Im Abomodul von Teamleader können Sie wiederkehrende Rechnungen konfigurieren. Das heißt, dass Ihr Kunde zu festgelegten Zeitpunkten Rechnungen erhält. Manche Kunden finden es auch bequemer, einen Lastschriftauftrag zu erteilen, sodass sie sich nicht mehr um die zeitige Bezahlung ihrer Rechnungen kümmern müssen. In diesem Artikel lesen Sie alles über:

  1. Die Einrichtung von Lastschriften in Teamleader
  2. Die Verwendung von SEPA mit Teamleader
  3. Die Nachverfolgung von Rechnungen


Einrichtung von Lastschriften in Teamleader

Wenn Ihr Kunde diese Methode wählt, können Sie dazu eine Referenz auf der Rechnung anlegen. 

  1. Wenn Sie ein Abonnement einrichten, können Sie ‚Erweiterte Optionen‘ wählen. 
  2. Dort befindet sich ein Schieber ‚Lastschrift‘. 
  3. Wenn Sie die Lastschrift aktivieren, wird Ihre strukturierte Mitteilung auf jeder Rechnung durch folgenden Satz ersetzt:

„Dieser Betrag wird von Ihrem Konto über Lastschrift unter Kennzeichen+++002/7738/86061+++ abgebucht.“


So wird Ihr Kunde informiert, dass die Rechnung per von ihm vorher erstellten Lastschrift bezahlt wird, sodass er sich um die Bezahlung nicht mehr zu kümmern braucht.

N. B.: Teamleader setzt nur die Mitteilung auf die Rechnung. Die wiederkehrende Abbuchung wird nicht eingerichet. Das muss immer über eine Bank erfolgen.


Wie kann ich das Lastschriftverfahren (SEPA) nutzen?

Der Einheitliche Euro-Zahlungsverkehrsraum (Single Euro Payments Area, SEPA) ist eine Initiative der Europäischen Union zur Vereinheitlichung von bargeldlosen Zahlungen in Euro. So wird es auch einfacher Bezahlungen von Rechnungen mehrerer Kunden gleichzeItig zu erhalten.


In Teamleader gibt es momentan noch keine direkte SEPA-Bezahlungsmethode, aber es gibt einen einfachen Umweg. Damit das klappt, brauchen Sie Folgendes:

  • Sie müssen eine Exportrechte haben (kontaktieren Sie den Administrator Ihres Teamleader-Accounts für weitere Informationen).
  • Vergewissern Sie sich, dass in Ihrem CRM die IBAN-Nummer jedes Kunden eingetragen ist. Sonst funktionieren die SEPA-Zahlungen nicht.


Sobald das erledigt ist, gilt es Folgendes zu tun:

  1. Gehen Sie in Rechnungen und erstellen Sie das Segment der Rechnungen, die Sie über SEPA abwickeln wollen

  2. Klicken Sie auf ‘Export’ und wählen Sie ‚Nach Excel exportieren‘
  3. Wählen Sie das Segment, das Sie exportieren möchten
  4. Wählen Sie in der Spaltenwahl „neue Vorlage “ und wählen Sie die Felder, die Sie exportieren möchten.

Bemerkung: Als Pflichtfeld müssen Sie das Feld 'IBAN-Kontonr.' wählen. Möglicherweise gibt es noch weitere notwendige Felder, daher empfehlen wir Ihnen die SEPApp-Dokumentation zu konsultieren.

  5. Laden Sie das Tool ‘SEPApp’ herunter und installieren Sie es. SEPApp ist ein Tool, das Ihre Excel-Datei in eine XML-Datei konvertiert, die Sie in Ihr Onlinebankingsystem hochladen können. Es ist 60 Tage lang kostenlos und danach bezahlen Sie einmalig eine Gebühr von 49,90 € für eine unbegrenzte Nutzung.

  6. Starten Sie SEPApp. Tragen Sie die erforderlichen Daten ein und laden Sie die Excel-Datei in SEPApp. Dazu brauchen Sie eine Gläubiger-ID. Wenn Sie diese nicht haben, kontaktieren Sie Ihre Bank, um diese zu beantragen.


       7. Klicken Sie auf ‚SEPA file erstellen‘. Eine XML-Datei wird lokal auf Ihrem Rechner gespeichert. Wir empfehlen, dass Sie die erstellte Datei prüfen, ehe Sie sie in Ihr Onlinebankingsystem hochladen. Manche Banken bieten dazu ein Onlinetool an. Hier ein Beispiel von BNP Paribas Fortis.

       8. Wenn Ihre Datei in Ordnung ist, können Sie sie in Ihr Onlinebankingsystem hochladen.

       9. Nachdem Sie die Datei in Ihr Onlinebankingsystem hochgeladen haben, werden alle Rechnungsbeträge von den Bankkonten Ihrer Kunden abgebucht.



Bemerkung: Mit diesem Vorgang richten Sie keine wiederkehrende SEPA-Abbuchung bei Ihren Kunden ein. Sie müssen diese Schritte wiederholen, wenn Sie Beträge weiterer Rechnungen über SEPA abbuchen wollen.


Teamleader arbeitet momentan daran, ein wiederkehrendes SEPA-Zahlungssystem zur Verfügung zu stellen. Wir halten Sie über die Fortschritte auf dem Laufenden.

 

Rechnungen verfolgen

Wenn manche Ihrer Kunden ihre wiederkehrenden Rechnungen per Lastschrift zahlen, finden Sie alle Rechnungen sehr schnell in einem Segment. Erstellen Sie in Rechnungen (nicht Abonnements) ein neues Segment mit dem Parameter ‘Direct debit’ > ‘equals’ > ‘yes’. Eine Liste aller Rechnungen, die per Lastschrift bezahlt werden, erscheint. In Ihrem Bankkonto können Sie bald sehen, welche bezahlt wurden!