken naar de juiste persoon in Teamleader, of een onbekende persoon rechtstreeks aan je CRM toe te voegen. Ook je algemene e-mail templates worden beschikbaar.


Onderaan elke e-mail zal je een Teamleader kader zien staan. Hiermee kan je dan van de e-mail een taak of ticket aanmaken, of de e-mail tracken naar je contactpersoon.

IMAP/Teamleader inbox

Wie niet werkt met Gmail of Outlook, maar toch graag e-mails wilt opslaan binnen Teamleader, kan aan de slag met onze IMAP-koppeling. Deze koppeling doet eigenlijk zo veel als je inbox 'kopiëren' naar een Teamleader inbox. Door de koppeling te leggen, zal je in Teamleader de mails van de afgelopen twee weken uit je mailbox te zien krijgen. Je kan er dan voor kiezen om deze op te slaan bij de gerelateerde contactpersoon of bedrijf. Deze link koppelt dus niet automatisch mails aan het juiste contact of bedrijf.

Je vindt de instellingen voor deze koppeling ook onder 'Marketplace'. Je dient enkele gegevens in te vullen, zoals je IMAP-server en -username en het beveiligingsprotocol. Weet je dit niet, dan vraag je dit best even na aan je IT-verantwoordelijke, maar de meeste e-mailproviders gebruiken standaard SSL encryptie. Geef je wachtwoord in en je kan de connectie testen. Als alles geslaagd is, kan je op 'Opslaan' klikken en is de koppeling gemaakt.


Als je gaat kijken bij een contactpersoon of een bedrijf, weet je dat je onderaan elke pagina de tracking terugvindt. Naast het woord 'tracking' zie je ook een -symbool staan. Als je hier op klikt, kom je terecht in je Teamleader inbox. Die ziet er zo uit:


Hiermee kan je ook e-mail rechtstreeks doorsturen naar Teamleader via je persoonlijke tracking-e-mailadres in bcc. Hierover later meer. Eerst klikken we op de knop 'IMAP' in de rechterbovenhoek. Als alles goed gaat, zal Teamleader beginnen met e-mails ophalen vanuit je persoonlijke mailbox. Selecteer de juiste mail en klik op 'Opslaan'. Nu zal je deze mail terugvinden in de tracking van het contact of bedrijf waarop je je bevond. Belangrijk is dus dat je start vanop de pagina waar je de e-mail wilt bewaren.

E-mail doorsturen in bcc

Zoals je hierboven zag, is er nog een extra manier op e-mail in Teamleader te krijgen. Iedere Teamleader user heeft een uniek doorstuuradres dat gevormd wordt als tracking-####-####@teamleadertracking.be. Als je dit e-mailadres gebruikt als blind carbon copy (bcc) bij het versturen van e-mails, dan wordt er een kopie rechtstreeks naar deze Teamleader inbox gestuurd. Je zal zien dat er een cijfertje naast de enveloppe komt te staan, zoiets dus:



Als je hier dan op klikt, zal je zien dat de e-mail die je hebt verzonden ook beschikbaar is in je Teamleader inbox. Je kan er nog voor kiezen om deze te linken bij de juiste persoon of hem te verwijderen uit je Teamleader inbox. Dit zal geen invloed hebben op je persoonlijke inbox.

Een tip: de meeste e-mailprogramma's kunnen een standaard bcc-adres instellen. Als je hier dan je Teamleader tracking-e-mailadres ingeeft, zullen automatisch al je verzonden e-mails terechtkomen in je Teamleader inbox. Je hebt achteraf nog steeds de keuze welke e-mails je wenst op te slaan en welke je weer verwijdert. E-mails in je Teamleader inbox blijven steeds gedurende twee weken beschikbaar.

Dit artikel is nuttig voor 49 personen. Is dit artikel nuttig voor u?