Añadir contactos y empresas a través de una importación


En Teamleader puedes añadir de una forma muy sencilla listas ya creadas con tus contactos y/o empresas, y de esta forma no tendrás que añadirlos uno por uno de forma manual. Para ello, puedes dirigirte al apartado de Contactos o Empresas que se sitúa dentro de la sección CRM y a la derecha del mismo puedes ver el botón "importar". Una vez hagas clic se abrirá una nueva ventana con el acceso para importar la información que quieras.






Importar archivos:

En el centro de la ventana que se ha abierto podrás ver un gran recuadro en tono gris, y a la derecha del mismo la opción "elegir archivo". Puedes importar tus contactos y empresas de dos maneras: Copiando y pegando un archivo de texto o una hoja Excel directamente en el recuadro gris, o subiendo un archivo Excel. Las extensión del mismo puede ser XLS, XLSX o CSV.


Si prefieres la opción de copia y pega desde un archivo de texto, asegúrate de que utilizas una línea para cada registro, de forma que la importación se haga correctamente. Si te decantas por copiar una hoja de Excel, no debería haber ningún problema.


Limitaciones:

Cuando importes tus contactos y/o empresas ten en cuenta que existen algunas limitaciones. Si copias y pegas un archivo de texto en el recuadro gris, existe una limitación de 5 millones de caracteres. Si decides subir un archivo Excel, éste no puede ocupar más de 5 MB y no puede contener más de 35.000 filas y 200 columnas.


Además, a la hora de subir el archivo Excel, tienes que tener en cuenta lo siguiente:


• Puedes indicar el género/sexo de una persona de las siguientes maneras: El género masculino se debe indicar con "M", "MAN" o "MALE" y el femenino con "W", "WOMAN", "F" o "FEMALE".

Si se utiliza un valor diferente a estos, el género se guardará como desconocido.


• Los campos que incluyan una fecha deben mantener el siguiente formato: YYYY-MM-DD o DD/MM/YYYY.


Puedes incluir etiquetas en un campo. Éstas deben estar separadas unas de las otras mediante una coma (,). Lo mismo ocurre con los campos personalizados del tipo "Opciones fijas con varias posibilidades". Las etiquetas y las opciones se crean automáticamente durante la importación por lo que no hace falta que las crees de antemano.


• Para los 3 campos que se muestran a continuación puedes indicar un valor estándar a la hora de importar el archivo, e incluso se pueden eliminar si siempre se repite el mismo valor (por ejemplo, el campo país puede ser eliminado si sólo tienes empresas de España en tu base de datos). Si el archivo tiene valores incorrectos aparecerá un mensaje de error.


Puedes incluir diferentes países utilizando su nombre entero o según su código de 2 letras ISO 3166-1. Si un país no es reconocido, el sistema lo indicará con un aviso.

Puedes importar idiomas utilizando el código de 2 letras ISO 639-1 (ES, EN, FR, NL...) o ser indicados con su nombre entero en inglés (Spanish, English, French, German....)

Puedes incluir los gestores de cuentas o los responsables de cada empresa o contacto importado, aunque estos deberán ser también usuarios en Teamleader. En este caso sólo el "nombre real" indicado en la página del usuario será aceptado como valor en el archivo. Si el nombre del gestor de cuentas no puede ser localizado, se asignará el gestor de cuentas predeterminado.


Nombre/Apellido:






En Excel es habitual que el nombre y apellido de los contactos vayan indicados en el mismo campo, sin embargo en Teamleader estos campos se registran de forma separada. Si este es tu caso, puedes separarlos fácilmente seleccionando Nombre + Apellido o Apellido + Nombre (dependiendo del orden en que lo tengas guardado) en el desplegable indicado a la derecha de cada campo (como se ve en la imagen superior). De esta manera los campos se separan de forma automática en el momento de su importación.


Calle y número de casa:

Algo parecido ocurre con las direcciones postales; a menudo la calle y el número de casa vienen registrados en un mismo campo. Con Teamleader se puede hacer esta separación de la misma manera que en el paso anterior, para que finalmente haya 2 columnas separadas.


Además de direcciones postales normales; también se pueden importar otras direcciones como direcciones de entrega o de facturación.


Sujeción a IVA:

Para indicar las diferentes sujeciones a IVA se pueden utilizar las siguientes abreviaturas:


• BE: Tipo de IVA de Bélgica
• EU_IC: Sujeto a IVA dentro de la UE
• EU_EC: Sujeto a IVA fuera de la UE
• MC: Contratista
• PARTIC: Particular
• NO_VAT: No sujeto a IVA


Condiciones de cobro:

Cuando introduzcas las condiciones de pago puedes elegir entre los valores siguientes:


• CONT/CONTANT/0D: Plazo para pagar al contado (0 días)
• 7, 21, 30, 7D, 21D, 30D… : Plazo normal de pago


Efectivo:

CONT/CONTANT/0D: Plazo para pagar al contado (0 días)


Condiciones de cobro por defecto:
7, 21, 30, 7D, 21D, 30D… : Plazo normal de pago


Condiciones de cobro flexibles:

Si utilizas términos de cobro personalizados, puedes cargarlos también. Se mantendrán como una preferencia para tu cliente.

Además, puedes crear condiciones de cobro personalizadas en Teamleader.


Al final del mes:

30DEM: 30 días después del final del mes (lo mismo para 60DEM y 90DEM)


Sectores:

Los sectores a los que pertenecen las empresas importadas pueden introducirse utilizando el código de 3 letras siguiente: Lista de códigos. Sin embargo si el sector que quieres introducir no se encuentra en el mismo, puedes crear un campo personalizado e importar tus propios sectores.


Observaciones:

Si quieres añadir algo de información general sobre la empresa o contacto, también puedes añadir esta información en una nueva columna en tu archivo Excel o CSV. Una vez hagas la importación, verás esta información en el apartado 'Observaciones' que se encuentra en la parte superior de cada contacto y/o empresa.



Campos personalizados:

Actualmente Teamleader permite crear campos personalizados en el momento de hacer la importación. Sin embargo no te recomendamos esta opción ya que no es posible elegir en el momento el tipo de campo personalizado que que se va a crear, sino que éste siempre será un campo de texto plano (por ejemplo no te deja seleccionar si se trata de un porcentaje, email, fecha, etc...). Te recomendamos que antes de hacer una importación, primero crees los campos personalizados desde el apartado Parametrización y después importes el archivo seleccionando dichos campos previamente creados. Los campos personalizados de tipo Sí/No deben ser importados con un valor 0 para No y valor 1 para Sí.

Información general sobre la importacion:

A menudo ocurre que nuestros clientes tienen un único archivo conteniendo los contactos y las empresas de forma conjunta. En Teamleader nos hemos adelantado y podemos solucionarlo de forma sencilla. Estas son las opciones disponibles:


1. A la hora de importar contactos se pueden introducir campos de hasta 3 empresas en las que ese contacto trabaje, además de los campos normales designados para los contactos. Si tus contactos están relacionados con las empresas a través de un número de ID, también es posible conectarlos a través de esta herramienta de importación. Para ello primero tienes que importar las empresas y seguidamente introducir los números de ID en un campo personalizado. De esta manera cuando vayas a importar los contactos, puedes elegir ese mismo campo personalizado que se encontrará dentro de la categoría "Campos para empresas relacionadas".


2. A la hora de importar empresas tienes las siguientes posibilidades:
• Puedes añadir hasta 3 contactos que trabajen para esta empresa.
• Puedes añadir una empresa relacionada. Esta opción puede ser usada por ejemplo para crear diferentes empresas del grupo, que se registran como empresas separadas.


¿Tienes varios contactos o empresas con el mismo nombre?

Teamleader detecta esto automáticamente al hacer clic en el botón "Continuar la importación" y te da dos opciones para fusionar ambos:


Todos los campos siguientes deben ser iguales: Si te decantas por esta opcion, los contactos y/o empresas se fusionarán sólo si todos los campos seleccionados son iguales. Por ejemplo, si eliges la opción "Nombre, Código postal", sólo las empresas que tengan el mismo nombre y el mismo código postal serán reconocidas por el sistema como iguales y por tanto sólo éstas serán fusionadas.


Al menos uno de los campos siguientes debe ser el mismo: Esta opción es útil si el archivo que quieres subir contiene muchos contactos o empresas duplicadas. De esta manera los contactos o empresas se fusionarán si al menos uno de los campos seleccionados coincide. Si por ejemplo eliges "Email o Nombre", sólo los contactos o empresas que tengan el mismo email o el mismo nombre serán fusionados.


Una vez hayas elegido la manera de fusionar los contactos o empresas, puedes hacer de nuevo clic en el botón "Continuar la importación". De esta manera Teamleader calculará cuántos contactos y/o empresas van a ser añadidos o fusionados. Si no estás contento con el resultado, siempre puedes elegir la otra opción disponible y volverlo a intentar. Así puedes ver la diferencia e impacto entre las dos opciones.


¿Acabas de terminar una importación y te has equivocado en algo?

No te preocupes, después de cada importación, aparece un botón en la parte inferior derecha de la página, señalizado con una estrella, que te da acceso a dos opciones: "De acuerdo" si estás conforme con la importación realizada, o "Deshacer la importación", si por el contrario te has equivocado en algo, y quieres volver a empezar. Este botón sólo desaparecerá una vez hayas aceptado la importación, o tras 30 días de haberla realizado, en cuyo caso el sistema la aceptará automáticamente y no podrá ser eliminada más. En el caso de que deshagas una importación, ten en cuenta que se eliminarán todos los contactos y/o empresas que se hayan importado, sin embargo no se eliminarán aquellos sobre los que ya se haya producido alguna modificación de forma manual.





Ejemplos:


Aquí puedes encontrar dos ejemplos de tablas Excel de contactos y empresas:


Ejemplo Contactos

Ejemplo Empresas



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