Die Behandlung unbezahlter Rechnungen ist nie angenehm, und es kommt leider häufiger vor als Ihnen lieb ist. Bleiben manche Ihrer Rechnungen sogar nach zwei oder drei Mahnungen unbezahlt? Wenn das der Fall ist, können Sie einige Schritte unternehmen, um Ihrer Rechnung Zinsen und Verzugsgebühren hinzuzufügen.

In diesem Artikel erfahren Sie Näheres über:

  1. Wie Sie Ihre Zinsen und Verzugsgebühren einstellen
  2. Wie Sie Ihre Zinsen und Verzugsgebühren anrechnen
  3. Wie Sie Ihrer Rechnung die Gebühren automatisch mit automatischen Erinnerungen hinzufügen
  4. Wie Sie Ihre Zinsen und Verzugsgebühren wieder entfernen
  5. Der Einfluss von Zinsen und Verzugsgebühren auf die Buchhaltung

1. Zinsen und Verzugsgebühren einrichten 

Sie können die Zinsen und Verzugsgebühren in Ihren Unternehmensinformationen einrichten:

  • Klicken Sie auf ‚Einstellungen ‘ und wählen Sie ‚Firmeninformationen‘
  • Klicken Sie auf den Stift neben Ihrer Abteilung
  • Wählen Sie die Option ‚Ihre Firmeninformationen eintragen ‚XXX‘
  • Klicken Sie auf ‚Erweiterte Optionen‘ und tragen Sie den Zinssatz, die Verzugsgebühr und die Mindestverzugsgebühr ein



Die zusätzlichen Rechnungskosten werden aufgrund dieser Werte berechnet. In unserem nächsten Schritt sehen Sie, wie das funktioniert.


2. Zinsen und Verzugsgebühren anrechnen

Um diese Gebühren anzurechnen, müssen Sie mit einer fälligen Rechnung beginnen.

In unserem Beispiel ist die Rechnung definitiv fällig: Rechnung 2017 / 111 ist 100 Tage überfällig. Sogar nach drei Mahnungen bleibt der in Rechnung gestellte Betrag unbezahlt. Es ist an der Zeit, Zinsen und Verzugsgebühren anzurechnen.



Klicken Sie dazu auf die Schaltfläche ‚Incasso‘ in der Detailseite der Rechnung. Auf diese Schaltfläche kann erst geklickt werden, wenn die Rechnung tatsächlich überfällig ist. Es erscheint ein Pop-up worin die Zinsen und Verzugsgebühren eingetragen werden können.


Unsere Verzugsgebühr wurde schon eingetragen. Wenn der Betrag, der auf dem von Ihnen eingestellten Prozensatz basiert, niedriger ist als die von Ihnen eingestellte Mindestgebühr, wird standardmäßig letztere Gebühr angerechnet. Wenn die Säumnisgebühr die Mindestgebühr übersteigt, wird der Betrag auf dem Prozentsatz basieren, den Sie in den Einstellungen eingestellt haben. Selbstverständlich können Sie dies immer manuell anpassen.



Wenn die Zinsen ebenfalls angerechnet werden sollen, wird ein Zusatzbetrag angerechnet, der auch auf dem Prozentsatz basiert, den Sie früher eingestellt haben. Der Prozentsatz wird jährlich berechnet: je länger Ihre Rechnung unbezahlt bleibt, umso höher wird die Gebühr.

Wenn eine Rechnung z. B. 13 Tage überfällig ist, werden die Zinsen wie folgt berechnet: Gesamtbetrag einschl. USt x 13 / 365 Tage x 20% Zinsen.


Wenn Sie auf ‚Speichern‘ klicken, werden Sie feststellen, dass die Zinsen und die Säumnisgebühr der Rechnung hinzugefügt werden. Sorgen Sie dafür, dass der Kunde sie erhält, indem Sie eine weitere Erinnerung schicken.

3. Automatische Erinnerungen

Wenn Sie automatische Erinnerungen beim Verschicken von Rechnungen verwenden, können Sie auch die Zinsen und Verzugsgebühren automatisch hinzufügen. Navigieren Sie dazu zu Einstellungen > Rechnungen und wählen Sie ‚Automatische Erinnerungen‘.

Wenn Sie eine neue Erinnerung bearbeiten oder erstellen, sehen Sie die Option mit der Sie diese Gebühren anrechnen. Wählen Sie nur, nach wie vielen Tagen die Erinnerung verschickt werden soll, sowie die Vorlage, die benutzt werden soll, und dann brauchen Sie sich nicht weiter darum zu kümmern.



4. Zinsen und Säumnisgebühren entfernen

Sollten Sie Ihre Meinung ändern und diese Gebühren aus der Rechnung entfernen wollen, ist das ganz einfach. Gehen Sie zurück zur Detailseite der Rechnung und klicken Sie wieder auf ‚Incasso‘. Deaktivieren Sie ganz einfach die Zinsen und entfernen Sie die Verzugsgebühr. Klicken Sie auf ‚Speichern‘ und Sie sehen, wie diese beiden Gebühren aus der Rechnung verschwinden.


5. Einfluss auf die Buchhaltung

In der Realität werden Zinsen und Säumnisgebühren oft nicht vom Kunden bezahlt. Meistens sind sie nur ein zusätzliches Mittel, das überzeugen soll, den eigentlichen Betrag der Rechnung zu bezahlen. Das ist der Grund, warum Teamleader diese Gebühren nicht in den Export in die Buchhaltungssoftware einbezieht . Sonst würden Sie einen höheren Betrag in Ihrer Buchhaltung buchen als sie in Wirklichkeit erhalten haben. Wenn Ihr Kunde diese Gebühren doch bezahlt, müssen Sie sie manuell in Ihrer Buchhaltungssoftware buchen.