Jeder im Bausektor möchte das tun, was er am Besten kann, sei es nun Schreinerarbeit, Gas-/Wasserinstallation, Fliesenlegen, etc. - es geht darum, dass die Arbeit erledigt wird und dass so wenig Zeit wie möglich für die Planung und die Administration verloren geht. Hier kann Teamleader Focus Ihnen helfen! Dieser Artikel zeigt einen möglichen Arbeitsablauf mit Teamleader Focus im Sektor Konstruktion, Produktion und Installation.


Es versteht sich natürlich von selbst, dass keine Firma der anderen gleicht und von daher finden Sie hier auch lediglich Vorschläge. Teamleader Focus bietet verschiedene Optionen für jede Aufgabe. Sollten Sie weitere Fragen haben, so schauen Sie sich doch einfach in unserem Support Center um oder Sie kontaktieren unser Supportteam.


Diese Themen werden wir besprechen:

  • Planung
  • Lead-Erfassungsbooster
  • Zeiterfassung
  • Arbeitsaufträge
  • Rechnungsstellung


Planung

Besprechung/Termin

Gehen wir nun davon aus, dass Sie mit einem Kunden einen Termin vereinbart haben. Nun ist es an der Zeit eine Besprechung in Teamleader Focus einzuplanen.


1. Gehen Sie zum Kalendermodul

2. Klicken Sie auf den entsprechenden Zeitpunkt und halten Sie Maus geklickt. Nun können Sie mit der Maus nach unten gehen und so direkt festlegen, wie lange der Termin dauert. In dem erscheinenden Popup klicken Sie dann "Besprechung planen".



3. Tragen Sie hier die benötigten Daten ein:

  • Kunde
  • Titel
  • Beschreibung
  • Ort

4. Klicken Sie "Speichern" und Sie werden zur Besprechungsseite weitergeleitet.

5. Klicken Sie auf das Pluszeichen neben "Anwesende Kollegen" und wählen Sie die Kollegen aus, die bei dem Termin dabei sein werden.


Dann sind Sie auch schon fertig: Der Termin ist geplant! Sie finden diesen nun in Ihrem eigenen Kalender und der/die entsprechende Kollege/in auch in seinem/ihren Kalender. Achten Sie auch darauf, dass es möglich ist, der Fahrtweg zur Besprechungsadresse automatisch berechnen zu lassen. Gehen Sie zu Einstellungen > Kalender > Präferenzen > Fahrzeit zu Besprechungen anzeigen. Die Besprechung wird dann wie folgt aussehen:


Beachten Sie, dass dies eine Einstellung auf Kontoebene und nicht auf Benutzerebene ist. Wenn die Option in den Einstellungen aktiviert ist, wird sie für jeden Benutzer aktiviert.


Dies ist jedoch nur eine Möglichkeit, um eine Besprechung einzuplanen. Klicken Sie auf den Link, um noch weitere herauszufinden!


Externer Terminkalender

Warum verbinden Sie nicht Ihren Teamleader Focus-Kalender mit Ihrem externen Kalender, um eine vollständige Übersicht in beiden Planungen zu haben? Klicken Sie auf den Link, um mehr herauszufinden.


Aufgaben

Bevor es mit der Arbeit losgehen kann kann es sein, dass Sie einiges an Vorbereitung zu treffen haben. Sie können diese mithilfe von Aufgaben, die den richtigen Kollegen zugeordnet werden, planen.


1. Gehen Sie zu "Kalender"

2. Navigieren Sie zu dem Tag zu dem Tag, an dem die Arbeit erledigt werden muss.

3. Klicken Sie auf den entsprechenden Zeitpunkt und halten Sie Maus geklickt. Nun können Sie mit der Maus nach unten gehen und so direkt festlegen, wie lange die Aufgabe dauert.

4. In dem erscheinenden Popup klicken Sie dann "Aufgabe planen".

5. Tragen Sie hier die benötigten Daten ein:

  • Arbeitstyp (finden Sie hier heraus, wie Sei Ihre eigenen Arbeitstypen erstellen)
  • Titel der Aufgabe
  • Beschreibung der Aufgabe
  • Verantwortliche Person (der zuständige Kollege)
  • Kunde
  • Fälligkeitsdatum


Sobald die Aufgabe erledigt ist, möchten Sie wahrscheinlich die Zeit erfassen, um bei den entstandenen Kosten auf dem Laufenden zu sein. Dies bringt uns direkt zum folgende Thema.

Lead-Erfassungsbooster

Ein Unternehmen ohne Online-Besprechungen zu führen, ist heutzutage kaum noch vorstellbar. Aus diesem Grund haben wir unseren Lead-Erfassungsbooster in Teamleader Focus. Planen, treffen und interagieren Sie online mit Kunden, zusätzlich zu all den anderen Funktionen, die unser Tool bereits bietet. Lesen Sie alles darüber, was es ist und wie Sie es aktivieren.



Zeiterfassung

(Nicht verfügbar in unserem alten GO-Paket)


Mithilfe der Zeiterfassung können Sie all die Zeit, die Sie für Besprechungen, Aufgaben oder Anrufe aufgewandt haben, registrieren. Klicken Sie auf den Link, um mehr über die verschiedenen Möglichkeiten der Zeiterfassung herauszufinden. Hier erklären wir Ihnen eine Möglichkeit:


Sobald die Aufgabe erledigt ist:


1. Gehen Sie zum "Kalendermodul" und klicken Sie auf die Aufgabe.

2. Klicken Sie auf "Abschliessen". (Es ist auch möglich, um sofort Zeit zu erfassen, ohne die Aufgabe zu beenden.) 

3. Klicken Sie auf  Zeiterfassung hinzufügen.

4. Tragen Sie die Start- und die Endzeit ein. 


5. Geben Sie an, ob die Aufgabe in Rechnung gestellt werden soll oder nicht. Sollten Sie sich dafür entscheiden, dann wird diese Zeiterfassung als "noch unfakturierte Zeit" gespeichert und kann zu einem späteren Zeitpunkt an eine Rechnung hinzugefügt werden.


Arbeitsaufträge

Das Modul der Arbeitsaufträge in Teamleader Focus erlaubt es Ihnen einen Arbeitszettel zu erstellen und diesen direkt von Ihrem Kunden an Ort und Stelle unterzeichnen zu lassen. Hierbei kommt unsere Mobile App in Spiel. Sollten Sie diese noch nicht heruntergeladen haben, dann können Sie dies via dem Apple App Store für Ihr IPhone oder via Google Play für Ihre Android Geräte.


Um einen Arbeitsauftrag zu erstellen:

1. Öffnen Sie die Teamleader Focus App.

2. Klicken Sie unten auf das '+'-Zeichen und wählen Sie dort "Arbeitsaufträge".

3. Nun müssen Sie die notwendigen Details eintragen, um den Arbeitsauftrag zu erstellen.

4. Tragen Sie also ein:

  • Kunde
  • Geleistete Arbeitsstunden (Start und Ende)
  • Arbeitsbeschreibung
  • Benötigtes Arbeitsmaterial/Produkte (optional)
  • Kommentare oder Bilder (optional)

5. Der Arbeitsauftrag ist nun fertig und kann von Ihrem Kunden unterzeichnet werden.

6. Klicken Sie "Speichern".


Der unterzeichnete Arbeitsauftrag finden Sie nun im Menü "Arbeitsaufträge", oder unter "Dateien" auf der Kundenseite in der Webversion von Teamleader Focus.


Rechnungsstellung

(Nicht verfügbar in unserem SMART-Paket)


All die Aufgaben, die Sie für Ihren Kunden erledigt haben und die Sie als "Abrechenbar" angedeutet haben und auch all die erfasste Zeit von den Arbeitsaufträgen finden sich auf der Kundenseite in Ihrem CRM unter "Nicht in Rechnung gestellte Zeiterfassung".



Klicken Sie "Aktionen" > "Rechnung erstellen", um alle Einträge in Rechnung zu stellen. Wenn Sie einen Eintrag nicht direkt in Rechnung stellen möchten, dann löschen Sie das Häckchen in der Box.


Dadurch wird ein Rechnungsentwurf erstellt, den Sie direkt buchen und versenden können. Klicken Sie hier, um alles über die anderen Möglichkeiten herauszufinden, um Zeiterfassung in Rechnung zu stellen und finden Sie so den effizientesten Arbeitsprozess für sich.


Was ist Ihr bester Tipp für die Arbeit mit Teamleader Focus? Teilen Sie Ihre Einsichten mit unserem Supportteam.