Wenn Sie eine Rechnung per E-Mail verschicken, dann wird automatisch eine E-Mail-Adresse vorgeschlagen. Hier können Sie mehr über das System erfahren, an wen die Rechnungen dann im Endeffekt geschickt werden.


Kunde ist ein Kontakt

Wenn Sie eine Rechnung für einen Kontakt erstellen, dann ist das System einfach. Die E-Mail-Adresse dieses Kontakts wird automatisch vorgeschlagen.


Falls es keine E-Mail-Adresse für diesen Kontakt gibt, können Sie manuell eine einpflegen.

Achtung für automatische Erinnerungen (Diese Funktion ist in unserem Move-paket oder höher verfügbar) 

Wenn es keine E-Mailadresse gibt und Sie möchten automatische Erinnerungen verschicken, wird die automatische Erinnerung nicht verschickt. Nur wenn die Rechnung manuell verschikt wurde vorher, wird dieselbe E-Mail-Adresse für die Erinnerung benutzt.


Kunde ist eine Firma

Wenn es aber um eine Rechnung an eine Firma geht, dann kann es manchmal schwieriger werden, da Teamleader verschiedene Instanzen durchläuft, um die richtige E-Mail-Adresse zu finden.

  1. Rechnungspräferenzen
  2. E-Mail-Adresse einer Kontaktperson

  3. E-Mail-Adresse der Firma

  4. E-Mail manuell senden


1. Rechnungspräferenzen

Bei jeder Firma können Sie Rechnungspräferenzen einstellen. 

  1. Dazu gehen Sie zu einer Firma und klicken auf den Pfeil ganz oben und entscheiden sich für “Rechnungspräferenzen”.
  2. Sie kommen dann zu folgendem Fenster wo Sie die Option haben das Feld “Rechnungen senden an” zu bearbeiten. 
    1. Sie können sich entweder für “Automatisch” entscheiden, wodurch Teamleader eine Instanz weiter sucht.
    2. Oder für “Andere” und geben eine E-Mail-Adresse ein. Sie können hier auch mehrere E-Mail-Adressen durch ein Komma getrennt eintragen, wenn der Kunde die Rechnungen gerne immer an mehrere E-Mail-Adressen verschickt haben möchte. Diese E-Mail-Adresse(n) werden für Rechnungen und automatische Erinnerungen benutzt.


Dies ist die erste Instanz, die Teamleader durchläuft. Wenn Sie hier eine oder mehrere E-Mail-Adressen eingetragen haben, dann werden diese automatisch vorgeschlagen. Wenn Sie sich aber für “Automatisch” entschieden haben, dann sucht Teamleader weiter.


2. E-Mail-Adresse einer Kontaktperson

Wenn die Rechnung automatisch gesendet wird (Move-paket oder höher):

Wenn Sie beim Erstellen der Rechnung eine Kontaktperson angegeben haben, dann wird die Rechnung automatisch an die E-Mail-Adresse derer und die E-Mail-Adresse der Firma geschickt.


Wenn die Rechnung manuell gesendet wird:

Falls Sie beim Erstellen Ihrer Rechnung einen Ansprechpartner (FAO) ausgewählt haben: Beim Versenden der Rechnung können Sie zwischen den E-Mail-Adressen aller zugehörigen Ansprechpartner des Unternehmens (alphabetisch geordnet) oder der E-Mail-Adresse des Unternehmens selbst wählen.


Falls Sie dort keine Kontaktperson eingetragen haben, dann geht Teamleader eine Instanz weiter.


3. E-Mail-Adresse der Firma

Wenn bei einer Rechnung keine Kontaktperson eingetragen ist und keine speziellen Rechnungspräferenzen definiert sind, dann schickt Teamleader diese Rechnung automatisch an die Firma und alle Entscheidungsträger, falls definiert.


4. E-Mail manuell senden

Wenn für das Unternehmen keine E-Mail-Adresse verfügbar ist und kein Entscheidungsträger mit einer definierten E-Mail-Adresse existiert, kann die automatische Erinnerung (Move-paket oder höher) nicht gesendet werden, es sei denn, Sie haben die Rechnung zuvor manuell gesendet. Dieselbe E-Mail-Adresse wird für die automatische Erinnerung verwendet.


Eine Kopie erhalten

  • Und unter Einstellungen > Rechnungen > "Präferenzen" > "Alle Emails in Bezug auf Rechnungen in bcc empfangen > Ja, haben Sie auch die Möglichkeit sich selbst immer in bcc zu setzen, so dass Sie immer eine Kopie der Rechnung empfangen.
  • Natürlich können Sie auch immer, wenn Sie eine Rechnung schicken, E-Mail-Adressen in cc oder bcc hinzufügen.