Artikelen toevoegen via import

Net als bij bedrijven en contacten, kan je in Teamleader makkelijk een bestaande lijst met artikelen toevoegen. Zo hoef je niet steeds elk product handmatig in te geven.

Navigeer je naar de module Artikelen, dan zie je de knop ‘Import’ staan. Klik je daar op, dan verschijnt er een pop-up waar je enkele opties hebt om artikelen te importeren in Teamleader.



Data importeren

Je ziet een grijs vlak staan met daarnaast een knop om een bestand te kiezen. Dit zijn je twee opties: ofwel kopieer je een bestaande lijst vanuit Excel of een ander spreadsheetprogramma en plak je het in dit grijs vlak, ofwel upload je direct een Excel-bestand. Dit kan onder de extensies XLS, XLSX en CSV.

Kies je er echter voor om data gewoon te kopieren en te plakken, dan zorg je ervoor dat elke record (elke ingave) op een andere lijn staat. Als je kopieert vanuit een Excelbestand, dan zal dit normaal gezien geen problemen veroorzaken.

Limieten

Bij het importeren hou je best rekening met volgende limieten. Kopieer en plak je tekst rechtstreeks in het grijze veld, dan ben je gebonden aan een limiet van 5 miljoen tekens. Kies je om een bestand te uploaden, dan mag je file niet groter zijn dan 5 MB. In ieder geval mag je bestand niet meer dan 35000 rijen en 200 kolommen bevatten.

klik om te vergroten


Bij het importeren van producten zijn er een aantal voorwaarden waaraan je bestand moet voldoen om de import te kunnen doen slagen. Indien deze niet voldaan zijn, zal het systeem een foutmelding geven en zul je jouw bestand moeten aanpassen:

  • Indien je het veld "ID" gebruikt, wordt verondersteld dat elke ID slechts één keer voorkomt in het bestand. Is dit niet het geval, dan krijg je een foutmelding met welke ID's meerdere keren voorkomen.
  • Indien je geen ID gebruikt, moet de naam van een artikel uniek zijn, zoniet is het onmogelijk om de verschillende artikelen van elkaar te onderscheiden. Ook hier toont het systeem welke namen meerdere keren voorkomen en hoeveel keer.
  • Voor niet-lege rijen moet minstens het veld "naam"of het veld "ID" ingevuld zijn.
  • Voor prijzen, aankoopprijs en voorraad wordt een foutmelding gegeven als er niet-numerieke of negatieve waarden in het bestand zitten.

Bij de import van leveranciers via hun naam wordt zowel naar contacten als bedrijven gekeken voor koppeling aan bestaande contacten/bedrijven die reeds in Teamleader zitten. Om een leverancier te linken aan een bedrijf, geef je gewoon de bedrijfsnaam mee. Om een leverancier te linken aan contacten geef je "Voornaam Familienaam" in. Indien er niets gevonden wordt, zal een bedrijf aangemaakt worden met de naam die je meegaf.

Voor de volgende twee velden kan je zelf bij het importeren van je bestand de standaardwaarde aanduiden. Deze velden zijn dus niet nodig in je bestand als ze steeds hetzelfde zijn (bijvoorbeeld als al je producten het BTW-percentage 21 hebben).

Departementen: je kan je product aan een bepaald departement koppelen door de naam van dat departement als waarde te geven.


BTW-tarieven: hierbij worden volgende waarden geaccepteerd: "0", "6", "12", "21", voor de respectievelijke gewone BTW-tarieven. Verder zijn er volgende speciale codes:

  • CM: Intracommunautair
  • MC: Medecontractant
  • EX: Buiten Europa
  • VCMD: Intracommunautaire diensten

Custom fields

Momenteel kunnen direct bij de import custom fields aangemaakt worden. Dit wordt echter afgeraden omdat je niet kan kiezen welk type custom field het is: een custom field toegevoegd via import zal altijd als tekstveld aangemaakt worden. Vaak is dit niet wenselijk, omdat er bijvoorbeeld maar een beperkt aantal opties is. Onder instellingen kun je eerst de nodige custom fields maken, om die vervolgens te selecteren bij het importeren.

csv_prod3


Iets foutgelopen?

Is er iets foutgelopen bij de import? Na een import verschijnt er een extra widget op de overzichtspagina van de producten, waar je de import kan goedkeuren of ongedaan maken. Deze widget zal pas verdwijnen als je de import goedgekeurd hebt. Let wel op: het ongedaan maken zal enkel producten verwijderen die toegevoegd zijn.Wijzigingen aan bestaande producten kunnen niet ongedaan gemaakt worden!

Voorbeeld

Hier kunt u een voorbeeld downloaden van hoe een Excel-bestand eruit dient te zien:

Voorbeeld_artikelen

Dit artikel is nuttig voor 14 personen. Is dit artikel nuttig voor u?