Unterhalb vom Projekstrukturplan zeigt jedes Projekt Ihnen im Handumdrehen drei verschiedene Widgets, die in einer übersichtlichen Darstellung sichtbar sind: ausgegebenes Budget, Gewinn und Erfasste Zeit. In diesem Artikel wird das ausgegebene Budget ausführlich erläutert:


  • Was ist 'ausgegebenes Budget' für Projekte?
  • Wie wird das ausgegebene Budget berechnet?
    • Prognose
    • Spalten in der Projektübersicht
    • Projektbericht
  • Hauptunterschied zwischen „ausgegebenem Budget“ und „Gewinn“
  • Wer hat Zugriff auf das ausgegebene Budget? 


Wenn Sie weitere Informationen zum Projektgewinn wünschen, lesen Sie bitte diesen Artikel.

Interessiert an einigen Anwendungsfällen, die zeigen, wie die Budgetverwaltung genau funktioniert? Lesen Sie diesen Artikel.


Was ist 'ausgegebenes Budget' für Projekte?

Hinweis: Um die besten Ergebnisse zu erzielen, empfehlen wir Ihnen, einen externen Preis pro Benutzer oder einen Preis pro Arbeitstyp festzulegen. Um auch den erzielten Gewinn anzuzeigen, müssen Sie die internen Kosten pro Benutzer festlegen.


Mit der Budgetverwaltung für Projekte können Sie das festgelegte Budget verfolgen, das Sie und Ihr Kunde vereinbart haben. Durch Zuweisen von Ressourcen und Schätzen der Zeit für Aufgaben und Besprechungen wissen Sie, ob das Budget überschritten wird. Auf diese Weise können Sie transparent mit Ihrem Kunden kommunizieren, sodass beide Parteien zufrieden sind.


Zusammenfassend zeigt "ausgegebenes Budget" das Budget Ihres Kunden und wie viel abrechnungsfähige Stunden (Zeit) und Materialien ausgegeben wurden. Beachten Sie, dass zur Berechnung der abrechenbaren Stunden der externe Preis eines Benutzers (den Sie unter Einstellungen> Personal einstellen) oder der Preis pro Arbeitstyp herangezogen wird.



Wie wird das 'ausgegebene Budget' berechnet?


Beim Erstellen eines Projekts können Sie ein Budget hinzufügen. Der oben angegebene Prozentsatz gibt an, wie viel des Kundenbudgets bereits ausgegeben wurde. Wenn jemand abrechenbare Stunden nachverfolgt, wird dies mit dem externen Stundensatz dieses Mitarbeiters / der Arbeitstyp vom Budget abgezogen. Dasselbe gilt für Materialien: Alles, was Sie verwenden und Ihrem Kunden in Rechnung stellen, wird mit dem Preis multipliziert, für den Sie es verkaufen.

Zusammenfassend: Ausgegebenes Budget = (abrechenbare Stunden + Material) * Verkaufspreis.


Wenn Sie auf Budgets der Phasen klicken, können Sie das Budget pro Phase detailliert anzeigen. Auf diese Weise können Sie sehen, für welchen Teil des Projekts Sie die meiste Zeit und das meiste Material aufwenden.


Auf einen Blick sehen Sie:

  • Die Abrechnungsmethode Ihrer Phasen
  • Das bereits ausgegebene Budget
  • Das Budget pro Phase.
  • Der Prognoseindikator


Hinweis zum ausgegebenen Budget: Möchten Sie auch Ihre nicht abrechnungsfähige Zeit in Ihr ausgegebenes Budget aufnehmen? In den Einstellungen Ihres Projekts (klicken Sie auf den Stift neben Ihrer Projektnummer, um das Projekt zu bearbeiten) finden Sie den Schieberegler, der auch diese Zeit enthält:



Prognose:

Aufgaben: Wenn Sie eine mit dem Projekt verknüpfte Aufgabe planen, können Sie eine Dauer hinzufügen. Basierend auf dieser zugewiesenen Zeit geben wir Ihnen einen Hinweis darauf, wo Ihr Budget voraussichtlich enden wird: Im Hintergrund wird der externe Stundensatz pro Benutzer / Arbeitstyp mit der Dauer der Aufgaben multipliziert.
Hinweis: Wenn die Aufgabe einem Team zugewiesen ist, verwenden wir den höchsten externen Preis einer Person in diesem Team. In diesem Fall wird das „Worst-Case-Szenario“ behandelt.

Besprechungen: Wenn Sie eine mit dem Projekt verknüpfte Besprechung planen, können Sie eine Dauer hinzufügen. Basierend auf dieser zugewiesenen Zeit geben wir Ihnen einen Hinweis darauf, wo Ihr Budget voraussichtlich enden wird: Im Hintergrund wird die Anzahl der an der Besprechung teilnehmenden Kollegen mit der Dauer der Besprechung multipliziert.
Beispiel: Wenn Ihre Besprechung eine Dauer von 2 Stunden hat und 3 Kollegen zur Besprechung hinzugefügt werden, werden Ihrer Prognose 6 Stunden (und die Kosten dieser Stunden) hinzugefügt.

Der Text und das Symbol in der Prognoseanzeige zeigen unterschiedliche Farben an, je nachdem, ob Sie mit Ihrem Budget auf dem richtigen Weg sind oder nicht:



Der Indikator hat drei verschiedene Farben, die den drei verschiedenen Status des Budgets darstellen:

  • Grün = Die Phase bleibt im Budget
  • Gelb = Ihre Phase befindet sich derzeit im Budget, wird aber laut Prognose das Budget überschreiten. Im obigen Beispiel für die Phase "Idee" beträgt das bereitgestellte Budget 1 500 €. Wir erwarten jedoch, dass Sie 1 400 € für Ihre geplanten Aufgaben und Besprechungen ausgeben.
  • Rot = Die Phase liegt derzeit bereits über dem Budget (das ausgegebene Budget ist höher als das bereitgestellte Budget). Der rote Balken neben "Budgets der Phasen" macht Sie auch sofort darauf aufmerksam, wenn Ihre Phasen für den Festpreis das Budget überschreiten. Sie können sich von Teamleader auch per E-Mail benachrichtigen lassen, wenn Ihr Budget überschritten wird, indem Sie den Schieberegler unter "Einstellungen"> "Projekte"> "Warnungen"> "Senden Sie eine Email, wenn meine Phasen das Budget überschreitet " aktivieren.


Spalten in der Projektübersicht

In der Gesamtübersicht Ihrer Projekte finden Sie einige Spalten zum Projektbudget. Es wird empfohlen, diese zu Ihrer Projektübersicht hinzuzufügen. Auf diese Weise können Sie auf einen Blick überprüfen, was mit Ihren Budgets passiert:



  • Budgetstatus:
    • Rotes Ausrufezeichen = Budget überschritten
    • Gelbes Ausrufezeichen = Es besteht die Gefahr, dass das Budget überschritten wird
    • Grünes Häkchen = auf Kurs
  • Bereitgestelltes Budget (Budget auf Projektebene ausgefüllt)
  • Prognostiziertes Budget (ausgegebenes Budget + offene Aufgaben und Besprechungen)
  • Ausgegebenes Budget (Budget für Zeit und Material)
  • Restbudget (bereitgestelltes Budget - ausgegebenes Budget)


Projektbericht

Klicken Sie auf den Stift neben der Nummer Ihres Projekts. Wählen Sie Bericht herunterladen. Mit dem Schieberegler "Budgetieren" können Sie auch Budgetinformationen in Ihren Projektbericht aufnehmen. Der Bericht zeigt Ihnen dann Ihr bereitgestelltes, ausgegebenes und prognostiziertes Budget pro Phase.


Hauptunterschied zwischen „ausgegebenem Budget“ und „Gewinn“

Der Hauptunterschied zwischen "ausgegebenem Budget" und "Gewinn" besteht darin, dass der Gewinn auch Ihre internen Kosten berücksichtigt, um Ihren Gewinn zu berechnen, wohingegen "ausgegebenes Budget" diese internen Kosten nicht berücksichtigt.

Der Gewinn eines Projekts ist die Differenz zwischen Ihrem abrechnungsbaren Betrag und all Ihren Kosten. Diese Kosten setzen sich aus allen abrechenbaren und nicht abrechenbaren Stunden zum internen Stundensatz zuzüglich aller verwendeten Materialien zum Einkaufspreis zusammen. Die Höhe der Fixpreisphasen wird ebenfalls sofort zum Gewinn addiert.


Wer hat Zugriff auf das ausgegebene Budget?

Welcher Benutzer auf das für ein Projekt ausgegebene Budget zugreifen kann, hängt vom Schieberegler unter "Einstellungen"> "Projekte"> "Präferenzen"> "Schränken Sie den Zugriff auf finanzielle Informationen in Projekten ein " ab.


Wenn dieser Schieberegler deaktiviert ist, können die folgenden Benutzer das Budget anzeigen:

  • Admin-Benutzer
  • Benutzer mit Administrator-Zugang für alle Projekte
  • Entscheidungsträger
  • Teilnehmer an einem Projekt


Wenn dieser Schieberegler aktiviert ist, können die folgenden Benutzer das Budget anzeigen:

  • Admin-Benutzer
  • Benutzer mit Administratorzugang für alle Projekte
  • Entscheidungsträger
  • Teilnehmer an einem Projekt mit Zugang zum Rechnungsmodul


In diesem Artikel erfahren Sie mehr über die verschiedenen Rechte in einem Projekt.


Interessiert an einigen Anwendungsfällen, die zeigen, wie das Budgetmanagement genau funktioniert? Dann lies diesen Artikel.