Es ist nicht immer einfach die Übersicht über Ihre Arbeitsstunden und Ihr verbrauchtes Material zu behalten, besonders dann nicht, wenn Sie viel unterwegs arbeiten. Oft kommt es dann vor, dass Wichtiges vergessen wird oder dass die geleisteten Stunden lediglich geschätzt werden. Es wird Zeit für einen Arbeitsauftrag: Dies ist ein Dokument, in dem alles feinsäuberlich festgehalten wird. Jedoch ist Papier nicht immer beständig und kann leicht verloren gehen. Die Lösung? Ein digitaler Arbeitsauftrag. Die perfekte Lösung? Ein digitaler Arbeitsauftrag mit Teamleader verbunden.


Digitales Arbeiten bietet den Vorteil, dass keine Unterlagen mehr verloren gehen können und außerdem werden alle Informationen zentralisiert: alles, was Sie eingeben, wird automatisch, wenn Sie mit dem Internet verbunden sind, an Teamleader geschickt.


Der Zugriff auf Arbeitsaufträge wird in den Benutzereinstellungen eines Admins in Teamleader verwaltet. Wenn Sie möchten, dass ein Benutzer Arbeitsaufträge erstellen kann, gehen Sie zu Einstellungen > Personal und gewähren Sie Zugriff, indem Sie den Schieberegler für Arbeitsaufträge aktivieren.


Verschiedene Möglichkeiten, einen Arbeitsauftrag zu erstellen

Es gibt verschiedene Optionen, einen Arbeitsauftrag in Teamleader zu erstellen, jedoch sollten Sie sich eines bewusst sein: Sie können keinen Arbeitsauftrag in der Webversion vervollständigen. Ein Arbeitsauftrag kann nur über die mobile App vervollständigt werden. Sie können aber den Arbeitsauftrag für späteren Gebrauch vorbereiten.

  • Ein Arbeitsauftrag über die App von null an erstellen
  • Bereiten Sie Ihren Arbeitsauftrag aus einer Besprechung heraus in Teamleader vor
    • Von null an
    • Basierend auf dem Inhalt eines Angebots


1. Einen Arbeitsauftrag von null an erstellen

Einen Arbeitsauftrag mit Teamleader erstellen ist kinderleicht. Mit unserer App durchlaufen Sie die nötigen Schritte und Sie können Ihren Kunden am Ende den Arbeitsauftrag auch unterzeichnen lassen.


Schritt 1: Kunden auswählen

Dank dem Link zwischen der App und der Datenbank von Teamleader können Sie ganz einfach Kunden auswählen und deren Daten für Ihren Arbeitsautrag verwenden. Die Adresse wird automatisch ausgefüllt oder Sie können, falls Sie das wünschen, eine Adresse des Standortes eintragen. Sie können auch eine Abteilung und ein Projekt hinzufügen.


Schritt 2: Geleistete Arbeitsstunden eintragen

Sie starten einen neuen Auftrag? Klicken Sie auf die Schaltfläche "Eintrag hinzufügen", um Ihrem Arbeitsauftrag verschiedene Optionen hinzuzufügen. Wählen Sie "Arbeitsstunden", um Ihre Start- und Endzeit einzugeben und festzulegen, wie lange Sie gearbeitet haben. Mittagspause? Kein Problem, fügen Sie einfach ein paar Stunden hinzu, nachdem Sie wieder mit der Arbeit begonnen haben. Haben Sie irgendetwas über diese Stunden zu berichten, fügen Sie eine Beschreibung hinzu, wenn Sie möchten.


Alleine Arbeiten kann ermüdend sein. Daher können Sie auch Kollegen an denselben Arbeitsauftrag hinzufügen. Alle geleisteten Arbeitsstunden werden dem gesamten Rechnungsbetrag hinzugefügt.


Schritt 3: Verwendete Produkte speichern

Sie können auch bereits vorhandene Produkte im Teamleader-Datenbank an Ihren Arbeitsauftrag hinzufügen. Fügen Sie so viele Produkte wie Sie möchten, zusammen mit der entsprechenden Menge, hinzu.


Schritt 4: Beschreibung, Reisestrecke und Fotos hinzufügen

Fügen Sie eine Beschreibung, die Reisestrecke und Fotos hinzu, um Ihren Arbeitsauftrag fertigzustellen. So wissen Sie und Ihre Kollegen über Besonderheiten Bescheid und so kann sicher nichts vergessen werden.


Schritt 5: Erstellen Sie ein PDF-Dokument

Sie haben alles eingetragen? Fügen Sie all Ihre Informationen in ein PDF-Dokument zusammen und lassen Sie Ihren Kunden dies an Ort und Stelle unterschreiben. Speichern Sie den Arbeitsauftrag und schicken Sie Ihn direkt ins Büro.


2. Einen Arbeitsauftrag aus einer Besprechung heraus vorbereiten

Dies kommt häufig in Firmen vor, mit einem Außendienst und einer Verwaltung. Beispielsweise kann es hierbei vorkommen, dass die administrative Abteilung einen Termin für einen Techniker im Außendienst plant.

Als Verwaltungsangestellter können Sie dann eine Besprechung in Teamleader erstellen, so dass Ihr Kollege Bescheid weiß, wohin er hingehen soll. Sie können auch direkt ein paar Sachen in der Besprechung über das Tablettsymbol vorbereiten. Sie haben zwei verschiedene Optionen zur Auswahl: entweder füllen Sie den Arbeitsauftrag teilweise basierend auf einem bestehenden Angebot aus oder Sie entscheiden sich dafür, bestimmte Daten manuell einzutragen. Sie können eine Beschreibung der auszuführenden Aufgaben oder der benötigten Materialien hinzufügen. So weiß Ihr Kollege direkt, was ihn erwartet.



Einen Arbeitsauftrag in eine Rechnung umwandeln

Nachdem Sie Ihren Arbeitsauftrag gespeichert haben, können Sie den der Webversion von Teamleader bei dem entsprechenden Kunden wiederfinden. Das PDF-Dokument finden Sie unter “Dateien” und die geleisteten Arbeitsstunden unter “Unfakturierte verwendete Zeit”. Unter “Aktionen” haben Sie verschiedene Optionen:

  • Rechnung erstellen
  • Nicht fakturieren
  • Bearbeiten
  • In Excel exportieren

Wenn Sie sich dafür entscheiden, eine Rechnung zu erstellen, dann erscheint die Rechnung in einem neuen Fenster. Sie können diese Rechnung dann bearbeiten, wenn Sie möchten und dann die Rechnung speichern. Und schon haben Sie einen Arbeitsauftrag in eine Rechnung umgewandelt.


Einen Arbeitsauftrag aus einem Projekt in Rechnung stellen

Es ist auch möglich, einen Arbeitsauftrag aus einem Projekt in Rechnung zu stellen. Lesen Sie mehr dazu in diesem Artikel.


Möchten Sie es selbst ausprobieren? Laden Sie die App unter Apple App Store oder Google Play Store herunter und probieren Sie Teamleader aus unter: www.teamleader.de