Contacten en bedrijven toevoegen via import

Je kunt in Teamleader makkelijk een bestaande lijst met contacten of bedrijven toevoegen. Zo hoef je niet steeds elk contact handmatig in te geven. Ga je naar de contactenpagina of bedrijvenpagina, dan zie je de knop ‘Import’ staan. Klik je daar op, dan verschijnt er een pop-up waar je enkele opties hebt om contacten en bedrijven te importeren in Teamleader.


Data importeren

Je ziet een grijs vlak staan met daarnaast een knop om een bestand te kiezen. Dit zijn je twee opties: ofwel kopieer je een bestaande lijst vanuit Excel of een ander spreadsheetprogramma en plak je het in dit grijs vlak, ofwel upload je direct een Excel-bestand. Dit kan onder de extensies XLS, XLSX en CSV.

Kies je er echter voor om data gewoon te kopieren en te plakken, dan zorg je ervoor dat elke record (elke ingave) op een andere lijn staat. Als je kopieert vanuit een Excelbestand, dan zal dit normaal gezien geen problemen veroorzaken.

Limieten

Bij het importeren hou je best rekening met volgende limieten. Kopieer en plak je tekst rechtstreeks in het grijze veld, dan ben je gebonden aan een limiet van 5 miljoen tekens. Kies je om een bestand te uploaden, dan mag je file niet groter zijn dan 5 MB. In ieder geval mag je bestand niet meer dan 35000 rijen en 200 kolommen bevatten.

Als je ervoor kiest om een bestand te uploaden, dien je best rekening te houden met enkele zaken:

  • Het geslacht van een persoon kan op de volgende manieren worden meegegeven: voor man: "M", "MAN", "MALE", voor vrouw: "V", "VROUW", "F", "FEMALE". Bij een andere waarde wordt het geslacht op onbekend gezet.
  • Voor alle datumvelden moeten volgens volgende notatie ingegeven worden: YYYY-MM-DD of DD/MM/YYYY
  • Tags kunnen worden meegegeven in 1 veld. Verschillende tags moeten gescheiden worden door een komma (,). Analoog voor custom fields van het type "Vaste opties met meerdere mogelijkheden". Tags en opties worden automatisch aangemaakt tijdens de import, u hoeft deze niet op voorhand in te geven.

Voor de volgende 3 velden kun je zelf bij het importeren van je bestand de standaardwaarde aanduiden. Deze velden zijn dus niet nodig in je bestand als ze steeds hetzelfde zijn (als je bijvoorbeeld enkel bedrijven uit België in je database hebt). Indien je bestand foutieve waarden bevat, krijg je een foutmelding.

  • Landen kunnen doorgegeven met hun naam, of volgens de 2-letterige ISO 3166-1 standaard. Als er landen niet herkend kunnen worden zal het systeem daarvan een melding geven.
  • Talen kunnen via de 2-letterige ISO 639-1 codes geimporteerd worden (NL, EN, FR, DE...). Ook kunnen ze via hun naam in het Nederlands (Nederlands, Engels, Frans, Duits...), of in het Engels (Dutch, English, French, German...) geïmporteerd worden.
  • Bij bedrijven kunnen de accountmanagers ingegeven worden. Dit dient de naam van een bestaande medewerker in Teamleader te zijn. Enkel de "Echte naam" die op de werknemerspagina ingegeven is, wordt aanvaard als waarde. Indien de accountmanager niet gevonden kon worden, wordt de standaard accountmanager geselecteerd.

klik om te vergroten


Familienaam/voornaam

Vaak worden bestanden geïmporteerd waarbij de voornaam en familienaam samen in een veld staat. In Teamleader zijn deze velden echter gescheiden. Selecteer in dit geval ofwel Voornaam + Familienaam of Familienaam + Voornaam (afhankelijk van de volgorde in je bestand) bij de selectie van de velden. De velden worden dan automatisch gescheiden.

Straat + Huisnummer

Voor het adres is er een gelijkaardige situatie: vaak zit de straat en het huisnummer in één veld in het bestand. Hierbij wordt het veld automatisch goed gescheiden en in de 2 respectievelijke kolommen in Teamleader geplaatst.

Naast gewone adressen kun je ook andere adressen zoals leveradressen en facturatieadressen importeren.

Btw-plichtigheid

Bij het invullen van de btw-plichtigheid kun je gebruik maken van volgende mogelijke afkortingen:

  • BE: Belgische btw-plichtigheid
  • EU_IC: Intracommunautaire btw-plichtigheid
  • EU_EC: btw-plichtigheid buiten EU
  • MC: Medecontractant
  • PARTIC: Particulier
  • NO_VAT: Niet BTW-plichtig

Betalingstermijn

Bij het invullen van een betalingstermijn heb je de keuze tussen volgende waarden:


Cash:
CONT/CONTANT/0D: payment term cash (0 days)

Standaard betalingstermijn:
7, 21, 30, 7D, 21D, 30D…

Flexibele betalingstermijn:

Indien je gebruik maakt van flexible betalingstermijnen, dan kun je deze ook mee uploaden. Ze zullen als voorkeurinstelling onthouden worden bij je klant.
Je kunt zelf ook flexibele betalingstermijnen toevoegen binnen Teamleader.

Einde maand:

30DEM: 30 dagen na einde maand (analoog voor 60DEM en 90DEM)


Sectoren

Sectoren kunnen bij bedrijven enkel toegevoegd worden aan de hand van de 3-letterige codes die Trends hanteert: lijst met codes.


Achtergrondinformatie

Indien je wenst, kun je ook extra informatie over een bedrijf of contact toevoegen in een aparte kolom binnen je CSV-bestand. Deze informatie wordt dan aangevuld in het standaardveld 'achtergrondinfo' in Teamleader.

Custom fields

Momenteel kunnen direct bij de import custom fields aangemaakt worden. Dit wordt echter afgeraden omdat je niet kunt kiezen welk type custom field het is: het veld zal altijd als een tekstveld beschouwd worden. Vaak is dit niet wenselijk, omdat het veld bijvoorbeeld meerdere opties bevat. Onder 'Instellingen' kun je eerst de nodige custom fields maken, om die vervolgens te selecteren bij het importeren. Custom fields van het type "Ja/Nee" moeten geïmporteerd worden met waarde 0 (nee) of 1 (ja).

Algemeen betreffende de import

Vaak hebben klanten één bestand met zowel contacten als bedrijven erin. Teamleader is hier op voorzien. Volgende de opties zijn mogelijk:

1. Bij contactenimport kun je naast de velden van de contactpersonen ook velden tot 3 bedrijven waar dit contact bij werkt, ingeven. Indien je contacten aan bedrijven gelinkt zijn via een key, kan dit ook met de importtool. Importeer eerst de bedrijven, en vul de key in een custom field in. Daarna kies je bij het importeren van de contacten dit custom field onder de categorie "Velden om te matchen met bedrijven"

2. Bij bedrijvenimport zijn er volgende mogelijkheden:

  • Je kunt tot 3 contactpersonen toevoegen die werken bij dit bedrijf
  • Je kunt 1 gerelateerd bedrijf toevoegen. Dit kan ook gebruikt worden om verschillende vestigingen van een bedrijf aan te maken (als apart bedrijf)

Verschillende contacten/bedrijven met dezelfde naam?

Bevat je bestand contacten of bedrijven met dezelfde naam? Teamleader detecteert dit automatisch wanneer u op de knop "Verdergaan met importeren" drukt en geeft je opties voor het samenvoegen. Er zijn twee manieren van samenvoegen:

  • Alle volgende velden moeten hetzelfde zijn: indien je één van deze opties kiest zullen de contacten/bedrijven worden samengevoegd, enkel als deze velden gelijk zijn. Kies je bijvoorbeeld voor de optie "Naam, Postcode", dan zullen enkel bedrijven die dezelfde naam én dezelfde postcode hebben als gelijk beschouwd worden en dus samengevoegd worden.
  • Minstens 1 van volgende velden moet hetzelfde zijn: één van deze opties wordt meestal gekozen indien het bestand veel echte dubbele entries bevat. Hierbij worden contacten/bedrijven samengevoegd indien minstens 1 van de gekozen velden overeen komen. Indien je bijvoorbeeld "E-mail of Naam" kiest, worden bedrijven samengevoegd als ze dezelfde naam of hetzelfde e-mailadres hebben.

Nadat je een criterium voor samenvoegen heeft gekozen kun je terug op de knop "Verdergaan met importeren" klikken, waarna Teamleader berekent hoeveel contacten en bedrijven er aangemaakt of aangepast zullen worden. Je kunt je criterium ook wijzigen en opnieuw proberen. Op die manier kun je de invloed van het gekozen criterium meteen zien.

s3

Iets foutgelopen?

Is er iets foutgelopen bij de import? Na een import verschijnt er onderaan rechts een extra widget op de bijhorende overzichtspagina, waar je de import kunt goedkeuren of ongedaan maken. Deze widget zal pas verdwijnen als je de import goedgekeurd hebt. Let wel op: het ongedaan maken zal enkel contacten en bedrijven verwijderen die toegevoegd zijn. Wijzigingen aan bestaande contacten of bedrijven kunnen niet ongedaan gemaakt worden!

Voorbeelden

Hier vind je twee voorbeelden van hoe een Excel-bestand opgemaakt is:

Voorbeeld_contacten

Voorbeeld_bedrijven


Belangrijk weetje

Om meer over onze CRM module te leren raden wij ook onze instructievideo's aan. Een overzicht van alle beschikbare video's vind je hier.



Dit artikel is nuttig voor 31 personen. Is dit artikel nuttig voor u?