• Welche Informationen werden auf der Rechnung benötigt?
  • Wie möchten Sie Ihre Rechnungen/Ihre Mahnungen versenden?
  • Wie Ihr Prozess bezüglich Mahngebühren?
  • Welche Berichte werden benötigt?
  • Möchten Sie Teamleader mit einem Buchhaltungsprogramm verknüpfen?


Wenn Sie dann damit beginnen Ihre Rechnung zu erstellen, dann haben Sie die Möglichkeit, Produkte, Untertitel, lange Beschreibungen und auch Rabatte hinzuzufügen. Verschiedene Sprachen gefällig? Absolut kein Problem. Mit Teamleader können Sie sogar in anderen Währungen fakturieren.
Sie können die komplette Rechnung in einer anderen Währung direkt erstellen, ohne dass Sie sie umrechnen müssen.


Sie haben jetzt schon einige Informationen zu Ihrer Rechnung hinzugefügt, aber es wäre möglich, dass Sie noch einige zusätzliche Informationen, abgestimmt auf Ihren Prozess, benötigen. Erstellen Sie ein benutzerdefiniertes Feld auf Rechnungsebene, z.B. Typ "Datum" oder Sie tragen zusätzliche Informationen für diese spezielle Rechnung in das Feld "Bemerkungen" ein. Ein weiterer wichtiger Teil ist der Zahlungstermin, standardmäßig ist dieser auf 14 Tage festgelegt, kann jedoch jederzeit verändert werden.


Wenn Sie dann alle benötigten Informationen an Ihre Rechnung hinzugefügt haben, dann haben Sie die Möglichkeit die Rechnung einzubuchen oder Sie speichern diese als Entwurf. Diesen Prozess sollten Sie am Besten intern durchgehen, da eine Proforma Rechnung weder eine Rechnungsnummer noch ein Rechnungsdatum erhält, diese Werte erhält die Rechnung erst, wenn diese eingebucht ist. Die Rechnungsnummerierung hat eine bestimmte Form, aber es gibt einige Optionen betreffend des Präfix. Hierbei lohnt sich ein genauerer Blick.


OK, damit ist Ihre Rechnung erstellt wird, super. Nun muss diese nur noch aus der Tür raus. In Teamleader, haben Sie verschiedene Möglichkeiten Ihre Rechnung zu versenden: per Email, via Post und manuell. Ihre Abonnements können sogar automatisch gesendet werden. Darüber hinaus müssen Sie intern entscheiden, wie Sie schlecht zahlende Kunden nachverfolgen möchten: In Teamleiter haben Sie die Option Erinnerungen zu senden, wahlweise mit Inkassokosten , die Sie unter Einstellungen > Firmeninformationen > Abteilungsinfo einstellen können. Wenn Sie möchten, dass manche Kunden weder Erinngerungen/Mahnungen noch Inkassokostenkosten empfangen soll, dann müssen Sie nur die dementsprechenden Einstellungen für diese spezifischen Firmen anpassen.


Wenn Sie dann die Zahlung empfangen haben und diese auf "Bezahlt" oder "Teilweise bezahlt" setzen, dann sehen Sie dort das Zahlungsdatum als Standardfeld. Falls Sie die Transaktionsnummer Ihrer Bank oder auch ein anderes Feld hinzufügen möchten, dann ist dies natürlich auch kein Problem. Dasselbe gilt für die PO Nummer. Sie möchten, dass Ihre Rechnung den Status "Bezahlt" automatisch erhält? Nun, dann haben wir gute Neuigkeiten für Sie. Vielleicht haben Sie Ihr Buchhaltungsprogramm noch nicht mit Teamleader verknüpft, wir bieten aber eine Synchronisation mit verschiedenen Buchhaltungsprogrammen an und wenn Sie für eine bi-direktionale Lösung entscheiden, dann müssen Sie sich keine Sorgen mehr darüber machen. Ihre Rechnunge wird automatisch auf "Bezahlt" gesetzt.


Jetzt kommt der interessante Teil: Wieviel haben Sie eigentlich verdient? Für die Rechnungsstellung bietet Teamleader verschiedene Arten von Statistiken. Zum einen haben Sie Statistiken unter Statistiken > Rechnungen und zum andern auch unter Ministats. Diese finden Sie unter dem Widget "Ministats" auf der rechten Seite, wenn Sie in der Übersicht der Rechnungen sind. Über diese Statistiken sehen Sie, basierend auf einem bestimmten Zeitrahmen, die fälligen, überfälligen und bezahlten Rechnungen. Wenn Sie mit Rechnungen in anderen Währungen arbeiten, beachten Sie, dass der angezeigte Betrag immer in Ihrer Basiswährung angezeigt wird. Sie haben auch die Möglichkeit, Ihre Rechnungen auf einmal in verschiedenen Formaten herunterzuladen. Für den Fall, dass Sie eine korrekte Übersicht über Ihr gesamtes Geschäftsjahr haben möchten, dann haben Sie auch die Möglichkeit, Ihre alten Rechnungen und Abonnements in Teamleader zu importieren. Und wenn ein neues Geschäftsjahr ansteht, dann müssen Sie sich auch keine Sorgen machen. Teamleader ist vorbereitet!


Hier geht es weiter zum letzten Teil über den Teil Rechnungen: Getting started: Wie sollen Ihre Rechnungen aussehen?


Sie sind noch nicht zu 100% mit unserem Programm vertraut? Kein Problem, wir laden Sie sehr gerne zu einem unserer virtuellen Trainings ein.