Das Erstellen von Vorlagen kann manchmal eine Herausforderung sein, daher haben wir hier einige Tipps und Tricks für Sie gesammelt.


Bevor wir ins Detail gehen empfehlen wir Ihnen die folgenden Artikel:

  • Um ganz allgemein mit Ihren Vorlagen zu starten, raten wir Ihnen diesen Artikel an. 
  • Wenn Sie eher Fragen bezüglich des CSS Codes haben, um die Schriftfarbe, -art und -größe Ihres Texts ein zu stellen, dann klicken Sie am Besten hier.
  • Wenn Sie Probleme damit haben, Ihre Schriftart in Ihr Worddokument einzubetten, dann kann Ihnen dieser Artikel weiterhelfen.


Nachdem Sie nun alle Grundlagen kennen erhalten Sie hier einige zusätzliche Tipps und Tricks und Beispielvorlagen:


Situation 1: Sie möchten mit einer langen Beschreibung auf Ihren Angeboten/Rechnungen arbeiten.

Lösung: Lesen Sie zunächst diesen Artikel, um herauszufinden, wie Sie eine lange Beschreibung an Ihre Produkte hinzufügen können. Anschließend verwenden Sie den Shortcode $LONG_DESCRIPTION$ in Ihrem Vorlagen. Achten Sie dabei darauf, dass dieser Shortcode immer in derselben Tabellenzelle steht wie der Shortcode $DESCRIPTION$.


Situation 2: Sie möchten mit Subtotalen auf Ihren Angeboten/Rechnungen arbeiten.

Subtotale erlauben es Ihnen die Preise einer oder mehrerer Ihre Produkte/Dienstleistungen, um Ihrem Kunden beispielsweise verschiedene Optionen zu geben. Falls Sie mit verschiedenen Optionen auf Ihren Angeboten arbeiten möchten, dann klicken Sie am Besten hier.


Lösung: Wenn Sie die Zwischensummen der verschiedenen Teile Ihres Angebots oder Ihrer Rechnung anzeigen lassen möchten, dann müssen Sie mit den Shortcode $SUBTITLE_TOTAL$ arbeiten. Dieser Shortcode muss in derselben Zeile wie der Shortcode $SUBTITLE$ stehen und das über den Produkten.


Situation 3: Ihr Dokument soll nicht Angebot oder Rechnung heißen, diese Shortcodes sind aber verpflichtend.

Lösung: Falls Sie die Pflichtshortcodes wie $TEXT_INVOICE$ oder $QUOTATION_TEXT$ nicht verwenden möchten, dann raten wir Ihnen die Shortcodes doch auf Ihre Vorlage zu setzen und die Hintergrundfarbe als Schriftfarbe zu wählen, wenn also die Hintergrundfarbe weiß ist, dann sollte die Schriftfarbe auch weiß sein, um diesen sozusagen "unsichtbar" zu machen.


Situation 4: Der Text auf der zweiten Seite Ihres Dokuments beginnt im Kopftext.

Lösung: Sie müssen die Größe Ihres Kopftexts anpassen. Dazu klicken Sie auf das Lineal auf der linken Seite und vergrößeren den Kopftext.




Situation 5: Sie arbeiten nicht mit Angeboten, sondern mit Verträgen.


Lösung: Sie müssen unsere Angebote nicht als Angebote verwenden, diese können auch als Verträge verwendet werden. Dafür erstellen Sie am Besten einige benutzerdefinierte Felder und passen die Vorlage entsprechend an.

Mehr Informationen bezüglich der benutzerdefinierten Felder können Sie hier finden und unten finden Sie eine Beispielvorlage für einen Konstruktionsvertrag.


In diesem Beispiel können Sie noch zusätzliche spezifische Informationen in den Angebotstext setzen, der dann anstelle des Shortcodes $QUOTATION_TEXT$ erscheint.


Hinweis: Sie haben auch die Option weiterhin mit Angeboten im klassischen Sinne zu arbeiten und anschließend einen Vertrag zu senden. Dazu können Sie dann die Vorlage der Auftragsbestätigung, des Lieferscheins oder des Auftrags verwenden.


Situation 6: Sie müssen Angebote und Rechnungen in verschiedenen Sprachen erstellen.

Lösung: Dies ist absolut kein Problem, dieser Artikel kann Ihnen dabei weiterhelfen.


Situation 7: Sie arbeiten mit Kopf- und Fußzeilen, können aber nicht alle Shortcodes verwenden.

Lösung: Es ist durchaus der Fall, dass nicht alle Shortcodes in der Kopf- und Fußzeile funktionieren. Sie können zwar den Shortcode $BANKINFO$ in die Fußzeile setzen, aber abgesehen davon raten wir Ihnen davon ab Shortcodes in der Kopf- und Fußzeile zu verwenden.


Beispielvorlagen: