In der Kreativbranche steht man ständig unter dem Druck, tolle Projekte abzuliefern, um die Kunden zu begeistern. Es ist oft schwierig, einen kühlen Kopf zu bewahren und erfolgreiche Projekte von A bis Z zu liefern, jedes Projekt auf einmal. Aus diesem Grund sollten Sie über einige wichtige Voraussetzungen verfügen, um von der coolen Idee bis zum versandfertigen Projekt ohne größere Probleme voranzukommen.


Dieser Artikel enthält Tipps und nützliche Links für die Arbeit mit Teamleader Focus in einer Kreativagentur. Wir sind davon ausgegangen, dass Projekte das Herzstück Ihrer Organisation sind, und das wird die Grundlage dieses Artikels sein. 


Natürlich funktioniert jedes Unternehmen anders, und dies sind nur Richtlinien, die Ihnen weiterhelfen sollen. Wenn Sie weitere Fragen haben, finden Sie in unserem Support-Center spezifische Informationen zu den Modulen, oder wenden Sie sich an unser Support-Team. 



Die Projektplanung beginnt in der 'Pitching'-Phase

In der Kreativbranche dreht sich alles um 'Pitching'. Es ist ein harter, umkämpfter Markt, in dem man viel Aufwand betreiben muss, um seine kreative Idee einem potenziellen Kunden zu präsentieren und sie zu verkaufen. Um sicherzugehen, dass Sie genügend Projekte in der Tasche haben, müssen Sie die Konkurrenz mit der besten Idee der Stadt ausstechen. Im Gegensatz zu anderen Branchen beginnt die Projektplanung bereits in der 'Pitching'-Phase. Jede Idee, die Sie mit Kunden besprochen haben, wie z. B. eine Marketingkampagne, lässt sich leicht in ein Angebot umwandeln, das Sie Ihrem Kunden zur Unterschrift vorlegen können. Anschließend setzen Sie dieses Angebot in wenigen Schritten in ein Projekt um, und schon kann es losgehen! 


In unserem Beispiel handelt es sich bei dem Projekt um eine Marketingkampagne für ein Rebranding:


Behalten Sie immer die 'Vogelperspektive'

Wenn man in einer Kreativagentur arbeitet, muss man einen sehr guten Überblick über das haben, was passieren soll. Das mag logisch klingen, ist aber ein oft unterschätzter Faktor: Je besser Sie planen können, desto erfolgreicher wird Ihr Projekt. Bei einer guten Planung geht es nicht darum, alle Aufgaben in einen narrensicheren Zeitplan zu pressen, sondern Raum für Verzögerungen, Fehler und Luft zum Atmen zu lassen.


Projekt-Kopfzeile

Füllen Sie die Felder aus, damit Sie einen klaren Überblick über die wichtigsten Informationen zum Projekt erhalten. Sie können der Kopfzeile weitere Felder hinzufügen, indem Sie auf die drei Punkte in der oberen rechten Ecke klicken > Kopfzeile anpassen.

Unter Präferenzen verwalten können Sie die Zugriffs- und Bearbeitungsrechte für ein Projekt festlegen. Mehr über diese Funktion erfahren Sie hier.


Projektstrukturplan

Kreativagenturen haben oft einen klaren Prozess im Kopf, wenn sie ein neues Projekt mit einem Kunden beginnen. In Teamleader Focus können Sie Ihr Projekt gliedern, indem Sie Gruppen hinzufügen und diesen Gruppen Aufgaben und Materialien zuweisen. 


Unterhalb der Kopfzeile finden Sie den Tab Projektstrukturplan. Hier werden Sie Ihr Projekt strukturieren. Da wir unser Angebot in ein Projekt umgesetzt haben, verfügen wir bereits über Gruppen und Aufgaben in unserem Projekt:


Sie können natürlich weiterhin Gruppen, Aufgaben und Materialien zu Ihrem Projekt hinzufügen oder diejenigen löschen, die nicht relevant sind. 

  • Fügen Sie eine Gruppe hinzu, indem Sie auf Gruppe hinzufügen klicken. 
  • Fügen Sie eine Aufgabe hinzu, indem Sie auf Aufgabe hinzufügen oder +Zeile hinzufügen klicken.
    Sie können auch einen oder mehrere Teilnehmer zu der Aufgabe hinzufügen.

    Alle Teilnehmer, die einer Aufgabe im Projekt hinzugefügt wurden, erscheinen automatisch im Feld "Teilnehmer" in der Kopfzeile.

    Geben Sie das Start- und Enddatum ein. Es sind mehrere Sicherheitsmechanismen eingebaut, um sicherzustellen, dass Sie Ihr Projekt pünktlich und innerhalb des Budgets abliefern können. Wenn Sie das Enddatum einer Aufgabe, eines Materials oder einer Gruppe überschreiten, erhalten Sie eine entsprechende Benachrichtigung. Dasselbe geschieht, wenn Sie das Preis- oder Kostenbudget festlegen. Wenn Ihr Preis oder Ihre Kosten dieses Budget überschreiten, erhalten Sie ebenfalls eine Benachrichtigung.

  • Fügen Sie ein Material hinzu, indem Sie auf den Pfeil neben Aufgabe hinzufügen > Material hinzufügen oder +Zeile hinzufügen klicken.



Um die Flexibilität des Projektmoduls zu erhöhen, können Sie Gruppen, Aufgaben und Materialien per Drag & Drop verschieben, um die Reihenfolge zu ändern oder etwas in eine andere Gruppe zu verschieben.



Je nach Stand der Dinge können Sie den Status der Aufgaben und Materialien ändern in: To-do, In Bearbeitung, Aufgeschoben und Fertig. Beachten Sie, dass die Status auch farblich kodiert sind.


Sie können der Projektstrukturübersicht Spalten hinzufügen oder sie löschen. Klicken Sie dazu auf das Zahnrad und fügen Sie alle gewünschten Spalten hinzu.


Beachten Sie auch, dass Sie Aufgaben, Materialien und Gruppen immer einzeln oder alle auf einmal duplizieren können. Und schließlich können Sie Gruppen zusammenführen, indem Sie eine Gruppe in eine andere ziehen und dort ablegen.


Versuchen Sie nicht, Kreativität zu erzwingen

In der nächsten Phase wollen Sie kosteneffizient arbeiten, aber es ist nicht immer einfach, sich an einen Festpreis zu halten. 


In Gesprächen mit verschiedenen Agenturen haben wir Folgendes herausgefunden. Eine kreative Kampagne besteht aus vielen verschiedenen Leistungen: Grafikdesign, Webentwicklung, Fotografie und so weiter. Für einige dieser Leistungen kann man einen festen Preis festlegen (z. B. wie viel Zeit in die Entwicklung des Rahmens einer Website fließt), aber bestimmte Leistungen lassen sich nur schwer mit einem Preisschild versehen.


Wir haben verschiedene Abrechnungsmethoden entwickelt, mit denen Sie Ihr Projekt auf flexiblere und kreativere Weise verfolgen können. Lange Rede, kurzer Sinn: Sie haben die Wahl. Sie können eine Abrechnungsmethode für das gesamte Projekt, für die Gruppe oder für einen bestimmten Posten (Aufgabe oder Material) wählen. Lesen Sie hier alles über Abrechnungsmethoden.


Für das gesamte Projekt können Sie die folgenden Abrechnungsmethoden wählen:

  • Aufwand und Material: Die Standard-Abrechnungsmethode für ein Projekt, die auf allen Aufwand und Materialien in einem Projekt basiert. Beachten Sie, dass Sie auch benutzerdefinierte Sätze pro Projekt festlegen können, über die Sie hier mehr erfahren.
  • Festpreis: Es wird ein Festpreis für das gesamte Projekt festgelegt. Für die zugrundeliegende Arbeit wird kein individueller Preis angegeben, sondern das "ausgegebene Budget", das einen Hinweis darauf gibt, wie gut der Festpreis funktioniert.
  • Nicht abrechenbar: Das gesamte Projekt ist nicht abrechenbar. Es gibt keine Preise oder Rechnungsoptionen.


Wie oben erwähnt, können Sie kreativ sein und von dieser Standardabrechnungsmethode abweichen, z. B. für Aufgaben. Für Aufgaben haben wir weitere Abrechnungsmethoden hinzugefügt, da bestimmte Dienstleistungen eine andere Abrechnungsmethode erfordern. Dies sind die Optionen:


Nachdem Sie Ihre verschiedenen Abrechnungsmethoden festgelegt haben, ist es an der Zeit, Ihre tatsächliche Arbeit zu verfolgen und zu registrieren. Wenn Sie in einer Kreativagentur arbeiten, müssen Sie Ihre Zeit genau im Auge behalten, damit Sie sie nicht zu viel ausgeben. Die Zeiterfassung ist hier der Schlüssel.


Fügen Sie die Zeiterfassung für eine Aufgabe hinzu, indem Sie auf +Zeiterfassung hinzufügen klicken. Hier können Sie entscheiden, ob die Zeiterfassung abrechenbar sein soll oder nicht; so können Sie zum Beispiel abrechenbaren Aufgaben eine nicht abrechenbare Zeiterfassung hinzufügen. Möchten Sie mehrere Zeiterfassungen gleichzeitig hinzufügen, z. B. am Ende der Woche? Dann können Sie unsere wöchentliche Zeiterfassungsfunktion nutzen!


Wenn wir noch einmal auf die Vogelperspektive zurückkommen und darauf, wie wichtig es ist, jederzeit den Überblick zu behalten, dann könnte es für Sie interessant sein, auch einen Bericht über Ihre Zeiterfassung pro Projekt zu exportieren. Gehen Sie in die Kopfzeile und klicken Sie auf die drei Punkte in der oberen rechten Ecke > Zeiterfassung exportieren.

Senden Sie Ihren Kunden ein Update über die Zeiterfassung eines Projekts, ohne vorher eine Rechnung zu erstellen, oder wählen Sie diese Option, um einen internen Überblick über die bereits aufgewendete Zeit zu erhalten.

  • Diese Option ist nur für Administratoren oder Projektverantwortliche zugänglich.
  • Sie können einen Bericht sowohl in PDF als auch in Excel exportieren
  • Wählen Sie eine Sprache, die der Sprache Ihres Kunden entspricht


Stellen Sie Ihr Projekt auf flexible Weise in Rechnung

Für Kreativagenturen ist es wichtig, einen Überblick darüber zu behalten, wer woran arbeitet, und diese Zeit dann dem Kunden in Rechnung zu stellen. Sie können Ihr Projekt ganz einfach in eine Rechnung umsetzen.


Dabei ist es wichtig zu entscheiden, ob Sie alles auf einmal in Rechnung stellen möchten, basierend auf Aufwand und Material, oder basierend auf einer bestimmten Zeitspanne Ihrer Zeiterfassung. Es ist auch möglich, nur leere Rechnungen zu erstellen, die dann mit dem Projekt verknüpft werden. Das alles hängt von Ihrer Arbeitsweise ab und kann sogar von Projekt zu Projekt unterschiedlich sein.


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