“Een georganiseerd man is er twee waard” zou ook de titel van deze blog kunnen zijn, hadden we zin om wat clichés te gebruiken. Gelukkig zijn we vrij no-nonsense, want agendaplanning is serious business.

Genoeg gelachen: Teamleader heeft vier koppelingen om je bestaande agenda te linken aan de Teamleader planning. Zo blijf je altijd op de hoogte van je afspraken en laat je niemand in de kou staan omdat je een meeting vergat. We stellen ze graag even aan je voor.

1. Google Agenda
2. Microsoft Exchange
3. iCloud
4. Kerio Connect

Even wat algemene info die geldt voor elke van deze koppelingen. Deze vier diensten zorgen ervoor dat je agenda steeds in twee richtingen synchroniseert. Hiermee bedoelen we dat zowel afspraken van je persoonlijke agenda als die van de Teamleader planning uitgewisseld worden. Uiteraard respecteren we je privacy, vandaar dat persoonlijke afspraken als een grijze blok worden weergegeven in je Teamleader planning. Enkel jij kan de inhoud ervan zien. Wil je deze toch zichtbaar maken voor medewerkers, dan kan je er op klikken en kiezen om de afspraak om te zetten naar een zichtbare taak of afspraak.

Wij raden aan om Teamleader als je centrale agenda te gebruiken: zo worden al je werkafspraken ook naar je persoonlijke kalender gepusht en blijf je optimaal op de hoogte van je dagelijkse planning.



Je activeert elk van deze vier via je persoonlijk menu rechtsboven (onder je naam) onder ‘Integraties’.

1. Google Agenda



Onder Google Apps vinden we de agendakoppeling voor je Google Agenda terug. Klik je op ‘Google Apps’, dan zal je onmiddellijk gevraagd worden om je in te loggen met je Google account. Verleen daarna toegang aan de services die benodigd zijn, zoals je agenda, e-mailadres en contacten. Meer hoef je niet te doen om de link met Google te leggen.

We sturen je direct terug naar Teamleader waar je kan zien dat je de agendakoppeling kan inschakelen. Als je deze optie selecteert, kun je selecteren van welke agenda's je de items wilt binnenhalen, en naar welke agenda je de afspraken uit Teamleader wilt synchroniseren. De items die binnengehaald worden uit je Google Agenda verschijnen als grijze blokken in je agenda zodat medewerkers je persoonlijke afspraken niet kunnen zien. Je kunt deze omzetten naar zichtbare afspraken binnen Teamleader.

Omdat de koppeling in twee richtingen werkt, zullen aanpassingen in Teamleader of Google Agenda steeds gesynchroniseerd worden. Deze synchronisatie loopt elk half uur in de achtergrond, en je kunt deze manueel activeren via het synchronisatiesymbool in de planning.

2. Microsoft Exchange

De tweede agendakoppeling die we aanbieden is die van Microsoft Exchange/Office 365. Werk je met een Exchange server, dan kun je deze linken aan Teamleader via de Integraties. Je zal je gebruikersnaam en wachtwoord van je Exchange account moeten ingeven. Weet je dit niet vanbuiten, dan kan je dit altijd navragen bij je IT-manager.


De Exchange server kan automatisch gedetecteerd worden via je gebruikersnaam, maar als je wilt, kan je ook handmatig de servernaam ingeven. Klik je op ‘Test’, dan zal Teamleader de gegevens controleren en de connectie maken met de server maken.

Als je connectie geslaagd is, zal je ook kunnen selecteren welke agenda’s je wilt synchroniseren met Teamleader. Omdat de koppeling in beide richtingen werkt, zullen zowel afspraken uit Teamleader naar Exchange als omgekeerd worden uitgewisseld. Ook taken en calls uit je Teamleader planning kunnen naar je persoonlijke agenda gepusht worden.

3. Apple iCloud

Ook Applegebruikers laten we niet in de kou staan. De derde agendakoppeling is die met iCloud, de agendadienst van Apple. Hiervoor heb je enkel je e-mailadres en je wachtwoord van iCloud nodig. Test de connectie en als alles goed ingevuld is, is je iCloud direct gelinkt.



Hier kan je verder nog kiezen naar welke van je iCloudagenda’s je de afspraken uit Teamleader wilt pushen. Ook de omgekeerde richting kan je instellen: vanuit welke agenda wil je dat afspraken worden opgehaald en in Teamleader worden geplaatst? Net als bij de andere koppelingen kan je ook kiezen om naast meetings ook calls en taken te exporteren naar je iCloud.

4. Kerio Connect

De Kerio agendakoppeling is een vaak gebruikt alternatief voor Microsoft Exchange. Kerio ondersteunt zo ook taakbeheer en webmail naast agenda. Via Kerio.com kan je zelf een account activeren.

Om de koppeling met Teamleader te activeren heb je je Kerio-e-mailadres en wachtwoord nodig, plus je Kerioservernaam. Die kan je ook vinden in je adresbalk als je bent ingelogd in Kerio zelf, zoals je hieronder kan zien.



Als de connectie geslaagd is, kan je zoals bij de andere koppelingen ook afspraken in twee richtingen synchroniseren en taken en calls van Teamleader naar je Kerioagenda pushen.



Deactiveren

Wens je toch een gemaakte koppeling niet meer te gebruiken, omdat je bijvoorbeeld overschakelt van iCloud naar Google Apps, dan kan je dit steeds deactiveren. Om dit te doen, ga je opnieuw naar Integraties en klik je op de koppeling die actief staat. Onderaan de pop-up zie je de knop ‘deactiveren’. Bevestig nog even en je agendakoppeling is inactief. Er worden vanaf nu geen afspraken meer gesynchroniseerd.

Dit artikel is nuttig voor 21 personen. Is dit artikel nuttig voor u?