Zu Beginn direkt eine Anmerkung: diese Optionen sind nicht standardmäßig für jeden Account aktiviert. Wenn Sie jedoch damit arbeiten möchten, dann schicken Sie einfach eine Email an unseren Support. Und keine Sorge, diese Optionen sind natürlich kostenfrei.


Wenn diese Optionen dann für Ihr Konto aktiviert sind, dann navigieren Sie zunächst zu Einstellungen > HR und klicken auf den Stift neben dem Namen eines Mitarbeiters und setzen den Schieber neben diesen Optionen auf "Ja".

  1. Im folgenden Schritt erstellen Sie dann einen Deal und ein Angebot. 
  2. Nachdem das letztere akzeptiert wurde, finden Sie unter dem Knopf "Aktionen" beim Deal mehrere neue Funktionen.

Auftragsbestätigung

  1. Die erste neue Option, die dort erscheinen wird ist "Auftragsbestätigung". Ein Klick darauf führt Sie zu folgendem Fenster, wo Sie die Fälligkeitsdaten eintragen, also wann Sie planen die Bestellung an Ihren Kunden zu liefern.
  2. Wenn Sie nun auf "Speichern" klicken, dann haben Sie eine Auftragsbestätigung erstellt. Diese wird beim Deal gespeichert und Sie können Sie an Ihren Kunden schicken. Dafür klicken Sie zunächst auf das pdf selbst und anschließend auf den Umschlag in der rechten oberen Ecke.




  • Eine Liste aller Deals wofür eine Auftragsbesätigung erstellt wurde können Sie unter Deals > Auftragsbestätigungen finden.
  • Wie bei allen anderen Dokumenten, die Sie in Teamleader erstellen können, haben Sie auch bei den Auftragsbesätigungen die Möglichkeit das Layout selbst anzupassen. Dazu navigieren Sie zu Einstellungen > Dokumenten Layout > Bestellbestätigungen.

Nun kann es sein, dass Sie die bestellten Produkte nicht auf Lager haben und daher zunächst selbst eine Bestellung bei Ihrem Lieferanten aufgeben müssen. Natürlich müssen Sie dafür nicht auf ein akzeptiertes Angebot warten, Sie können eine Bestellung/einen Auftrag auch einfach selbst erstellen. Aber Schritt für Schritt.


Auftrag/Bestellung

Sie haben drei Möglichkeiten, um eine Bestellung zu erstellen:

  • Von null an
  • Aus einem akzeptierten Deal
  • Aus einem Projekt heraus

Von null an

Sie navigieren entweder zu Deals > Bestellungen und klicken auf das Pluszeichen


Aus einem akzeptierten Deal

Oder Sie erstellen einen Auftrag aus einem akzeptierten Deal:

  1. Um eine Bestellung zu erstellen und dann auch aufzugeben, gehen Sie, nachdem der Deal akzeptiert wurde, zu "Aktionen" und entscheiden sich für "Bestellung erstellen".
  2. Im Folgenden sehen Sie ein Fenster, in welchem Sie die Möglichkeit haben Produkte hinzuzufügen oder auch zu löschen. Falls Sie die Bestellung selbst erstellen (aus einem Projekt oder via dem Klick auf das Pluszeichen), dann müssen Sie die Produkte manuell eintragen, die folgenden Schritte sind jedoch die selben.
  3. Sie klicken dann anschließend auf "Speichern", wodurch das folgende Pop-Up Fenster erscheint. Hierbei können verschiedene Parameter der Bestellung eingestellt werden. Einer dieser Werte ist auch, dass Sie das Layout einstellen können. Das Layout von Bestellungen können Sie unter Einstellungen > Dokumenten Layout > Aufträge einstellen.
  4. Wenn Sie nun auf "Speichern" klicken, dann ist Ihr Auftrag erstellt. Alle Aufträge sind unter Deals > Aufträge einsehbar. 

    Hierbei erhalten Sie ein klares Statusupdate und wissen direkt, was mit der Bestellung noch geschehen muss.




5. Wenn Sie hier dann auf "Aktionen" klicken, dann haben Sie zunächst die Option, um den Auftrag an Ihren Lieferanten zu schicken und anschließend die Option, um die Lieferung zu bestätigen.

6. Wenn Sie die Lieferung bestätigen, dann wird Ihr Vorrat automatisch anpasst. Dies geschieht natürlich nur, wenn Sie mit der Vorratsfunktion arbeiten. Diese erlaubt es Ihnen einen Vorrat und einen Mindestvorrat bei Ihren Produkten anzugeben. Falls Ihr Vorrat unter das Minimum gerät, dann erhalten Sie eine Benachrichtigung. Wenn Sie mehr über die Funktion der Lagerverwaltung herausfinden möchten, dann klicken Sie am Besten hier


Aus einem Projekt heraus

Die dritte Möglichkeit einen Auftrag zu erstellen besteht darin, externe Kosten an ein Projekt hinzuzufügen. 

  1. Dazu klicken Sie in einem Projekt auf den Pfeil oben und entscheiden sich für "Externe Kosten hinzufügen".
  2. Dort tragen Sie dann die Produkte ein, die Sie benötigen und haben dann auch direkt die Option einen Auftrag zu erstellen. Dazu setzen Sie den Slider bei "Auftrag als PDF erstellen" einfach auf "Ja".



Im Folgenden erscheint dann das Fenster von vorhin und Sie mussen dieselben Schritte durchlaufen.


Lieferscheine

Nachdem Sie den Auftrag bestätigt und die nötigen Produkte bestellt haben, dann ist es an der Zeit zu liefern und dazu brauchen Sie dann wahrscheinlich einen Lieferschein.


Es ist natürlich auch möglich einen Lieferschein zu erstellen, ohne vorher eine Auftragsbestätigung und einen Auftrag estellt zu haben. 

  1. Das einzige, was Sie benötigen ist ein akzeptierter Deal. 
  2. Sie gehen dann erneut zu "Aktionen" und klicken auf "Lieferscheine".
  3. Im folgenden Fenster müssen Sie dann verschiedene Parameter definieren.
  4. Nachdem Sie auf "Speichern" geklickt haben, wird der Lieferschein beim Deal gespeichert und Sie können diesen mit einem Klick auf das pdf und den Umschlag in der rechten oberen Ecke an Ihren Kunden schicken.




  • Eine Übersicht aller Lieferscheine findet sich unter Deals > Lieferscheine.
  • Auch bei den Lieferscheinen haben Sie natürlich die Möglichkeit das Layout anzupassen. Dafür navigieren Sie zu Einstellungen > Dokumenten Layout > Lieferscheine.