Kontakte und Firmen über Import hinzufügen

Sie können in Teamleader leicht eine Liste mit Kontakten oder Firmen hinzufügen. So müssen Sie nicht ständig jeden Kontakt manuell eingeben. Gehen Sie zur Kontakt- oder Firmenseite, wo Sie die Schaltfläche ‘Import’ sehen. Wenn Sie darauf klicken, erscheint ein Pop-up mit verschiedenen Optionen, um Kontakte und Firmen in Teamleader zu importieren.



Daten importieren

Sie sehen ein graues Feld und daneben eine Schaltfläche zum Auswählen einer Datei. Sie haben folgende zwei Möglichkeiten: entweder kopieren Sie eine existierende Liste aus Excel oder einem anderen Tabellenkalkulationsprogramm und fügen sie in dieses graue Feld ein, oder Sie laden direkt eine XLS, XLSX oder CSV-Datei hoch.


Wenn Sie sich aber dafür entscheiden, Daten einfach zu kopieren und einzufügen, müssen Sie dafür sorgen, dass jeder Datensatz (jede Eingabe) in einer anderen Zeile steht. Beim Kopieren aus einer Excel-Datei geht dies normalerweise problemlos.


Limits

Beim Importieren müssen Sie die folgenden Enschränkungen berücksichtigen. Beim Kopieren und Einfügen von Text direkt in das graue Feld, sind Sie an ein Limit von 5 Millionen Zeichen gebunden. Wenn Sie eine Datei hochladen, darf diese nicht größer als 5 MB sein. Außerdem darf Ihre Datei nicht mehr als 35000 Reihen und 200 Spalten enthalten.


Wenn Sie eine Datei hochladen, müssen Sie ein paar Dinge berücksichtigen:

  • Das Geschlecht einer Person kann auf folgende Weisen angegeben werden: für einen Mann: „M“, „MANN“, „MALE“, für eine Frau: „F“, „FRAU“, „FEMALE“. Bei einem anderen Wert wird das Geschlecht auf unbekannt gesetzt.
  • Für alle Datumsfelder ist folgende Schreibweise zu beachten: JJJJ-MM-TT oder TT/MM/JJJJ
  • Tags können in 1 Feld mitgegeben werden. Verschiedene Tags müssen durch ein Komma (,) getrennt werden. Analog für „Custom Fields“ (benutzerdefinierte Felder) vom Typ „Einzelauswahl“. Tags und Optionen werden automatisch beim Import erstellt, Sie müssen diese nicht vorher eingeben.
  • Für die folgenden 3 Felder können Sie selbst beim Importieren Ihrer Datei den Standardwert angeben. Diese Felder werden also in Ihrer Datei nicht benötigt, wenn sie immer dieselben sind (z. B. wenn Sie nur Firmen aus Deutschland in Ihrer Datenbank haben). Wenn Ihre Datei einen falschen Wert enthält, erhalten Sie eine Fehlermeldung.
  • Länder können mit Ihrem Namen oder entsprechend dem zweistelligen ISO 3166-1-Standard angegeben werden. Wenn Länder nicht erkannt werden können, erhalten Sie eine entsprechende Meldung vom System.
  • Sprachen können über die zweistelligen ISO 639-1-Codes importiert werden (NL, EN, FR, DE...). Auch können Sie über ihren Namen auf Niederländisch (Nederlands, Engels, Frans, Duits...) oder auf Englisch (Dutch, English, French, German...) importiert werden.
  • Bei Firmen können die Account Manager eingegeben werden. Dabei wird nur der „Echte Name“, der auf der Arbeitnehmerseite eingegeben ist, als Wert akzeptiert. Konnte der Account Manager nicht gefunden werden, wird der standardmäßige Account Manager ausgewählt.

Familienname/Vorname

Oft werden Dateien importiert, bei denen der Vorname und der Familienname zusammen in einem Feld stehen. In Teamleader sind diese Felder jedoch getrennt. Darum haben Sie die Wahl: Vorname + Familienname und Familienname + Vorname (je nachdem, in welcher Reihenfolge sie in Ihrer Datei stehen). Die Felder werden dann automatisch getrennt.



Straße + Hausnummer

Bei der Adresse ist die Situation ähnlich: oft stehen Straße und Hausnummer in demselben Feld in der Datei. Wenn Sie sich hier für Straße + Hausnummer entscheiden, dann wird das Feld automatisch getrennt, und die zwei entsprechenden Spalten in Teamleader platziert.
Außer normalen Adressen können Sie auch andere Adressen wie Lieferadressen und Rechnungsadressen importieren.


MwSt-Pflicht

Beim Ausfüllen der MwSt-Pflicht stehen Ihnen folgende mögliche Abkürzungen zur Verfügung:
  • DE: Deutsche MwSt-Pflicht
  • EU_IC: Innergemeinschaftliche MwSt-Pflicht
  • EU_EC: MwSt-Pflicht außerhalb der EU
  • VP: Vertragspartner
  • PRIVAT: Privatperson
  • NO_VAT: Keine MwSt-Pflicht


Zahlungsfrist

Beim Ausfüllen der Zahlungsfrist haben Sie die Wahl zwischen folgenden Werten:
  • Bar: BAR/KONTANT/0D: Zahlungsfrist in bar (0 Tage)
  • Standardmäßige Zahlungsfristen: 7, 21, 30, 7T, 21T, 30T...
  • Flexible Zahlungsfristen: Wenn Sie spezielle Zahlungsziele gewähren, dann können Sie diese auch importieren. Sie werden dann als Voreinstellungen für den Kontakt oder die Firma gespeichert. Sie haben auch die Möglichkeit eigene Zahlungsziele in Teamleader zu erstellen.
  • Monatsende: 30TME: 30 Tage zum Monatsende (analog für 60TME und 90TME)

Sektoren

Sektoren können Sie bei Firmen nur anhand der dreistelligen Codes wie Sie von TrendsTop gehandhabt werden hinzugefügen: Liste der Codes


Hintergrundinformationen

Sie möchten gerne zusätzliche Informationen zu Ihrem Kontakt oder Ihrer Firma hinzufügen? Dann haben Sie auch die Möglichkeit die Spalte "Hintergrundinformation" an Ihre Datei hinzuzufügen. Die Werte von dieser Spalte werden dann im Feld "Hintegrundinformationen" in Teamleader wiedergegeben.


Benutzerdefinierte Felder

Derzeit können direkt beim Import benutzerdefinierte Felder erstellt werden. Davon raten wir jedoch ab, weil Sie den Typen des benutzerdefinierten Feldes nicht wählen können: das Feld wird immer als ein Textfeld, also als Typ "Einzeiliger Text" betrachtet. Oft ist dies nicht wünschenswert, weil das Feld beispielsweise mehrere Optionen enthält. Unter Einstellungen können Sie erst die nötigen benutzerdefinierten Felder erstellen, um diese anschließend beim Importieren auszuwählen. Benutzerdefinierte Felder vom Typ „Ja/Nein“ müssen mit dem Wert 0 (Nein) oder 1 (Ja) importiert werden.


Allgemeines zum Import

Oft haben Kunden eine Datei, die sowohl Kontakte als auch Firmen enthält. Teamleader ist darauf vorbereitet. Folgende Optionen sind möglich:


1. Beim Importieren von Kontakten können Sie neben den Feldern der Kontaktpersonen auch Felder bis zu drei Firmen, bei welchen dieser Kontakt arbeitet, eingeben. Falls Ihre Kontakte über einen Schlüssel mit Firmen verknüpft sind, ist dies auch mit dem Import-Tool möglich. Sie importieren erst die Firmen, und geben den Schlüssel in ein benutzerdefiniertes Feld ein. Dann wählen Sie beim Importieren der Kontakte dieses benutzerdefinierte Feld unter der Kategorie „Felder für dazupassende Firmen“ aus.


2. Beim Firmenimport gibt es folgende Möglichkeiten:
• Sie können bis zu drei Kontaktpersonen, die bei dieser Firma arbeiten, hinzufügen.
• Sie können eine damit verbundene Firma hinzufügen. Dies kann auch benutzt werden, um verschiedene Niederlassungen einer Firma als eine separate Firma zu erstellen.


Verschiedene Kontakte/Firmen mit demselben Namen?

Enthält Ihre Datei Kontakte oder Firmen mit demselben Namen? Teamleader stellt dies automatisch fest, wenn Sie auf die Schaltfläche „Weiter mit Importieren“ klicken, und gibt Ihnen Optionen für das Zusammenfügen. Für das Zusammenfügen gibt es zwei Möglichkeiten:


Alle folgenden Felder müssen dieselben sein: Wenn Sie eine dieser Optionen wählen, werden die Kontakte/Firmen nur zusammengefügt, wenn diese Felder gleich sind. Wählen Sie beispielsweise die Option „Name, Postleitzahl“, dann werden nur Firmen, die denselben Namen und dieselbe Postleitzahl haben, als gleich betrachtet und folglich auch zusammengefügt.


Mindestens 1 der folgenden Felder muss dasselbe sein: diese Optionen werden meistens gewählt, wenn die Datei viele echte doppelte Einträge enthält. Dabei werden Kontakte/Firmen zusammengefügt, wenn mindestens 1 der gewählten Felder eine Übereinstimmung aufweist. Wenn Sie beispielsweise „E-Mail oder Name“ wählen, werden Firmen zusammengefügt, wenn sie denselben Namen oder dieselbe E-Mail-Adresse haben.



Nachdem Sie ein Kriterium für das Zusammenfügen gewählt haben, können Sie erneut auf die Schaltfläche „Weiter mit Importieren“ klicken. Dann berechnet Teamleader, wie viele Kontakte und Firmen erstellt oder angepasst werden. Sie können Ihr Kriterium auch ändern und es erneut versuchen. So können Sie den Einfluss, den das jeweils gewählte Kriterium hat, sofort sehen.


Etwas schiefgegangen?

Ist beim Import etwas schiefgegangen? Nach einem Import erscheint ein extra Widget auf der entsprechenden Übersichtsseite mit dem Namen "Import", wo Sie den Import bestätigen ("Verwerfen") oder rückgängig ("Import deaktivieren") machen können. Dieses Widget verschwindet erst, wenn Sie den Import bestätigt haben. Achtung: Wenn Sie den Import rückgängig machen, werden nur Kontakte und Firmen geändert, die hinzugefügt wurden. Änderungen an bestehenden Kontakten und Firmen können nicht mehr rückgängig gemacht werden!



Beispiele

Hier finden Sie zwei Beispiele, wie eine Excel-Datei aufgebaut ist:

Beispiel_Kontakte

Beispiel_Firmen


Wichtiger Hinweis:

Wenn Sie mehr über unser CRM Modul herausfinden möchten, dann raten wir Ihnen auch unsere Erklärungvideos anzuschauen. Eine Liste mit allen Videos finden Sie hier.



Dieser Artikel war hilfreich für 31 Personen. Ist dieser Artikel hilfreich?