Firmen im Dienstleistungssektor bieten Ihre Dienstleistungen an und werden dafür bezahlt. Daher ist es unumgänglich, dass Zeiterfassung und die daraus resultierenden Rechnungen Themen bei Ihnen werden.

Beispiel: Sie stellen einen bestimmten Stundensatz für Ihre Mitarbeiter ein und nachdem die Leistung erbracht wurde stellen Sie die gearbeiteten Stunden Ihrem Kunden in Rechnung. Jedoch kann es für diesen Vorgang verschiedene Möglichkeiten geben und dies ist auch in Teamleader Focus der Fall.

Wir werden hier kurz erklären, wie Sie Stundensätze verwenden können. Es gibt hierfür zwei Art und Weisen:

1. Einen Stundensatz für Ihre Kunden einstellen (basierend auf 3 verschiedenen Optionen)
2. Verschiedene Stundensätze pro Kunde oder pro Projekt einstellen

1. Stundensatz für all Ihre Kunden

Zunächst müssen Sie entscheiden, wie ein Stundensatz ermittelt werden soll. Navigieren Sie zu Einstellungen > Rechnungen > Präferenzen: 'Standard-Rechnungspräferenzen festlegen', und Sie haben diesbezüglich drei Möglichkeiten:

A. Preis nach Benutzer

B. Preis nach Arbeitstyp

C. Festpreis pro Stunde

Die Option, die Sie hier wählen, ist Ihre standardmäßige Rechnungsstellung für Ihr ganzes Teamleader Focus-Konto im Allgemeinen. Lassen Sie uns hier jedoch ein wenig auf die verschiedenen Optionen eingehen.

A. Preis nach Benutzer

In Teamleader Focus können Sie den Preis und die Kosten pro Benutzer unter Einstellungen > Benutzer > Drei Punkte > Bearbeiten festlegen. Bei der Bearbeitung eines Benutzers haben Sie die Möglichkeit, einen Festpreis festzulegen.

Sie können für jeden Mitarbeiter einen anderen Stundenlohn einstellen, eine solche Unterscheidung findet häufig bei Firmen mit Junior und Seniorprofilen Anwendung. 

Beispiel:

John arbeitet für 80€ die Stunde, während für Martin 100€ pro Stunde berechnet werden.

John und Martin sind beide Designer und jeder hat 5 Stunden gearbeitet. Natürlich möchten Sie dies Ihrem Kunden nun auch berechnen. In der Rechnung werden sich dann zwei Zeilen wiederfinden:

Das Ausfüllen der internen Kosten in den Benutzereinstellungen (Einstellungen>Benutzer>die drei Punkte neben dem Benutzer) ist wichtig, wenn Sie die Gewinn-Funktion in Ihren Projekten verwenden möchten. Grundsätzlich werden alle Zeiterfassungen mit dem internen Kostensatz  berechnet, sodass Sie sehen können, was Ihre Kosten im Vergleich zu Ihren Einnahmen sind, wenn Sie arbeiten mit Preis pro Benutzer. Klicken Sie auf diesen Link, um weitere Informationen zu erhalten.

B. Preis pro Arbeitstyp

Sie können den Stundenlohn, den Sie Ihren Kunden berechnen, auch vom Arbeitstyp abhängig machen. Damit können Sie festlegen, dass Sie für Entwicklung mehr berechnen als für Analyse.

Beispiel:

Sie berechnen für Analyse 65 € und für Entwicklung 85 €.

Nun gehen wir davon aus, dass 10 Stunden für die Analyse und 5 Stunden für die Entwicklung aufgewandt wurden. Ihre Rechnung wird dann folgendermaßen aussehen:

In Teamleader Focus können Sie den Stundenpreis pro Arbeitstyp unter Einstellungen>Kalender>Arbeitstypen einstellen. Wenn Sie einen Arbeitstyp anlegen oder bearbeiten, dann haben Sie die Möglichkeit, den Preis einzustellen.

C. Fester Preis pro Stunde

Natürlich kann es aber auch möglich sein, dass Sie Ihren Kunden unabhängig von Mitarbeiter und Arbeitstyp, einen fixen Preis pro Stunde berechnen.

Beispiel:

Ihr fester Preis pro Stunde beträgt 90 €. Sie haben 10 Stunden an der Analyse und 5 Stunden an der Entwicklung gearbeitet. Ihre Rechnung wird dann im Folgenden so aussehen:

Sie können eine Standardstundenrate für Ihre Firma einstellen, indem Sie zu Einstellungen > Rechnungen >

Standardrechnungspräferenz festlegen > Wählen Sie im Pop-up-Fenster die Option Festpreis pro Stunde.

2. Verschiedene Stundensätze pro Kunde oder pro Projekt einstellen

Nun kann es aber natürlich vorkommen, dass Sie sich dafür entscheiden für einen bestimmten Kunden oder für ein bestimmtes Projekt vom Standardstundenpreis abzuweichen. Daher kann es also zu Ausnahmen kommen:

A. Auf Kundenebene
B. Auf Projektebene
C. Typ des Stundensatzes anpassen

A. Auf Kundenebene

Auf Kundenebene können Sie einstellen, auf welche Art Stundensatz Sie Ihre Zeiterfassung basieren möchten: Preis pro Mitarbeiter, Preis pro Arbeitstyp oder Festpreis.

So gilt für alle Kunden die voreingestellte Stundenrate, aber für diesen speziellen Kunden, diese spezielle Rate wird verwendet.

Dazu gehen Sie zu einem Kontakt oder einer Firma, klicken Sie auf die drei Punkte neben 'Firmeninformationen' > 'Rechnungspräferenzen' > nächster Schritt. Dort erscheinen dann die folgenden Optionen:

1. Preis nach Benutzer: der vorher festgelegte Preis pro Nutzer wird als Ausgangspunkt für das Fakturieren von erfasster Zeit genutzt

2. Preis nach Arbeitstyp: der vorher festgelegte Preis pro Arbeitstyp wird als Ausgangspunkt für das Fakturieren von erfasster Zeit genutzt

3. Festpreis pro Stunde: dieser kann individuell pro Kunde eingestellt werden und wird dann als Ausgangspunkt für das Fakturieren von erfasster Zeit genutzt. Wenn Sie die Einstellungen für den Stundensatz ändern, dann werden Sie immer gefragt, ob die noch nicht fakturierte erfasst Zeit auch abgeändert werden soll. Sie können dann den Zeitpunkt definieren, ab welchem die Änderung der Stundenrate die Zeiterfassung betreffen soll. Das kann besonders praktisch sein, wenn sich Ihre Preise am Beginn eines neuen Jahres ändern.

B. Auf Projektebene

Auch auf Projektebene können Sie einstellen, ob ein Projekt auf Basis des Benutzers, des Arbeitstyps oder eines festen Stundenpreises, kalkuliert wird.

Hierbei kann es jedoch auch zu Ausnahmen kommen.

1. Sie entscheiden sich für Preis pro Benutzer, jedoch weicht der Stundensatz für dieses Projekt von der Norm ab

John arbeitet normalerweise für 80 €/Stunde, jedoch erhöht sich dieser Preis für dieses spezielle Projekt auf 85 €/Stunde. Dies können Sie innerhalb des Projekts selbst anpassen. Gehen Sie zum Projektinfo in der Kopfzeile des Projekts und danach zum "Mitarbeiter"-Abschnitt. Dort klicken Sie bei John auf die drei Punkte neben seinem Namen und tragen hier den abgeänderten Stundensatz ein.

2. Der Stundensatz eines Mitarbeiters ändert sich im Laufe des Projekts

John arbeitet bei Projekt A für 85 €/Stunde, jedoch ändert sich dieser Satz zum 1. Januar auf 90 €/Stunde.

Von nun an wird für jede Stunde von John mit 90 €/Stunde berechnet. Dazu klicken Sie ebenso auf die drei Punkte neben Johns Namen in der Sektion Mitarbeiter in Ihrem Projekt und ändern den Stundensatz. Bevor Sie diese speichern können, werden Sie gefragt, ob diese Änderung des Stundensatzes auch auf noch nicht fakturierte offenstehende Zeiterfassung angewandt werden soll, also ob nicht nur die zukünftige Zeiterfassung von der Änderung betroffen sein soll, sondern auch die bereits gearbeiteten aber dem Kunden noch nicht berechnete Stunden.

3. Sie haben sich für eine feste Stundenrate entschieden, diese ändert sich aber im Laufe des Projekts

Normalerweise berechnen Sie für alle Dienstleistungen bei Projekt B 100 €/Stunde, jedoch zeigt sich im Laufe der Zeit, dass die Arbeit doch komplexer ist und so erhöhen Sie den Preis auf 110 €/Stunde.

Sie können dann einen neuen Stundensatz einstellen und auch wie oben angeben, dass diese Preisänderung  auf vorhergehende Zeiterfassung zutreffen soll. Dies machen Sie im Projekt selbst > Projektinfo-Tab > drei Punkte neben der Projektnummer x > Rechnungspräferenzen.

Beachten Sie, dass die internen Kosten, die Sie zu den Benutzereinstellungen eines bestimmten Benutzers hinzugefügt haben, unabhängig von Ihrer Art der Rechnungsstellung immer zur Berechnung der Kosten eines Projekts verwendet werden (wenn eine Zeiterfassung durchgeführt wurde).

C. Ändern Sie den Stundensatz

Nehmen wir nun an, dass Sie die Art des Preises pro Stunde für einen Kunden oder ein Projekt ändern möchten, z.B. von Preis pro Benutzer zu Preis pro Arbeitstyp. Auch hier wird Teamleader Focus Sie fragen, ob die bereits registrierte und nicht fakturierte Zeiterfassung auch abgeändert werden soll.