Bei wichtigen E-Mails kann es interessant sein, diese in Ihrem CRM-System bei der richtigen Person zu speichern. Kopieren ist aber heute nicht mehr modern, deshalb hat Teamleader 5 Möglichkeiten bereitgestellt, mit denen Sie Ihre eingehenden und ausgehenden E-Mails direkt bei Ihrem gewünschten Kontakt, Unternehmen oder Projekt speichern können.


Es gibt fünf Möglichkeiten, um Ihre Emails in Teamleader zu speichern:

  • Gmail Plugin
  • Outlook Add-In (Office 365 Outlook
  • Outlook Plugin (Outlook 2013)
  • IMAP/Teamleader Postfach
  • Emails in bcc versenden


Gmail Plugin

Hierfür verweisen wir Sie gerne zu dem spezifischen Artikel hierüber. Dort finden Sie alles für einen erfolgreichen Gebrauch dieses Plugins für Gmail und Outlook Online in Verbindung mit Teamleader.


Outlook Add-In und Outlook Plugin

Sie können entweder ein Plugin für Ihr Outlookprogramm auf Ihrem (Windows) Computer installieren oder Sie arbeiten mit dem Outlook Add-In.

  • Das Office 365 Add-In: Hierfür verweisen wir Sie gerne zu dem spezifischen Artikel hierüber. Dort finden Sie alles für einen erfolgreichen Gebrauch dieses Add-Ins in Verbindung mit Teamleader. Sie können dieses Add-In nur verwenden, wenn Sie über ein Office 365 Konto verfügen.

    Sie haben kein Office 365 Konto,, aber benutzen schon Outlook? Dann können Sie diese Integration benutzen:

  • Outlook 2013 Plugin (nur Desktop): In diesem Artikel finden Sie alle notwendigen Informationen rund um die Installation dieses Plugins. Nicht mit Mac kompatibel.


Falls Sie mit keinen dieser Integrationen kompatibel sind, können Sie iMap oder bcc benutzen.


IMAP/Teamleader-Inbox

Wer nicht mit Gmail oder Outlook arbeitet, aber trotzdem gerne E-Mails in Teamleader speichern möchte, kann unsere IMAP-Verknüpfung nutzen. Dabei werden Ihre Emails sozusagen von Ihrem E-Mail Posteingang in die Teamleader-Inbox kopiert. Durch diese Verbindung sehen Sie in Teamleader die E-Mails der vergangenen zwei Wochen aus Ihrer Mailbox. Jedoch werden die Emails nicht automatisch beim entsprechenden Kontakt oder der entsprechenden Firma gespeichert, sondern werden gesammelt abgespeichert und Sie können dann entscheiden, ob Sie diese beim entsprechenden Ansprechpartner oder Unternehmen speichern möchten.


  1. Gehen Sie zu Ihrem Profilbild in der oberen rechten Ecke, navigieren Sie zu Integrationen/Marketplace.
  2. Klicken Sie auf "Entdecken" am oberen Ende Ihres Bildschirms.
  3. Suchen Sie nach "Imap" in Ihrem Suchbalken.
  4. Wählen Sie "Imap" und klicken Sie "Hinzufügen".
  5. Erlauben Sie den Zugriff zu den benötigten Diensten, wie Ihre Agenda, Emailadresse und Kontakte.
  6. Geben Sie IMAP Server, Nutzername, Sicherheitsprotokoll und Ihr Passwort ein. Wenn Sie über diese Daten nicht verfügen, dann wenden Sie sich bitte an Ihren IT Manager.

Hinweis: Die meisten Emailanbieter verwenden Standard SSL Encryption. Geben Sie Ihr Passwort als Test für die Verbindung ein.


7. Klicken Sie "Speichern".


Nun, dass die Verbindung gelegt ist, kann es losgehen mit dem Speichern von Emails:

  1. Navigieren Sie zu "Kontakte" oder "Firmen".
  2. Wählen Sie den Kontakt oder die Firma, bei welcher eine Email gespeichert werden soll.
  3. Klicken Sie auf das Briefumschlag Symbol neben "Notizen".
  4. Klicken Sie auf den "IMAP" Knopf in der rechten oberen Ecke.
  5. Wählen Sie die richtige Email und klicken Sie auf "Speichern".
  6. Nun wird diese Email bei diesem Kontakt/bei dieser Firma gespeichert. Es ist daher sehr wichtig, dass Sie von der Seite des richtigen Kontakts/der richtigen Firma starten, bei der die Email gespeichert werden soll.


Emails in bcc versenden

Jedes Teamleaderkonto hat eine eigene Weiterleitungsadresse, die für das Speichern von Emails verwendet werden kann.

  1. Gehen Sie zu "Kontakte" oder "Firmen"
  2. Scrollen Sie nach unten zu "Notizen" und klicken Sie auf das Briefumschlagssymbol.
  3. Sie finden den Link zum persönlichen Teamleaderpostfach in dem schwarzen Balken.
  4. Verwenden Sie diese Emailadresse as blind carbon copy (bcc), dann wird eine Kopie Ihrer Email direkt an den Posteingang von Teamleader geschickt.


Anhand der nächsten Schritte können Sie dann die weitergeleitete Email in Teamleader beim richtigen Kontakt/bei der richtigen Firma speichern:


  1. Gehen Sie zu "Kontakte" oder "Firmen"
  2. Wählen Sie den Kontakt oder die Firma aus, an welche Sie die Email gesandt haben.
  3. Klicken Sie auf das  Symbol neben "Notizen". Beachten Sie, dass sich hierbei nun eine Nummber in der rechten oberen Ecke befindet.
  4. Nun werden Sie sehen, dass die Email, die Sie verschickt haben, auch in Ihrem Posteingang von Teamleader zu finden ist. Sie haben nun die Möglichkeit, die Email bei der korrekten Person zu speichern oder Sie löschen diese. Diese Aktion hat keinen Einfluss auf Ihr eigentliches Emailpostfach.

Hinweis: Bei den meisten Emailanbietern kann man eine Standard-Bcc-Adresse einstellen. Wenn Sie dort Ihre Trackingadresse von Teamleader eintragen, dann landen all Ihre ausgehenden Emails in Ihrem Teamleaderpostfach. Anschließend haben Sie noch stets die freie Wahl, welche Email Sie speichern und welche Emails Sie löschen möchten. Die Emails in Ihrem Teamleaderpostfach sind immer für zwei Wochen verfügbar.