Teamleader CRM es mejor si usas filtros, etiquetas y campos personalizados para mantener tu base de datos de clientes en orden. En este artículo vas a aprender lo siguiente:

  • Cómo hacer filtros
  • Cómo crear y asignar etiquetas
  • Cómo crear campos personalizados

Crear filtros

Para ser capaz de encontrar nuevos contactos en medio de miles de datos, te será útil dividir tu base de datos en diferentes filtros. Para ello, puedes basarte en características disponibles o en base a la propia información que tu proporcionas sobre tus clientes a través de campos y etiquetas personalizadas.

Teamleader sólo tiene unos pocos filtros predeterminados, porque antodo el mundo le gusta aplicar sus propias normas. Por lo que te toca componer los filtros que consideres más útiles para tu cuenta. Nosotros proporcionamos posibilidades para determinar y refinar tus filtros.

Cada página que puede verse como una lista en Teamleader tiene la posibilidad de crear filtros. Esto es posible mediante la selección de 'Crear nuevo filtro' en la parte inferior de la lista de filtros existentes.



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La siguiente pantalla te permitirá añadir "reglas" para construir el filtro. Tus reglas no tienen que ser literalmente aplicables para construir su segmento. Puede optar por seleccionar "se aplica al menos una regla" y luego seleccionar "es igual a la ciudad de Madrid" y "es igual a la ciudad de Ámsterdam". Esto te dará todos los contactos o las empresas que se encuentran en Madrid o en Amsterdam.




Una gran cantidad de filtros están basados en la localización, pero también puedes crear otros que contengan elementos como fuente de acuerdo, tarea creada por un determinado empleado y así sucesivamente. ¡Las posibilidades son ilimitadas!


Opciones avanzadas

Dentro de un filtro se puede ir un poco más lejos usando las opciones avanzadas. Por ejemplo, un filtro está siempre por defecto configurados como "Sólo yo puedo ver este filtro", para que tu lista de filtros no se confunda con otras que no interesan a tus compañeros de trabajo. Por supuesto, puedes sobrescribir este modo para que el filtro se haga visible para todo el mundo.

¿Prefieres que nadie pueda cambiar tu filtro después de crearlo? Elige "Solo yo puedo editar este filtro” para evitar que otras personas cambien la lista que has creado cuidadosamente.

Por último, se puede perfeccionar un filtro existente, por lo que no tienes que aplicar todas las reglas de nuevo para obtener el resultado que quieres.



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Etiquetas

Una etiqueta es una manera ingeniosa de añadir una cierta característica a los contactos o empresas. Al hacer esto, puedes fácilmente dividir en categorías: al crear un filtro, puede filtrar en función de tus propias etiquetas creadas.

Ejemplos de etiquetas pueden ser "Cliente", " Proveedor ", "Posible cliente"… pero como con los filtros, el único límite es tu imaginación. Un contacto o empresa puede tener varias etiquetas y se pueden utilizar para crear diferentes filtros. Una etiqueta es un elemento muy visual: se puede detectar de forma inmediata en una página de detalles de contacto o empresa.



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Crear y asignar etiquetas

Crear una etiqueta es fácil: ir a Parametrización> CRM > Etiquetas. Haz click en el botón de más, introduce un nombre para la etiqueta y haz clic en "Guardar".

Ahora puedes asignar esta etiqueta a una empresa o contacto. Para la edición de estos, haz click en el lápiz en la página de detalles junto a "Info", ahora selecciona tu etiqueta en el menú desplegable de la derecha.





Así que una etiqueta es en realidad una especie de marca para asignar a los contactos o empresas. Si deseas agregar más información y más larga, te sugerimos que hagas esto a través de campos personalizados.



Campos personalizados

De forma predeterminada, Teamleader ofrece una variedad de campos para introducir información en todos los niveles: contactos, empresas, ofertas, facturas, proyectos, tareas... Sin embargo, esto podría ser insuficiente para ti. No te preocupes, tenemos la solución: tú mismo puedes mejorar Teamleader con el uso de campos personalizados. Estos están disponibles en varios tipos, que se utilizan en diferentes partes del Teamleader. Te mostraremos algunos ejemplos más adelante.


Añadir un campo personalizado

Ves a Parametrización > Campos personalizados. Se abre una nueva ventana emergente para agregar un campo personalizado a Teamleader. Puedes seleccionar las siguientes opciones:

  • En primer lugar, nombramos nuestro campo personalizado. Asegúrate de que sea fácil de entender y así se pueda saber de inmediato su función.
  • Usando "para" podemos defirme a qué parte de Teamleader pertenece los campos personalizados. Será también donde veremos el campo más adelante.
  • Hay varios tipos de campos personalizados. Algunos de ellos tienen propiedades especiales tales como dirección de correo electrónico y URL: Teamleader reconocerá estos campos para lo que son e interpretará el valor como una dirección de correo electrónico o un hipervínculo.
    Algunos tipos de campos sólo son aplicables a ciertos aspectos dentro Teamleader. Por ejemplo, no puedes añadir un campo personalizado de texto de varias líneas a una tarea, porque ya tiene suficiente espacio para guardar toda la información necesaria.

Opciones avanzadas

El uso de numerosos campos personalizados puede llegar a ser desordenado y poco claro. Es por eso que limitamos el número de campos personalizados a 50 para los contactos, empresas, oportunidades y proyectos y 25 para otros tipos.

Si tienes una gran cantidad de campos personalizados de un tipo, tienes que organizarlos. Por eso es que se pueden crear diferentes grupos de campos personalizados. Por ejemplo, si tienes una gran cantidad de campos para introducir más información de marketing sobre un acuerdo, crea un grupo de información de marketing y asígnale esos campos personalizados.





Puedes "forzar" a tus compañeros de trabajo incluir siempre cierta información en un campo personalizado convirtiéndolo en un campo obligatorio.

¿Buscando un contacto o empresa que tiene la información en un campo personalizado? Facilita las búsquedas y lo encontrarás sin problema mediante el uso de nuestras opciones de búsqueda.

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