Firmen im Dienstleistungssektor bieten Ihre Dienstleistungen an und werden dafür bezahlt. Daher ist es unumgänglich, dass Zeiterfassung und die daraus resultierenden Rechnungen Themen bei Ihnen werden.


Beispiel: Sie stellen einen bestimmten Stundensatz für Ihre Mitarbeiter ein und nachdem die Leistung erbracht wurde stellen Sie die gearbeiteten Stunden Ihrem Kunden in Rechnung. Jedoch kann es für diesen Vorgang verschiedene Möglichkeiten geben und dies ist auch in Teamleader der Fall.


Wir werden hier kurz erklären, wie Sie Stundensätze verwenden können. Es gibt hierfür zwei Art und Weisen:

  1. Einen Stundensatz für Ihre Kunden einstellen (basierend auf 3 verschiedenen Optionen)
  2. Verschiedene Stundensätze pro Kunde oder pro Projekt einstellen


1. Stundensatz für all Ihre Kunden

Hierfür müssen Sie zunächst für Ihren Prozess definieren, wie die Stundenlöhne festgelegt werden. HIerbei haben Sie drei Möglichkeiten:


A. Preis pro Nutzer/Mitarbeiter

Sie können für jeden Mitarbeiter einen anderen Stundenlohn einstellen, eine solche Unterscheidung findet häufig bei Firmen mit Junior und Seniorprofilen Anwendung. 


Beispiel:

John arbeitet für 80€ die Stunde, während für Martin 100€ pro Stunde berechnet werden.


John und Martin sind beide Designer und jeder hat 5 Stunden gearbeitet. Natürlich möchten Sie dies Ihrem Kunden nun auch berechnen. In der Rechnung werden sich dann zwei Zeilen wiederfinden:


Beschreibung
Preis exkl. MwSt.
Anzahl
Zw. Summe
Design Mitarbeiter A
80
5
400
Design Mitarbeiter B
100
5
500


In Teamleader können Sie die Stundenlöhne der Nutzer unter Einstellungen > HR mit einem Klick auf den Stift neben dem Namen des jeweiligen Nutzers einstellen. Wenn Sie einen Nutzer bearbeiten, dann haben Sie die Option einen festen Satz einzustellen.


B. Preis pro Aufgabentyp

Sie können den Stundenlohn, den Sie Ihren Kunden berechnen auch vom Aufgabentyp abhängig machen. Damit können Sie festlegen, dass Sie für Entwicklung mehr berechnen als für Analyse.


Beispiel:

Sie berechnen für Analyse 65€ und für Entwicklung 85€.


Nun gehen wir davon aus, dass 10 Stunden für die Analyse und 5 Stunden für die Entwicklung aufgewandt wurden. Ihre Rechnung wird dann folgendermaßen aussehen:


Beschreibung
Preis exkl. MwSt.
Anzahl
Zw. Summe
Analyse
65
10
650
Development
85
5
425


In Teamleader können Sie die Stundenrate pro Aufgabentyp unter Einstellungen > Kalender > Aufgabentypen einstellen. Wenn Sie einen Aufgabentyp anlegen oder bearbeiten, dann haben Sie die Möglichkeit, den Preis einzustellen.


C. Fester Preis pro Stunde

Natürlich kann es aber auch möglich sein, dass Sie Ihren Kunden unabhängig von Mitarbeiter und Aufgabentyp, einen fixen Preis pro Stunde berechnen.


Beispiel:

Ihr fester Preis pro Stunde beträgt 90€. Sie haben 10 Stunden an der Analyse und 5 Stunden an der Entwicklung gearbeitet. Ihre Rechnung wird dann im Folgenden so aussehen:


Beschreibung
Preis exkl. MwSt.
Anzahl
Zw. Summe
Analyse
90
10
900
Development
90
5
450


Sie können eine Standardstundenrate für Ihre Firma einstellen indem Sie zu Einstellungen > Rechnungen > Stundenrate festlegen.


2. Verschiedene Stundensätze pro Kunde oder pro Projekt einstellen

Nun kann es aber natürlich vorkommen, dass Sie sich dafür entscheiden für einen bestimmten Kunden oder für ein bestimmtes Projekt von der Standardrate abzuweichen. Daher kann es also zu Ausnahmen kommen:


A. Auf Kundenniveau
B. Auf Projektniveau
C. Typ des Stundensatzes anpassen


A. Auf Kundenniveau

Auf Kundenniveau können Sie einstellen, auf welche Art des Stundesatze Sie Ihre Zeiterfassung basieren möchten: Preis pro Mitarbeiter, Preis pro Aufgabentyp oder fixer Preis.


So gilt für alle Kunden die voreingestellte Stundenrate, aber für diesen speziellen Kunden, diese spezielle Rate wird verwendet.


Dazu gehen Sie zu einem Kontakt oder einer Firma, klicken auf den Pfeil neben "Firmen- oder Kontaktinformation" und entscheiden sich für "Rechnungspräferenzen". Dort erscheinen dann die folgenden Optionen:



1. Preis nach Benutzer: der vorher festgelegte Preis pro Nutzer wird als Ausgangspunkt für das Fakturieren von erfasster Zeit genutzt


2. Preis nach Aufgabentyp: der vorher festgelegte Preis pro Aufgabentyp wird als Ausgangspunkt für das Fakturieren von erfasster Zeit genutzt


3. Festpreis pro Stunde: dieser kann individuell pro Kunde eingestellt werden und wird dann als Ausgangspunkt für das Fakturieren von erfasster Zeit genutzt. Wenn Sie die Einstellungen für den Stundensatz ändern, dann werden Sie immer gefragt, ob die noch nicht fakturierte erfasst Zeit auch abgeändert werden soll. Sie können dann den Zeitpunkt definieren, ab welchem die Änderung der Stundenrate die Zeiterfassung betreffen soll. Das kann besonders praktisch sein, wenn sich Ihre Preise am Beginn eines neuen Jahres ändern.


B. Auf Projektlevel

Auch auf Projektebene können Sie einstellen, ob ein Projekt auf Basis des Benutzers, des Aufgabentyps oder eines festen Stundenpreises, kalkuliert wird.


Hierbei kann es jedoch auch zu Außnahmen kommen.


1. Sie entscheiden sich für Preis pro Benutzer, jedoch weicht der Stundensatz weicht für diese Projekt von der Norm ab

John arbeitet normalerweise für 80€/Stunde, jedoch erhöht sich dieser Preis für dieses spezielle Projekt auf 85€/Stunde. Dies können Sie innerhalb des Projekts unter der Sektion "Mitarbeiter" anpassen. Dort klicken Sie bei John auf den Bleistift neben seinem Namen und tragen hier den abgeänderten Stundensatz ein.


2. Der Stundensatz eines Mitarbeiters ändert sich im Laufe des Projekts

John arbeitet bei Projekt A für 85€/Stunde, jedoch ändert sich dieser Satz zum 1. Januar auf 90€/Stunde.


Von nun an wird für jede Stunde von John mit 90€/Stunde berechnet. Dazu klicken Sie ebenso auf den Stift neben Johns Namen in der Sektion Mitarbeiter in Ihrem Projekt und ändern den Stundensatz. Bevor Sie diese speichern können, werden Sie gefragt, ob diese Änderung des Stundesatzes auch auf noch nicht fakturierte offenstehende Zeiterfassung angewandt werden soll, also ob nicht nur die zukünftige Zeiterfassung von der Änderung betroffen sein soll, sondern auch die bereits gearbeiteten aber dem Kunden noch nicht berechnete Stunden.


3. Sie haben sich für eine feste Stundenrate entschieden, diese ändert sich aber im Laufe des Projekts

Normalerweise berechnen Sie für alle Dienstleistungen bei Projekt B 100€/Stunde, jedoch zeigt sich im Laufe der Zeit, dass die Arbeit doch komplexer ist und so erhöhen Sie den Preis auf 110€/Stunde.


Sie können dann einen neuen Stundensatz einstellen und auch wie oben angeben, dass die vorhergehende Zeiterfassung von dieser Preisänderung nicht betroffen sein soll. Dies tun Sie indem Sie auf das Projekt klicken und sich dann beim Pfeil ganz oben für Rechnungspräferenzen entscheiden.


C. Ändern Sie den Stundensatz

Nehmen wir nun an, dass Sie die Art des Preises pro Stunde für einen Kunden oder ein Projekt ändern möchten, z.B. von Preis pro Benutzer zu Preis pro Aufgabentyp. Auch hier wird Teamleader Sie fragen, ob die bereits registrierte und nicht fakturierte Zeiterfassung auch abgeändert werden soll.