E-mails bijhouden kan handig zijn, al is het maar om later discussies te vermijden. Maar met de e-mailovervloed is het soms moeilijk om je hoofd boven water te houden. Daarom is het raadzaam om je elektronische post per contact bij te houden in je eigen CRM-systeem. Dit kan in Teamleader dankzij onze speciale Google Chrome plugin.

De naam verraadt het al: deze plugin is enkel compatibel met de Google Chrome browser. Maar hij stelt je wel in staat om je inkomende én uitgaande e-mails rechtstreeks bij het juiste contact op te slaan. En dat niet enkel voor Gmail, maar ook voor de Outlook Web App (enkel Office 365). We geven je graag wat meer tekst en uitleg.

De plugin installeren

Je kan de Chrome plugin installeren via je Integraties in Teamleader. Je zal worden doorverwezen naar de Chrome Webstore waar je de extensie gratis kan downloaden. Installeer de plugin en hij wordt toegevoegd aan je Chrome browser.

Je dient enkel één keer in te loggen om de plugin te activeren, daarna hoef je zelfs niet ingelogd te zijn in Teamleader om e-mails te tracken!

In Gmail

Inkomende e-mail

Gebruikers van Gmail krijgen na het installeren onderaan iedere mail een balk te zien waar ze enkele opties hebben met betrekking tot de afzender van de e-mail. Enerzijds kan je de persoon toevoegen aan Teamleader als zijn of haar gegevens nog niet bekend zijn in de CRM. Als de persoon echter al bekend is, kan je direct de e-mail opslaan bij zijn contactfiche. De e-mail komt dan onderaan in de tracking terecht.


Daarnaast kan je van de e-mail ook onmiddellijk een taak aanmaken voor jezelf of voor één van je collega’s. Gebruikers van de ticketingmodule hebben zelfs de optie om de e-mail om te zetten naar een supportticket.


Uitgaande e-mail


Bij het verzenden van een e-mail heb je een soortgelijke optie. Onderaan het venster waarin je de e-mail aan het opstellen bent, heb je de optie om je bericht ook op te slaan in de contactfiche van de ontvanger. Is de ontvanger nog onbekend in Teamleader? Geen probleem, je krijgt bij het verzenden onmiddellijk de optie om de persoon te creëren en de e-mail te tracken.

Wens je liever de uitgaande e-mail niet te registreren? Dan kan je de optie gewoon uitvinken voor een welbepaalde e-mail. Kies je liever zelf wanneer je de tracking voor uitgaande mail aanzet? Dan kan je de plugin voor dit onderdeel standaard uitschakelen. Dit doe je onder het tandwieltje rechts bovenaan in het venster waar je de mail opstelt.


In Outlook

Even ter verduidelijking: deze plugin is specifiek bedoeld voor de webversie van Outlook. Voor de desktopversie kan je hier terecht.

Inkomende e-mail

Soortgelijk als bij Gmail krijg je in je webmailbox van Outlook onderaan elke inkomende mail een kader te zien met dezelfde opties als hierboven beschreven. Je voegt ook een onbekend contact eenvoudig toe en je trackt de e-mail naar de overeenkomstige contactfiche. Maak tegelijk een taak en/of een ticket aan.

Uitgaande e-mail

Ook in de webversie van Outlook heb je de mogelijkheid om je uitgaande e-mail te tracken. Het enige verschil met de Gmail-versie is dat de optie om de tracking aan en uit zetten nu bovenaan je venster is terug te vinden, zoals je hier kan zien.


Templates

Zowel in Gmail als in Outlook heb je de mogelijkheid om vooraf opgestelde templates vanuit Teamleader te gebruiken. Deze templates kan je in Teamleader aanmaken via Instellingen onder het tabblad Extra. Daar vind je de optie ‘Templates voor algemene mails’ terug.

Dit artikel is nuttig voor 19 personen. Is dit artikel nuttig voor u?