Das Erstellen von Vorlagen kann manchmal eine Herausforderung sein, daher haben wir hier einige Tipps und Tricks für Sie gesammelt.
Bevor wir ins Detail gehen empfehlen wir Ihnen die folgenden Artikel:
- Sie suchen nach Inspiration für Ihre Vorlagen. In unserer Vorlagengalerie finden Sie eine Reihe funktionaler Vorlagen, die Sie herunterladen und in Ihr Teamleader Focus-Konto hochladen können.
- Um ganz allgemein mit Ihren Vorlagen zu starten, raten wir Ihnen diesen Artikel an.
- Wenn Sie eher Fragen bezüglich des CSS Codes haben, um die Schriftfarbe, -art und -größe Ihres Texts einzustellen, dann klicken Sie am besten hier.
- Wenn Sie Probleme damit haben, Ihre Schriftart in Ihr Worddokument einzubetten, dann kann Ihnen dieser Artikel weiterhelfen.
Hinweis bezüglich Angebote: Wenn Sie ein Angebot erstellen, können Sie auch sofort eine Vorschau des Layouts anzeigen und bestimmte Elemente in Ihren Angeboten ausblenden, z. B. Einheitspreise, (Teil-)Summen oder Umsatzsteuer. Machen Sie dies, wenn Sie nicht Ihre gesamte Vorlage ändern wollen, sondern diese Änderungen nur auf bestimmte Angebote anwenden möchten.
Nachdem Sie nun alle Grundlagen kennen erhalten Sie hier einige zusätzliche Tipps und Tricks und Beispielvorlagen:
Situation 1: Sie möchten mit einer langen Beschreibung auf Ihren Angeboten/Rechnungen arbeiten.
Lösung: Lesen Sie zunächst diesen Artikel, um herauszufinden, wie Sie eine lange Beschreibung an Ihre Produkte hinzufügen können. Anschließend verwenden Sie den Shortcode $LONG_DESCRIPTION$ in Ihre Vorlagen. Achten Sie dabei darauf, dass dieser Shortcode immer in derselben Tabellenzelle steht wie der Shortcode $DESCRIPTION$.
Situation 2: Sie möchten mit Subtotalen auf Ihren Angeboten/Rechnungen arbeiten.
Subtotale erlauben es Ihnen die Preise einer oder mehrerer Ihre Produkte/Dienstleistungen.
Lösung: Wenn Sie die Zwischensummen der verschiedenen Teile Ihres Angebots oder Ihrer Rechnung anzeigen lassen möchten, dann müssen Sie mit den Shortcode $SUBTITLE_TOTAL$ arbeiten. Dieser Shortcode muss in derselben Zeile wie der Shortcode $SUBTITLE$ stehen und das über den Produkten. Sie können die Vorlagenvariante auch aus unserer Vorlagengalerie herunterladen (Variante 5 für Angebote und Variante 4 für Rechnungen).
Situation 3: Sie möchten bestimmte erforderliche Shortcodes nicht benutzen.
Lösung: Falls Sie die Pflicht-Shortcodes wie $TEXT_INVOICE$ oder $QUOTATION_TEXT$ nicht verwenden möchten, dann raten wir Ihnen die Shortcodes doch auf Ihre Vorlage zu setzen und die Hintergrundfarbe als Schriftfarbe zu wählen, wenn also die Hintergrundfarbe weiß ist, dann sollte die Schriftfarbe auch weiß sein, um diesen sozusagen „unsichtbar“ zu machen.
Für den Angebotstext aber wird dies nicht funktionieren, man sollte noch Änderungen im CSS Code vornehmen, um die Farbe abzuändern.
Situation 4: Der Text auf der zweiten Seite Ihres Dokuments beginnt in der Kopfzeile.
Lösung: Sie müssen die Größe Ihrer Kopfzeile anpassen. Dazu klicken Sie auf das Lineal auf der linken Seite und vergrößern die Kopfzeile.
Situation 5: Sie arbeiten nicht mit Angeboten, sondern mit Verträgen.
Lösung: Sie müssen unsere Angebote nicht als Angebote verwenden, diese können auch als Verträge verwendet werden. Dafür erstellen Sie am besten einige benutzerdefinierte Felder und passen die Vorlage entsprechend an.
Mehr Informationen bezüglich der benutzerdefinierten Felder können Sie hier finden.
Unten finden Sie eine Beispielvorlage für einen Konstruktionsvertrag. In diesem Beispiel können Sie noch zusätzliche spezifische Informationen in den Angebotstext setzen, der dann anstelle des Shortcodes $QUOTATION_TEXT$ erscheint.
Hinweis: Sie haben auch die Option weiterhin Angebote im klassischen Sinne zu verwenden und anschließend einen Vertrag zu senden innerhalb desselben Deals. Dafür erstellen Sie eine Layout-Variante für Ihre Angebote, die Sie spezifisch für einen Vertrag verwenden. Danach erstellen Sie innerhalb desselben Deals ein zweites Angebot und wählen Sie die Vertragsvorlage als Layout. Auf diese Weise können Sie die beiden Dokumente an Ihren Kunden senden.
Situation 6: Sie müssen Angebote und Rechnungen in verschiedenen Sprachen erstellen.
Lösung: Dies ist absolut kein Problem, dieser Artikel kann Ihnen dabei weiterhelfen.
Hinweis: Haben Sie bereits Angebote und Rechnungen erstellt, bevor Sie Ihre Vorlage geändert haben, und möchten Sie Ihre alten Dokumente mit der neuen Vorlage speichern? Folge diesen Schritten:
Angebot:
- Klicken Sie auf das Angebot > 3 Punkte > Angebot bearbeiten > Speichern oder klicken Sie auf den Deal > Klicken Sie auf die 3 Punkte neben dem Angebot > Bearbeiten > Speichern
- Das Angebot wird mit Ihrer neuen Vorlage aktualisiert
Rechnungen
- Klicken Sie auf die Rechnung
- Klicken Sie auf die 3 Punkte neben Info
- Klicken Sie auf Kunden ändern
- Klicken Sie auf Speichern
- Klicken Sie auf den Stift neben Inhalt
- Klicken Sie auf Speichern
- Die Rechnung wird mit Ihrer neuen Vorlage aktualisiert