Een e-mailcampagne versturen is een makkelijke manier om een groot doelpubliek te bereiken. Die campagne efficiënt, aantrekkelijk en duidelijk opstellen is echter een andere zaak. Gelukkig zijn er een aantal online tools die je kunnen bijstaan. MailChimp is er zo één.

De integratie tussen MailChimp en Teamleader is eenvoudig: Teamleader synchroniseert je contacten en bedrijven uit je CRM naar MailChimp, inclusief je voorgedefinieerde segmenten. In MailChimp maak je op je beurt mooi opgemaakte campagnes naar een bepaald deel van je contactendatabase. We leggen even uit hoe het werkt.

Een MailChimp-account

Vooraleer we van start kunnen gaan, hebben we uiteraard een MailChimpaccount nodig. Je kunt er één volledig gratis aanmaken via www.mailchimp.com. Met een gratis account stuur je tot 12.000 e-mails per maand indien je minder dan 2000 contacten hebt. Heb je er meer, dan zijn er verschillende prijsmodellen beschikbaar. Van zodra je account klaar is, ben er klaar voor!

Vooraleer je kunt connecteren met Teamleader dien je in MailChimp eerst een lege lijst te maken.

Een lijst maken

Als je ingelogd bent in MailChimp, ga bovenaan naar ‘Lists’. Eenmaal daar kun je een nieuwe lijst maken door te klikken op ‘Create list’. Vul de benodigde info in, zoals de lijstnaam en het e-mailadres en de naam van de afzender. Dit krijgen je ontvangers te zien als ze de e-mail in hun mailbox krijgen.


Als je je contacten uit Teamleader wilt pushen naar Mailchimp, zal je deze lege lijst moeten gebruiken. De contactsynchronisatie werkt in één richting: Teamleader laat niet toe om een lijst met bestaande contacten uit Mailchimp te linken uit veiligheidsoverwegingen.

Van zodra je klaar bent met het maken van je lege lijst, kan je verdergaan met het linken van MailChimp aan Teamleader.

Je Mailchimp-account linken aan Teamleader

mailchimp1

Net als alle andere services in Teamleader kun je ook MailChimp vinden bij onze Integraties/Marketplace. Als je klikt op het MailChimpicoontje (de chimpansee) krijg je een nieuw venster te zien. Vul je MailChimp accountnaam en wachtwoord in. Als alles goed gaat, krijg je daarna een nieuw scherm te zien waarin je een lijst uit MailChimp kunt selecteren.




Als je onze vorige stap correct hebt uitgevoerd, zou er een lege lijst klaar moeten staan. Selecteer die en klik op ‘Opslaan’. Proficiat! Je hebt zonet succesvol je MailChimpaccount aan Teamleader gelinkt!

Je segmenten in MailChimp

Nadat je klaar bent met het linken van MailChimp, zal je zien dat er een extra optie beschikbaar wordt bij het creëren van segmenten. Onderaan zie je nu ‘Segment exporteren naar Mailchimp’ staan. Als je dit aanvinkt, zal Teamleader je segmenten naar MailChimp gaan pushen:



Maak je de integratie voor het eerst, dan kan je de synchronisatie manueel starten door op het synchronisatiesymbool rechtsbovenaan te klikken (enkel zichtbaar als je in de CRM-module zit).



Je hoeft maar één keer manueel te synchroniseren. Als je later nieuwe contacten toevoegt, worden deze ‘s nachts automatisch naar MailChimp overgezet. Als je een nieuw segment direct in MailChimp wilt zien verschijnen, kan je natuurlijk altijd de synchronisatie opnieuw manueel starten. Teamleader zal je een waarschuwing geven als de overdracht klaar is.

Segmenten uit Teamleader heten in MailChimp ‘Groups’. Van zodra de synchronisatie is uitgevoerd, ga in MailChimp naar ‘Lists’ en kies daar de lijst die je eerder maakte. Bovenaan vind je enkele tabbladen: “Stats, Manage subscribers, add subscribers, signup forms en settings”.

Wij kiezen voor ‘Manage subscribers’ en we kiezen ‘Groups’ in het dropdownmenu (NIET ‘Segments’). Hier zal je je Teamleader segmenten terugvinden: de contacten (Teamleader.contacts), bedrijven (Teamleader.companies), je Deals (Teamleader.sales) en je interne Teamleader-gebruikers (Teamleader.users). Rechts kan je steeds klikken op ‘View groups’ om je Teamleader segmenten weer te geven.



Een campagne naar het juiste doelpubliek sturen

Nu komt het er enkel nog op neer om de juiste segmenten te selecteren als je een e-mail stuurt. Kies daarvoor bij het aanmaken van je campagne voor ‘Campaigns’ in de navigatie binnen MailChimp. Daar kan je het type campagne selecteren. Je kunt enkel campagnes gebruiken van het type Regular. Als je A/B Testing zou gebruiken, zullen de statistieken leeg zijn en zal je bijvoorbeeld enkel de bounces zien. 

Eenmaal je je type gekozen hebt, vraagt MailChimp je om je ontvangers toe te wijzen. Kies daar voor ‘Group or new segment’ en kies in de lijst die volgt voor Teamleader.contacts of Teamleader.companies. In het dropdownmenu zal je je Teamleader segmenten terugvinden.


Klik op ‘add’ en herhaal deze stap als je naar meerdere segmenten tegelijk wilt sturen.

Ben je klaar met het definiëren van je segmenten, klik dan op ‘Next’. In de volgende stap kan je naar hartelust je e-mail opstellen, mét de juiste Teamleader-contacten.

Mogelijke afwijkingen

Het aantal contacten of bedrijven in een Teamleader segment kan licht verschillen met het aantal in het MailChimp-segment. Dit komt door de criteria die MailChimp hanteert:

  • Enkel contacten of bedrijven die een e-mailadres bevatten, worden gesynchroniseerd. Contacten of bedrijven zonder e-mailadres verschijnen niet in MailChimp.
  • Het e-mailadres is een unieke sleutel. Als een e-mailadres meerdere keren voorkomt in Teamleader, zal het toch maar één keer gebruikt worden binnen Teamleader. Als een e-mailadres zowel voorkomt bij een contact als bij het gerelateerde bedrijf, zal je het in MailChimp enkel terugvinden onder het bedrijf.
  • Ontvangers hebben steeds de keuze om zich uit te schrijven voor jouw e-mails. Deze adressen worden verwijderd uit het MailChimp-segment, maar blijven beschikbaar binnen Teamleader.
  • Hetzelfde geldt voor zogenaamde 'bounced' e-mailadressen. Als een e-mailadres niet kan bereikt worden (mogelijk door verschillende redenen), zal het verwijderd worden uit het segment in MailChimp, maar blijft het beschikbaar binnen Teamleader.
  • Bounced e-mails worden beheerd door MailChimp. Teamleader neemt enkel de boodschap over. Wil je weten waarom een e-mail bouncet? Neem een kijkje op je account van MailChimp. 
  • MailChimp limiteert het aantal 'Groups' tot 60. Dit betekent dat er 60 segmenten uit Teamleader gesychroniseerd kunnen worden met MailChimp. Als je over de limiet zit, vink dan bij ongebruikte segmenten het vakje 'Segment exporteren naar MailChimp' uit.

Het aantal contacten of bedrijven kan ook hoger liggen in MailChimp dan in Teamleader. Dit komt waarschijnlijk omdat je een custom field gebruikt waarmee je meerdere e-mailadressen op één contact kan toevoegen. Omdat een e-mailadres als unieke sleutel beschouwd wordt door MailChimp, zal het aantal van het segment hoger liggen dan je Teamleader-segment.

What's next?

Wat nadat je campagne verstuurd is? Dan verzamelt Teamleader nog data van de verzonden campagnes en stuurt die door naar je CRM-database. Vanaf het moment dat je de link met Mailchimp hebt gemaakt, verschijnt er dan ook een nieuwe module onder 'CRM'.

In de module 'Mailing' vind je onder andere recent verzonden campagnes met extra data zoals het totaal aantal verzendingen, unieke en totale aantal opens, aantal clicks, uitschrijvingen en 'bounced' adressen.

In dat laatste geval zal Teamleader deze e-mailadressen toevoegen aan een lijst van 'ongeldige e-mails'. In deze lijst kan je ervoor kiezen om het e-mailadres aan te passen (als je het correcte adres kent) of om het volledig te verwijderen uit je database.


Via onderstaande video zie je nog beter hoe het werkt:

Dit artikel is nuttig voor 41 personen. Is dit artikel nuttig voor u?