Wenn Sie an einem Projekt arbeiten, haben Sie meistens mit zwei Arten Kosten zu tun: interne und externe.


Für interne Kosten können Sie alle Zeiterfassung, also die Zeit, die Sie und Ihre Kollegen für ein bestimmtes Projekt aufwenden, gruppieren. Wollen Sie mehr darüber erfahren, wie Sie in einem Projekt die Zeit auf verschiedene Arten erfassen können? Klicken Sie hier.


Externe Kosten sind mit externen Materialien oder Ausgaben verknüpft, die für die Durchführung des Projeks benötigt werden. Dabei kann es sich um Miete für eine Veranstaltung, Rohstoffe für eine Baustelle oder um etwas völlig anderes handeln. Die Arten externer Kosten können genauso divers wie Ihre Projekte sein. Lesen Sie hier, wie Sie sie hinzufügen, der Einfluss auf das Budget, und wie Sie sie in Rechnung stellen.


Externe Kosten hinzufügen

  1. Navigieren Sie zu „Projekte“ und klicken Sie auf ein Projekt
  2. Klicken Sie auf die drei Punkte neben dem Projekt > Externe Kosten hinzufügen > oder gehen Sie zum Tab Informationen und scrollen Sie nach unten zum Pluszeichen neben  'Externe Kosten'. 
  3. Tragen Sie das Produkt ein, das Sie brauchen. Wählen Sie entweder einen der Produkte, die Sie in Teamleader Focus gespeichert haben oder tragen Sie manuell ein Produkt ein. Wenn Sie bestehende Produkte wählen und wenn der Produktseite bereits ein Ankaufspreis hinzugefügt wurde, wird dieser automatisch angezeigt.
  4. Bestimmen Sie das Projekt (erstes Drop-down nach USt-Satz) und die Phase (zweites Drop-down nach USt-Satz)
  5. Entscheiden Sie, ob Sie auch eine Bestellung erstellen wollen, indem Sie den Schieber neben „Bestellung als PDF erstellen“ auf Ja setzen. Für weitere Informationen zur Abwicklung von Bestellungen klicken Sie hier.
  6. Klicken Sie auf Speichern.
  7. Die externen Kosten werden hinzugefügt und werden in einem gesonderten Feld unter „Rechnungen“ auf der Projektinfo-Seite angezeigt. Sie werden sie auch finden bei "Materialien" unter "Verbrauchtes Budget".


Externe Kosten bearbeiten/löschen

  1. Navigieren Sie zum betreffenden Projekt > Projektinfo > scrollen Sie nach unten zu „Externe Kosten“.
  2. Fahren Sie mit dem Cursor über spezifische Kosten und klicken Sie auf den Stift oder Papierkorb, um die externen Kosten zu bearbeiten bzw. zu löschen.


Wer hat Zugriff auf externe Kosten? 


Ein Entscheidungsträger hat Zugriff auf alle Einzelheiten des Projekts, er/sie kann die externen Kosten sehen. 

Sie können entscheiden, wer die Kosten eines Projekts verwalten können soll, um die Kosten eines Projekts zu verwalten. Dafür navigieren Sie zu Einstellungen > Projekte > Präferenzen > Schränken Sie den Zugriff auf finanzielle Informationen in Projekten ein.


Wenn Sie Ihren Mitarbeitern die Kosten nicht anzeigen möchten, müssen Sie diese Einstellung nicht nur auf "Ja" setzen, sondern auch deren Zugriff auf Rechnungen entfernen. In diesem Artikel finden Sie weitere Informationen.

  • Wenn ein Teilnehmer Zugriff auf externe Kosten und auf Rechnungen hat, dann kann er alle externen Kosten sehen
  • Wenn ein Teilnehmer Zugriff auf externe Kosten hat, jedoch nicht auf Rechnungen, dann kann er nur seine eigenen externen Kosten sehen


Wenn Sie doch Ihren Mitarbeitern die Kosten anzeigen möchten, müssen Sie diese Einstellung auf "Nein" setzen:

  • Wenn ein Teilnehmer Zugriff auf externe Kosten und auf Rechnungen hat, dann kann er alle externen Kosten sehen
  • Wenn ein Teilnehmer Zugriff auf externe Kosten hat, jedoch nicht auf Rechnungen, dann kann er trotzdem alle externen Kosten sehen


Externe Kosten im Projektbudget

  • Die externen Kosten gehören selbstverständlich zum Projektbudget. Sie finden sie bei "Materialien" unter "Verbrauchtes Budget" auf der Projektinfo-Seite.
  • Die externen Kosten werden ebenfalls automatisch in den Gewinn Ihrer Projekte einbezogen. Klicken Sie auf diesen Link, um mehr zu erfahren.


Externe Kosten in Rechnung stellen

  1. Vergewissern Sie sich, dass die Rechnungsstellung der Phase, den Sie in Rechnung stellen wollen, auf „Zeit & Material“ eingestellt ist. Um diese Einstellungen zu prüfen, klicken Sie auf 'Details' einer Phase um diese zu bearbeiten.
  2. Gehen Sie zur Projektinfo-Seite > Rechnungen > Klicken Sie auf das „+“-Zeichen
  3. Wählen Sie „Rechnungsstellung basierend auf einer Phase“ als Typ
  4. Wählen Sie die Phase, den Sie in Rechnung stellen möchten
  5. Klicken Sie auf „Los"
  6. Interne und externe Kosten werden zusammen in Rechnung gestellt, und werden als gesonderte Posten auf Ihrer Rechnung unter der richtigen Phase gruppiert ausgewiesen.