Die Behandlung unbezahlter Rechnungen ist nie angenehm, und es kommt leider häufiger vor als Ihnen lieb ist. Bleiben manche Ihrer Rechnungen sogar nach zwei oder drei Mahnungen unbezahlt? Wenn das der Fall ist, können Sie einige Schritte unternehmen, um Ihrer Rechnung Verzugszinsen und Mahngebühren hinzuzufügen.
In diesem Artikel erfahren Sie Näheres über:
- Wie Sie Ihre Verzugszinsen und Mahngebühren einstellen
- Wie Sie Ihre Verzugszinsen und Mahngebühren anrechnen
- Wie Sie Ihrer Rechnung die Gebühren automatisch mit automatischen Erinnerungen hinzufügen
- Wie Sie Ihre Verzugszinsen und Mahngebühren wieder entfernen
- Der Einfluss von Verzugszinsen und Mahngebühren auf die Buchhaltung
1. Verzugszinsen und Mahngebühren einrichten
Sie können den Zinssatz und die Mahngebühren in Ihren Firmeninformationen festlegen:
- Klicken Sie auf Einstellungen und wählen Sie Firmeninformationen aus
- Klicken Sie auf den Stift neben Ihrer Firmeneinheit
- Wählen Sie die Option 'Zahlungsinformationen'
- Geben Sie den Zinssatz, die Mahngebühr und die Minimale Mahngebühr ein
Auf Basis dieser Werte werden die zusätzlichen Rechnungskosten berechnet. Wie das funktioniert, sehen Sie in unserem nächsten Schritt.
2. Verzugszinsen und Mahngebühren anrechnen
Um diese Gebühren anzurechnen, müssen Sie mit einer fälligen Rechnung beginnen.
In unserem Beispiel ist die Rechnung definitiv fällig: Rechnung 2020/ 98 ist 13 Tage überfällig. Sogar nach drei Mahnungen bleibt der in Rechnung gestellte Betrag unbezahlt. Es ist an der Zeit, Verzugszinsen und Mahngebühren anzurechnen.
Klicken Sie dazu auf die Schaltfläche ‚Inkasso‘ in der Detailseite der Rechnung. Auf diese Schaltfläche kann erst geklickt werden, wenn die Rechnung tatsächlich überfällig ist. Es erscheint ein Pop-up worin die Verzugszinsen und Mahngebühren eingetragen werden können.
Unsere Mahngebühr wurde schon eingetragen. Wenn der Betrag, der auf dem von Ihnen eingestellten Prozentsatz basiert, niedriger ist als die von Ihnen eingestellte Mindestgebühr, wird standardmäßig letztere Gebühr angerechnet. Wenn die Mahngebühr die Mindestgebühr übersteigt, wird der Betrag auf dem Prozentsatz basieren, den Sie in den Einstellungen eingestellt haben. Selbstverständlich können Sie dies immer manuell anpassen.
Wenn die Verzugszinsen ebenfalls angerechnet werden sollen, wird ein Zusatzbetrag angerechnet, der auch auf dem Prozentsatz basiert, den Sie früher eingestellt haben. Der Prozentsatz wird jährlich berechnet: je länger Ihre Rechnung unbezahlt bleibt, umso höher werden die Zinsen.
Wenn eine Rechnung z. B. 13 Tage überfällig ist, werden die Zinsen wie folgt berechnet: Gesamtbetrag einschl. USt x 13 / 365 Tage x 20 % Zinsen.
Wenn Sie auf ‚Speichern‘ klicken, werden Sie feststellen, dass die Zinsen und die Mahngebühr der Rechnung hinzugefügt werden. Sorgen Sie dafür, dass der Kunde sie erhält, indem Sie eine weitere Erinnerung schicken.
3. Automatische Erinnerungen
Wenn Sie automatische Erinnerungen beim Verschicken von Rechnungen verwenden, können Sie auch die Verzugszinsen und Mahngebühren automatisch hinzufügen. Navigieren Sie dazu zu Einstellungen > Rechnungen und wählen Sie ‚Automatische Erinnerungen‘.
Wenn Sie eine neue Erinnerung bearbeiten oder erstellen, sehen Sie die Option, mit der Sie diese Gebühren anrechnen. Wählen Sie nur, nach wie vielen Tagen die Erinnerung verschickt werden soll, sowie die Vorlage, die benutzt werden soll, und dann brauchen Sie sich nicht weiter darum zu kümmern.
4. Verzugszinsen und Mahngebühren entfernen
Sollten Sie Ihre Meinung ändern und diese Gebühren aus der Rechnung entfernen wollen, ist das ganz einfach. Gehen Sie zurück zur Detailseite der Rechnung und klicken Sie wieder auf ‚Inkasso‘. Deaktivieren Sie ganz einfach die Zinsen und entfernen Sie die Mahngebühr. Klicken Sie auf ‚Speichern‘ und Sie sehen, wie diese beiden Gebühren aus der Rechnung verschwinden.
5. Einfluss auf die Buchhaltung
In der Realität werden Verzugszinsen und Mahngebühren oft nicht vom Kunden bezahlt. Meistens sind sie nur ein zusätzliches Mittel, das überzeugen soll, den eigentlichen Betrag der Rechnung zu bezahlen. Das ist der Grund, warum Teamleader Focus diese Gebühren nicht in den Export in die Buchhaltungssoftware einbezieht. Sonst würden Sie einen höheren Betrag in Ihrer Buchhaltung buchen als sie in Wirklichkeit erhalten haben. Wenn Ihr Kunde diese Gebühren doch bezahlt, müssen Sie sie manuell in Ihrer Buchhaltungssoftware buchen.