Sie arbeiten in einer juristischen oder finanziellen Beratungsagentur? Dann lesen Sie sich den folgenden Artikel am Besten durch falls Sie mehr darüber erfahren wollen, wie Teamleader Focus Ihnen hierbei helfen kann. Dieser Artikel enthält Tipps, Links und einen möglichen Arbeitsablauf. Dies sind aber natürlich lediglich Vorschläge und sollten Sie hier nicht das finden, wonach Sie suchen, dann schauen Sie doch am Besten bei unserem Support Center vorbei oder kontaktieren Sie unser Supportteam.


Dies sind die Module, mit denen wir uns beschäftigen werden:

  • Kontakte und Firmen
  • Lead-Erfassungsbooster
  • Kalender und Zeiterfassung
  • Projekte
  • Rechnungen


Kontakte und Firmen

Auf der Seite eines jeden Kontakts oder einer jeden Firma haben Sie Zugang zu allen Informationen zu Ihrem Kunden:

  • Allgemeine Kontaktinformationen (Name, Adresse, etc.)
  • Zusätzliche Informationen, die Ihre Kollegen möglicherweise eingetragen haben (z.B. benutzerdefinierte Felder bezüglich bestimmter Anfragen, Größe des Kunden etc.)
  • Gespeicherten Aktivitäten
  • Versandte und eingegangene Emails
  • Informationen rund um die Deals


Hinweis: Beziehen Sie Ihre Kollegen mit ein

Wenn Sie einen Kollegen gerne benachrichtigen möchten und eine Frage stellen möchten, dann ist dies möglich indem Sie ein @-Symbol in den Aktivitäten am unteren der Ende der Seite. Sie können dann den Namen eines Nutzers auswählen, der dann eine Benachrichtigung mit Ihrer Nachricht erhält.


Dokumente

Sie können zu allen Kontakt-; Firmen- und Projektseiten Dokumente hochladen (Verträge, juristische Informationen, DPAs, etc.). Hierzu gehen Sie zu dem Knopf "Dokumente" an der unteren rechten Ecke auf der jeweiligen Seite. Synchronisieren Sie diese Dokumente via einem Dropbox Team Account, um diese mit Ihren Kollegen zu teilen.


Lead-Erfassungsbooster

Ein Unternehmen ohne Online-Besprechungen zu führen, ist heutzutage kaum noch vorstellbar. Aus diesem Grund haben wir unseren Lead-Erfassungsbooster in Teamleader Focus. Planen, treffen und interagieren Sie online mit Kunden, zusätzlich zu all den anderen Funktionen, die unser Tool bereits bietet. Lesen Sie alles darüber, was es ist und wie Sie es aktivieren.


Kalender und Zeiterfassungen

Ihr Kalender ermöglicht es Ihnen natürlich, Aufgaben, Anrufe und Besprechungen hinzuzufügen und Sie wissen zu lassen, welche Besprechungen und Aufgaben Sie bereits geplant haben.


Kalenderintegration

Wenn Sie bereits einen bestehenden externen Kalender wie etwa Google Kalender, Outlook oder ICloud verwenden, dann raten wir Ihnen an, diesen mit Ihrem Teamleader Focus-Konto zu verbinden. Eingeplante Einträge in Teamleader Focus werden mit Ihrer externen Agenda synchronisiert und vice versa, so dass Sie sicher kein Meeting mehr verpassen.


Funktionen, die in unserem MOVE-Paket oder höher verfügbar sind:


Zeiterfassungen exportieren

(Funktion nicht verfügbar in unserem alten GO-Paket)


In Teamleader Focus können Sie auch die Zeit erfassen. Nachdem Sie Ihren Zeitplan geplant und einen Punkt abgeschlossen haben, können Sie sich einfach über die Agenda durchklicken und ihn als erledigt markieren.


Bei Bedarf können Sie auch alle nachverfolgten Zeiten über das Zeiterfassungs-Modul exportieren, um einen besseren Überblick darüber zu erhalten, woran Sie oder Ihre Kollegen wann gearbeitet haben. Lesen Sie diesen Artikel, um mehr darüber zu erfahren.


Als nächstes erfahren Sie, wie diese Aufgaben und Besprechungen mit den Projekten in Teamleader Focus zusammenhängen.


Projekte

Strukturplan

Das Projektmodul wird wahrscheinlich das meist genutzte Modul Ihrer Firma werden, da Sie wahrscheinlich einen langfristigen Service anbieten. Ein Projekt können Sie dann erstellen, wenn Sie eine langfristige Partnerschaft mit einem Kunden eingehen, die vielschichtige Aufgaben von Ihnen und Ihren Kollegen beinhaltet. Wenn Sie mit Phasen arbeiten, dann können Sie Ihr Projekt unterteilen. Darunter können Sie dann Aufgaben und Besprechungen hinzufügen, die Sie Ihren Kollegen zuweisen können. Sobald alle Aufgaben und Besprechungen innerhalb einer Phase erledigt sind, dann achten Sie darauf, dass Sie die Phase am Besten direkt abschließen. So ist immer direkt klar, wer momentan woran arbeitet. Wenn dann alle Phasen geschlossen sind, dann wird das gesamte Projekt als erledigt angesehen. 


Hinweis: Vorlagen

Wenn Ihre Projekte eine relativ feste Struktur haben, dann können Sie mit Projektvorlagen arbeiten, um zu verhindern, dass Sie dieselben Phasen und dieselben Aufgaben immer und immer wieder erstellen müssen.


Verbrauchtes Budget

'Verbrauchtes Budget' zeigt das Budget Ihres Kunden und die abrechenbaren Stunden an. Mit der Budgetverwaltung für Projekte können Sie das festgelegte Budget verfolgen, das Sie und Ihr Kunde vereinbart haben. Durch die Zuweisung von Ressourcen und die Schätzung der Zeit für abrechenbare Aufgaben und Besprechungen wissen Sie, ob das Budget überschritten wird. Sie finden diese Funktionalität unter dem 'Projektinfo'-Tab in der Kopfzeile des Projekts.


Gewinn

Behalten Sie Ihre Kosten und potenziellen Einnahmen über die Gewinn-Funktion in jedem Projekt im Auge. Schauen Sie sich die Details an, um zu sehen, woher die meisten Ihrer Kosten stammen, damit Sie wenn nötig Anpassungen machen können. Sie finden diese Funktionalität unter dem 'Projektinfo'-Tab in der Kopfzeile des Projekts.


Projektzeitliste

Über die Projektlistenübersicht können Sie problemlos zur Projektzeitleiste wechseln. Die Projektzeitleiste bietet Ihnen eine visuelle Zeitleistenübersicht aller Ihrer Projekte. Sie können ständig bewerten, wie beschäftigt Ihr Unternehmen ist, und Ihnen zeigen, welche Projekte Ihre Aufmerksamkeit benötigen.


Externer Zugang

Wenn Sie gerne Drittparteien in ein Projekt einbinden möchten, die keine Nutzer in Ihrem Teamleader Focus-Konto sind, dann können Sie denen eine externen Zugang zu Ihrem Projekt geben. Jene erhalten dann einen Link zu Cloudprojekt, wo Sie den Fortschritt des Projekts nachverfolgen können und auch Zugang zu den hochgeladenen Dokumenten erhalten. Sie finden diese Funktionalität unter dem 'Projektinfo'-Tab in der Kopfzeile des Projekts.


Nutzerzugang zu Projekten

Es kann sein, dass nicht alle Nutzer in Ihrem Konto dieselben Zugangsrechte zu Projekten haben sollen. Sie können daher bestimmen, welche Zugangsrechte welcher Nutzer zu Projekten erhält.


Rechnungen

(nicht verfügbar in unserem SMART-Paket)


Im Idealfall kommt nach dem Ende eine Projekts die Rechnung für den Kunden. Hierbei haben Sie zwei Optionen:

  • Stellen Sie das ursprüngliche Budget in Rechnung, das Sie bei der Projekterstellung eingetragen haben.
  • Berechnen Sie dem Kunden die Zeit, die Sie für das Projekt aufgewandt haben (dies ist die Zeit, die Sie beim Erledigen von den Aufgaben und Besprechungen erfasst haben) gemeinsam mit den externen Kosten


Um das ein oder andere auszuwählen, verfolgen Sie diese Schritte:

  1. Gehen Sie zu Ihrem Projekt
  2. Klicken Sie auf den Projektinfo-Tab
  3. Gehen Sie zu 'Rechnungen'
  4. Klicken Sie auf das Pluszeichen.

Hier haben Sie dann beide Optionen und Sie sehen dann auch die jeweilige Summe. Sie haben natürlich noch die Möglichkeit, um diese Summe manuell anzupassen.



Sobald das erledigt ist wird ein Rechnungsentwurf erstellt, so dass Sie noch stets die Details überprüfen können. Anschließend buchen Sie die Rechnung und schicken diese an Ihren Kunden!


Pro-Tipp: Abrechnung pro Tag statt pro Stunde
1. Registrieren Sie Ihre Tagespreise als Produkte.
2. Erstellen Sie einen Arbeitstyp, der '0' als Stundentarif hat.
3. Legen Sie eine Phase mit 'Zeit & Material' als Fakturierungsart an.
4. Fügen Sie Zeiterfassung hinzu und fügen Sie den Artikel für den Tagespreis + Ausgaben als Zusatzkosten hinzu (über den Schieberegler unten bei der Zeiterfassung).
5. Wenn Sie eine Rechnung erstellen, müssen Sie die Arbeitsstunden löschen, aber dann haben Sie den richtigen Tagespreis.
6. Fügen Sie einen Zeiterfassungsbericht als Anhang für Ihre Rechnung hinzu, um dem Kunden einen Überblick darüber zu geben, woran gearbeitet wurde.

Pro-Tipp 2: Die Finanzprognose

Benutzer unseres BOOST- oder FLOW-Pakets können sich auch die Finanzprognose ansehen, um ihre Rechnungen zu verwalten. Anhand der Finanzprognose können Sie für den aktuellen Monat und die kommenden zwei Monate sehen, wie viel Geld eingehen wird. Lesen Sie hier alles darüber.



Haben Sie Tipps zum Gebrauch von Teamleader Focus? Dann kontaktieren Sie doch einfach unser Supportteam!