Je eigen huisstijl integreren in Teamleader? Geen probleem. Dankzij de word template builder personaliseer je je facturen, offertes en andere documenten. Geen zin om te lezen? Bekijk onze opgenomen webinar hier!

Een kort woordje uitleg

Microsoft Word

Een huisstijl integreren in Teamleader gebeurt op basis van Microsoft Word (.docx) documenten, gecombineerd met bepaalde shortcodes. Omdat je Word gebruikt om je document op te stellen, kan je ook alle stijlelementen binnen Word gebruiken om je huisstijl mee op te bouwen. Teamleader herkent de elementen en neemt ze over naar je factuur- en offertelay-out.

Shortcodes

Shortcodes zijn korte stukjes tekst die Teamleader herkent en zal vervangen door de overeenkomstige informatie uit de software. Je plaatst ze in je Word-document op de plaats waar je deze informatie dus wilt zien. Een shortcode ziet er steeds zo uit:

$DEPARTEMENT_INFO$

Je vindt de volledige lijst van bruikbare shortcodes binnen de template builder.

Waar vind ik de template builder?

Je vindt de template builder onder Instellingen, bij het tabblad ‘Document lay-out’. Klik je op de knop ‘Nu instellen’, dan wordt je doorverwezen naar de builder. Heb je meerdere departementen, dan maak je eerst nog de keuze voor welk departement je de lay-out wilt aanpassen.

Kies of je de lay-out voor je offertes of facturen wilt aanpassen. Heb je al eens een offerte en/of factuur gemaakt in Teamleader, dan zal er een preview verschijnen gebaseerd op de standaardtemplate binnen Teamleader. Deze template kan je ook downloaden via de knop ‘Template downloaden’ en kan je gebruiken om je nieuwe huisstijl op te baseren. Uiteraard ben je hier volledig vrij in.

Je Word-document opmaken

Nu begint het opmaken van je document. Maak je gebruik van de standaardtemplate, dan start je met het volgende op je scherm:



Nu is het aan jou: dit Word-document kan je nu volledig aanpassen naar je eigen wens. Een paar tips die we graag meegeven:

  • Gebruik tabellen: tabellen bekleden een vaste positie in je document, waardoor gegevens niet ongewenst op een andere plaats terecht zullen komen. Vooral voor de offerte/factuurinhoud is dit een aanrader.
  • Je logo: importeer een afbeelding van je logo rechtstreeks in je Word-document. Zo verschijnt het steeds op je offertes/facturen en kan je de grootte naar wens aanpassen. Dit geldt ook voor andere afbeeldingen die je wenst toe te voegen.
  • De tabel: deze tabel bevat de belangrijkste informatie voor je klant. Zorg dus dat deze overzichtelijk blijft en gebruikt steeds de voorziene shortcodes om te zorgen dat al je gegevens correct opgehaald worden.
  • Pagebreaks: om een nieuwe pagina te beginnen, gebruik je de shortcode $PAGEBREAK$
  • Gewone tekst: heb je tekst die steeds opnieuw op je factuur of offerte voorkomt? Voeg deze dan ook gewoon toe aan het Word-document.
  • Custom fields: velden die je zelf hebt aangemaakt in Teamleader, kunnen ook gebruikt worden in je lay-out. Je vindt ze onderaan de lijst met shortcodes.

Klaar met lay-outen? Sla je document op met een Word 2010 bestandsindeling (.docx). Ga terug naar Teamleader en klik op de knop ‘Upload docx-bestand’. Teamleader genereert direct een preview gebaseerd op jouw document (let op, hiervoor moet je eerder al eens een factuur of offerte gemaakt hebben).

Komt je preview er toch nog niet uit zoals je zelf wenst? Probeer nog wat te spelen met je Word-document tot je het gewenste resultaat bekomt.

Enkele opmerkingen

Gebruik niet hetzelfde word-document voor offertes en facturen. Er zijn verschillende shortcodes die niet overal gelijk terugkeren.

De bestandsgrootte van je Word-document is gelimiteerd tot 1 Mb. Let dus op met het invoegen van grote afbeeldingen. Lukt het toch niet om je bestandsgrootte lager te houden, neem dan contact op met support@teamleader.eu.

Je eigen lettertype gebruiken



Naast de shortcodes en losse tekst kun je ook nog het lettertype aanpassen. We hebben enkele standaard lettertypes voorzien in Teamleader. Heb je een afwijkend lettertype? Niet getreurd, Teamleader kan je lettertype overnemen. Onder ‘Geavanceerde opties’ kan je bij ‘lettertype’ kiezen voor ‘Overnemen uit Word’.

Een tweede stap bestaat uit een actie in je Word-document zelf. Voer de volgende stappen uit:

  1. In Word, ga naar 'Bestand'
  2. Zoek in de linkerkolom onder 'Opslaan', 'Opslaan als...' naar 'Opties'
  3. In het scherm dat verschijnt kies je voor 'Opslaan'
  4. Kies hier onderaan voor 'Lettertype in het bestand insluiten'
  5. Bewaar het document

Deze optie kan ervoor zorgen dat je bestand aanzienlijk vergroot. Is je bestand groter dan 1 Mb, neem dan best eens contact op met support@teamleader.be.

Custom CSS

Ben je vertrouwd met het gebruik van CSS (Cascading Style Sheets)? Dan kan je onder de ‘Geavanceerde instellingen’ ook daar aan de slag om je huisstijl op punt te zetten!


Belangrijk weetje

Om meer over het opmaken van jouw eigen template te leren raden wij ook onze instructievideo's aan. Een overzicht van alle beschikbare video's vind je hier.


Dit artikel is nuttig voor 12 personen. Is dit artikel nuttig voor u?