Warum Vorlagen benutzen?

Vorlagen oder Standard-E-Mails sind vorformulierte Nachrichten, die mit einigen wenigen Klicks verschickt werden können. Das hilft Ihnen, Zeit zu sparen, wenn Sie oft dieselbe Art Nachrichten schreiben müssen. Vorlagen können für Besprechungen, den Versand von Angeboten und Rechnungen, automatische Erinnerungen und Dankesschreiben erstellt werden. Es gibt in Teamleader schon einige vorgefertigte Vorlagen, aber Sie können sie immer anpassen, um eine persönlichere Kommunikation zu erzielen.

E-Mail-Variablen

Für jede E-Mail-Vorlage in Teamleader gibt es mehrere Variablen, die Sie für eine persönliche Gestaltung Ihrer Nachricht verwenden können. Zum Beispiel die Variable #VORNAME wird immer durch den Vornamen des Kontakts ersetzt, dem Sie eine E-Mail schicken, wenn diese Information im CRM vorhanden ist. Wenn Sie Jeroen De Wit eine E-Mail schicken, wird die Variable #VORNAME durch „Jeroen“ ersetzt.


Diese Variablen können immer unten im Bildschirm gefunden werden, wenn Sie eine Vorlage nutzen.

Hier finden Sie eine Übersicht der verschiedenen Arten E-Mail-Vorlagen, die Teamleader bietet.

Eine Standardnachricht für Besprechungen

Gehen Sie zu „Einstellungen“ > „Kalender“. Scrollen Sie nach unten zum Widget „Vorlagen für Einladungen zu Besprechungen“ und erstellen Sie selbst eine Vorlage oder Standardnachricht, indem Sie auf das „+“-Zeichen klicken.


Möchten Sie die Standardnachricht an eine Verabredung schicken? Erstellen Sie eine Besprechung in Teamleader und fügen Sie den Kontakt der Besprechung hinzu. Jetzt bekommen Sie die Möglichkeit, die E-Mail zu schicken. Dort können Sie wählen, welche Standardnachricht Sie verwenden wollen.

Vorlagen für Preisangabenlayout

Navigieren Sie für die Erstellung einer Standardnachricht für eine Preisangabe zu „Einstellungen“ > „Deals“. Scrollen Sie nach unten zum Widget „Vorlagen für Preisangabenlayout“. Diese Vorlagen werden auf der ersten Seite der Preisangabe verwendet, außer wenn anders in Ihrer Vorlage für Preisangabenlayout definiert.

Um selbst eine Standardnachricht zu erstellen, klicken Sie auf das „+“-Zeichen. Im folgenden Pop-up können Sie Ihre Nachricht definieren. Sie können hier auch verschiedene Variablen zur persönlichen Gestaltung Ihrer Nachricht verwenden. Über die Personalisierung #NAME zum Beispiel, können Sie immer den Begleittext Ihrer Preisangabe mit dem Namen Ihres Kunden anpassen, egal zu welchem Kunden Sie das Angebot schicken. Sie können verschiedene Standard-E-Mails je nach Art des Angebots einrichten.

E-Mail-Vorlagen für Preisangaben

Zusätzlich zum Begleittext Ihrer Preisangabe können Sie E-Mail-Vorlagen für Angebote an Ihre Kunden erstellen.

Hier ist vor allem die Variable #LINK wichtig. Wenn Sie diese Variable in Ihrer Vorlagen-E-Mail verwenden, wird dies für Ihren Kunden als ein Link zu Cloudsign sichtbar, wo das Angebot abgerufen und online unterschrieben werden kann. Der #LINK-Parameter wird in Ihrer E-Mail durch den Satz „Angebot online ansehen“ ersetzt


Wenn über Cloudsign ein Angebot angenommen wird, bekommen Sie eine Benachrichtigung in Teamleader. Ein akzeptierter Deal ändert sich in Ihrer Dealphase automatisch in „Angenommen“.

Eine Standardnachricht, wenn Sie Rechnungen schicken

Sie können Rechnungsvorlagen über „Einstellungen“ > „Rechnungen“ an Ihre Wünsche anpassen. Scrollen Sie nach unten zu „Rechnungsvorlagen“ und bearbeiten Sie eine bestehende Vorlage oder erstellen Sie eine neue, indem Sie auf das „+“ -Symbol klicken.


Sie können Rechnungsvorlagen verwenden, um Rechnungen ein erstes Mal zu schicken, oder als Erinnerung, wenn eine Rechnung überfällig ist.

Automatische Rechnungserinnerungen

Manche dieser Nachrichten können Sie als automatische Erinnerungen schicken, wenn eine Rechnung unbezahlt bleibt. Das können Sie im folgenden Widget „Rechnungsvorlagen“, „Automatische Erinnerungen“ tun. Hier können Sie die von Ihnen erstellten Nachrichten wählen und das Zeitfenster, in dem die Erinnerung zu schicken ist, bestimmen. Sie können dies mehrmals tun, mit mehreren Nachrichten.


Allgemeine E-Mail-Vorlagen

In Teamleader ist eine Kontakt- oder Firmen-E-Mail-Adresse immer anklickbar. Wenn Sie an diese Adressen E-Mails schicken, können Sie auch vordefinierte Vorlagen verwenden. Das kann praktisch sein, zum Beispiel für eine Verkaufsorganisation, die an potenzielle Kunden viele gleiche E-Mails geschickt hat.

Zur Erstellung dieser E-Mail-Vorlagen navigieren Sie zu Einstellungen > „E-Mail-Layout“. Klicken Sie auf die „+“-Schaltfläche neben „Vorlagen für standardisierte E-Mails“ und Sie können eine Standardnachricht entwerfen. Mithilfe von Variablen können Sie diese Nachrichten immer personalisieren.


Sobald Sie mit dem Entwurf von Standard-E-Mails fertig sind, finden Sie sie beim Schreiben von E-Mails nachdem Sie im CRM auf eine E-Mail-Adresse geklickt haben.


Bemerkungen: Wenn Sie die E-Mails schreiben, möchten Sie eventuell neue Absätze verwenden. Um mit einem neuen Absatz zu beginnen, drücken Sie auf Enter. Um an einer neuen Zeile zu beginnen, drücken Sie Shift + Enter.