Die Integration mit einem der oben genannten Buchhaltungstools ist tiefgreifend. Sowohl die Zahlungs- wie auch die Kontaktdaten werden zwischen Teamleader und das Tool synchronisiert.


Die Verbindung bedeutet, dass Rechnungen und Gutschriften von Teamleader nach dem Buchhaltungsprogramm exportiert werden, um die Buchhaltung in diesem gesonderten Tool vorzunehmen. Mit diesem Ziel vor Augen, werden die Kunden, die mit diesen Rechnungen verknüpft sind, erst exportiert. Wenn eine Rechnung im Buchhaltungstool abgeglichen wird, wird dies als ‚bezahlt‘ in Teamleader dargestellt. Die Hauptkonten verwalten Sie in Ihrem Tool: für jede Synchronisierung werden sie von dort abgerufen.


Je nach Ihrer Situation, müssen Sie eines der folgenden 3 Szenarien befolgen, ehe Sie damit beginnen können, Exact Online oder Twinfield mit Teamleader zu verbinden.


A. Mein Buchhaltungs-Konto ist leer (und mein Teamleader-Konto ist oder ist nicht leer)

Wenn Ihr Buchhaltungstool noch keine Daten enthält, müssen Sie erst einige Dinge einstellen:

  • Geschäftsjahre erstellen (Tabelle Periode/Datum).
  • Ein Journal für Rechnungen erstellen.
  • Ein Journal für Gutschriften erstellen (unterscheidet sich vom Rechnungsjournal).
  • Hauptkonten definieren.

Alle diese Dinge finden Sie in Exact z.B., indem Sie auf Ihren Firmennamen oben rechts klicken und ‚Master data‘ wählen. Sie finden die Einstellungen im Abschnitt ‚Finanzen‘. Weiter unten gehen wir weiter auf die Erstellung eines Journals ein.


Die Journale müssen vom Typ ‚Verkauf‘ sein, da Teamleader nur Dokumente dieses Journaltyps speichern kann. Bei der Erstellung eines Journals, müssen Sie auch ein Hauptkonto eingeben. Verbinden Sie dieses Konto mit einem Ertragskonto.


Bei jeder Synchronisierung werden alle Ertragskonten vom Buchhaltungstool in Teamleader geladen. Deshalb verwalten Sie Ihre Konten von dort aus. Wenn Sie die Konten nicht verwenden, können Sie einfach ein Standardkonto erstellen und dieses Konto für alle Rechnungszeilen verwenden.


B. Mein Teamleader-Konto ist leer und mein Buchhaltungs-Konto enthält meine Kundendatenbank

Während der Herstellung der Verbindung können Sie sehr schnell und einfach Ihre Kundendatenbank in Teamleader importieren, indem Sie den Schieber ‚Firmen aus Exact Online importieren‘ wählen! Sie können sofort damit beginnen die Verbindung herzustellen, indem Sie wie folgt vorgehen . Eine weitere Vorbereitung ist nicht notwendig!


C. Sowohl mein Teamleader-Konto als auch mein Buchhaltungs-Konto enthalten meine Kundendatenbank

Wenn Sie eine Kundendatenbank sowohl in Ihrem Buchhaltungstool als auch in Teamleader haben, ist ein Import etwas aufwendiger. Um doppelte Einträge von Firmen in Ihrem Tool zu vermeiden, müssen alle Firmen erst in Teamleader importiert werden. Dazu verwenden Sie den Schieber ‚Firmen von ... aus importieren‘, der erscheint, wenn Sie die Verbindung herstellen. Dies wird im dritten Schritt über die Herstellung der Verbindung erklärt .


Nach dem Import ist es wahrscheinlich, dass es in Teamleader viele Doppeleinträge von Kunden gibt. Um dies zu vermeiden, ist es am besten, die Spalte ‚Buchhaltungs-Kunden_ID‘ in Ihrem Teamleader-Konto zu aktivieren, um zu sehen, welche Kunden eine Buchhaltungs-ID haben und welche nicht. Diese Spalte ist auch für Rechnungen verfügbar.



Sie können jetzt die doppelten Einträge manuell oder automatisch in Teamleader zusammenführen:

  • Manuell: Geben Sie den Namen einer Firma ein, und wenn es 2 Ergebnisse gibt, wählen Sie Zusammenfügen unter ‚Aktionen‘. Sie können auch über die Detail-Seite einer Firma Daten zusammenfügen (unter dem kleinen Pfeil oben). Teamleader wird automatisch alle Felder zusammenfügen, einschließlich Kundennummer. Wenn es einen Konflikt gibt, bekommen sie die Möglichkeit einen der beiden Werte zu wählen.
  • Automatisch: Wenn es mehr als 50 doppelte Einträge gibt, lohnt es sich meistens, die automatische (aufwendigere) Methode für das Zusammenfügen zu wählen: mit dem in unseren Excel- oder CSV-Import eingebauten Zusammenführungsmechanismus können Sie die Firmen automatisch verbinden und dann manuell die übrig gebliebenen Firmen (deren Name z. B. leicht anders ist) zusammenlegen. Gehen Sie dazu wie folgt vor:
    1. Erstellen Sie ein Segment, das alle Firmen enthält, die Sie gerade importiert haben. Alle Firmen, die importiert wurden, haben automatisch ein z.B. ‚Exact Online Import‘-Label bekommen, daher ist es am Besten ein Segment mit der Regel ‚Label enthalten Exact Online-Import‘  zu verwenden. Sie finden eine Anleitung zur Erstellung von Labeln hier.
    2. Dieses Segment nach Excel exportieren.
    3. Führen Sie in Teamleader die Bulkaktion ‚Löschen ‘ für dieses Segment durch: damit werden alle Firmen wieder gelöscht.
    4. Löschen Sie die überflüssigen Spalten aus der Excel-Datei, um zu vermeiden, dass ältere Daten aus Ihrem Buchhaltungstool neuere Daten aus Teamleader überschreiben. Die erforderlichen Spalten sind ‚Name‘ und ‚Buchführungskunden-ID‘ und außerdem wird auch der Import der USt-Identifikationsnummer dringend empfohlen.
    5. Sie können die Excel-Datei speichern und sie mit unserem Importtool importieren. Auch dafür sind nur die Felder ‚Name‘, ‚Buchführungskunden-ID‘ und 'USt-Identifikationsnummer‘ erforderlich.
    6. Wenn Teamleader ein Kriteriumn für eine Zusammenlegung verlangt, können Sie dazu den Namen (wenn der Name nur selten abweicht) oder die USt-Nummer (wenn die meisten USt-Nummern vorhanden sind) verwenden. Sie können unterschiedliche Kriterien ausprobieren und mittels Vorschaufunktion schauen, wie viele neue Firmen hinzugefügt werden. Die Anzahl sollte so niedrig wie möglich sein.
    7. Die Daten importieren (Bemerkung: das Feld ‚Buchführungskunden-ID‘ ist nicht standardmäßig verfügbar. Bitte kontaktieren Sie unseren Support, um dieses Feld für den Import zu aktivieren).
    8. Alle bearbeiteten Firmen, sind Firmen, die jetzt die richtige Kundennummer bekommen haben.
    9. Alle hinzugefügten Firmen sind Firmen, die nicht abgeglichen werden konnten. Sie werden diese einzeln aufrufen und manuell zusammenlegen müssen, wie vorher beschrieben.

Wenn alles richtig durchgeführt wurde, werden Sie sehen, dass die Spalte ‚Buchführungs-Kunden-ID‘ hinsichtlich aller Ihrer Rechnungen gefüllt wurde. Vergeleichen Sie, wenn dies nicht überall der Fall ist, den betreffenden Kunden mit der von Ihnen exportierten Excel-Datei. Wenn der Kunde dort nicht auffindbar ist, wird der Kunde in Exact ganz einfach bei der nächsten Synchronisierung erstellt.