Teamleader werkt op z’n best als je optimaal gebruik maakt van segmenten, tags en custom fields om je contactendatabase op orde te houden. In deze How To leer je:

  • Segmenten bouwen
  • Tags aanmaken en toewijzen
  • Custom fields aanmaken

Segmenten bouwen

Je database in segmenten verdelen is handig als je tussen talloze gegevens snel één of meerdere contacten wilt terugvinden. Je kan dit doen aan de hand van aanwezige karakteristieken, of op basis van eigen informatie via tags en custom fields.

Standaard zijn er in Teamleader maar enkele segmenten aanwezig, omdat iedereen graag verschillende regels toepast op hun database. Aan jullie dus om zelf enkele nuttige segmenten op te stellen. Wat we wel doen, is een hele hoop nuttige opties geven om zelf je segment te verfijnen en naar believen aan te passen.

Binnen Teamleader kun je op elk lijstniveau segmenten bouwen. Dit doe je door onderaan de lijst van bestaande segmenten te kiezen voor ‘Nieuw segment maken’.

addsegment

In het volgende scherm kun je dan regels gaan toevoegen om het segment op te bouwen. Je regels hoeven niet allemaal letterlijk van toepassing te zijn om je segment te bouwen. Kies je bij de optie ‘regel’ voor ‘moeten aan minstens 1 regel voldoen’, kan je bijvoorbeeld ‘Stad is gelijk aan Gent’ en ‘Stad is gelijk aan Amsterdam’ ingeven. Zo krijg je alle bedrijven die ofwel in Gent, ofwel in Amsterdam gevestigd zijn.



Veel segmenten zijn gebaseerd op locatie, maar kunnen ook gaan over herkomst van een deal, een taak aangemaakt door een bepaalde medewerker, en zo verder. De mogelijkheden zijn bijna onbeperkt!

Geavanceerde opties


Binnen een segment kun je nog iets dieper gaan via de geavanceerde opties. Zo is een segment standaard ingesteld dat enkel jij dit kan zien. Zo wordt de lijst van segmenten niet ellenlang en krijg je enkel de lijsten die je echt interesseren te zien. Je kunt dit uiteraard overschrijven zodat alle medewerkers dit segment kunnen zien.

Wil je liever dat het segment niet kan aangepast worden door iemand anders? Vink dan ‘Enkel ik kan dit segment wijzigen’ aan.

Tot slot kun je nog een bestaand segment verfijnen, zodat je niet telkens opnieuw alle regels moet ingeven om tot het gewenste resultaat te bekomen.

addsegment2


Tags

Een tag is een handige manier om contacten of bedrijven snel een bepaalde eigenschap toe te kennen. Zo kun je ze later zeer snel in een categorie onderverdelen: bij het maken van een segment kun je namelijk filteren op basis van je aangemaakte tags.

Voorbeelden van veelgebruikte tags zijn bijvoorbeeld ‘Klant’, ‘Leverancier’, ‘Prospect’, maar net als bij segmenten kun je je eigen fantasie de loop laten gaan. Een contact of bedrijf kan meerdere tags toegewezen krijgen, en kunnen dus ook in meerdere segmenten terugkeren. Een tag springt in het oog: ze zijn direct zichtbaar op de contact- of bedrijfsfiche.

tags


Tags aanmaken en toewijzen

Tags aanmaken doe je via Instellingen > CRM > Tags. Klik op de +, geef een naam voor je tag in en klik op Opslaan.

Een tag toewijzen doe je bij het bewerken van je contact- of bedrijfsdetails. Navigeer naar de detailpagina van een contact of bedrijf, klik bij ‘Info’ op het potloodje en kies de gewenste tag.


Een tag is als het ware dus een label dat je aan een contact of bedrijf kunt hangen. Als je graag meer en uitgebreidere info wilt toevoegen, raden we aan om dit te doen via Custom fields.

Custom fields

Teamleader biedt standaard een resem velden aan om informatie toe te voegen op elk niveau: contacten, bedrijven, deals, facturen, projecten, taken… Toch kan het voorvallen dat er specifieke informatie ontbreekt. Geen nood: je kunt Teamleader aanvullen met zogenaamde ‘custom fields’. Deze zijn beschikbaar in verschillende types en voor verschillende onderdelen. We tonen je alvast enkele voorbeelden.


Een custom field toevoegen

Via Instellingen > Custom Fields krijgen we de pop-up om een nieuw veld toe te voegen binnen Teamleader. Je krijgt de volgende opties:

  • Als eerste geven we het nieuwe veld een naam. Zorg dat het een herkenbare, makkelijk interpreteerbare naam is waarvan je snel de functie herkent.
  • Bij ‘Voor’ kunnen we aanduiden op welk onderdeel binnen Teamleader het custom field weerslag zal hebben en waar je het zal terugvinden.
  • Er zijn verschillende types custom fields. Sommigen hebben speciale eigenschappen zoals bijvoorbeeld e-mailadres en URL: bij deze custom fields weet Teamleader dat de waarde als een e-mailadres of hyperlink moet herkend worden.
    Sommige types zullen ook niet toepasbaar zijn op bepaalde onderdelen binnen Teamleader. Zo kan je bijvoorbeeld geen type ‘Meerdere lijnen tekst’ op taakniveau gaan toevoegen, omdat je binnen een taak al voldoende ruimte hebt om informatie in op te slaan.

Geavanceerde opties

Een groot aantal custom fields wordt al snel onoverzichtelijk en belastend voor het systeem. Daarom beperken we het aantal custom fields tot 50 voor contacten, bedrijven, deals en projecten, en tot 25 voor andere soorten.

Heb je veel custom fields, dan is een groepering geen overbodige luxe. Daarom kan je onder geavanceerde instellingen verschillende groeperingen maken. Zo kan je bijvoorbeeld alle extra marketinginformatie bij een contact onder één noemer onderbrengen, zodat niet alles verspreid staat.


Wil je dat je medewerkers de informatie van het zelfgemaakte veld altijd toevoegen? Maak het dan verplicht in te vullen.

Zoek je een contact of bedrijf met een bepaald custom field ingevuld? Maak het veld doorzoekbaar en je vindt het terug door onze zoekfunctie te gebruiken.

Dit artikel is nuttig voor 8 personen. Is dit artikel nuttig voor u?